Treuhänder für Einzelfirmen und Freelancer

Buchführung, Handelsregister, MWST und AHV für Einzelfirmen: die Besonderheiten

Buchführung und Handelsregister: die Grenzen bei CHF 500’000 und CHF 100’000

Einzelunternehmen mit weniger als CHF 500’000 Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr müssen nur über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage Buch führen; ab dieser Grenze gilt die volle Buchführungs- und Rechnungslegungspflicht (Art. 957 Abs. 1 und 2 OR). Auch für die vereinfachte Buchführung gelten die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung sinngemäss, inklusive Belegnachweis (Art. 957a OR). Der Steuererklärung legen Sie dann Aufstellungen über Einnahmen, Ausgaben, Vermögenslage sowie Privatentnahmen und -einlagen bei (Art. 125 Abs. 2 DBG). Ins Handelsregister eintragen muss sich, wer mit seinem Gewerbe im letzten Geschäftsjahr mindestens CHF 100’000 Umsatzerlös erzielt hat; Angehörige der freien Berufe sind ausgenommen, sofern sie kein nach kaufmännischer Art geführtes Gewerbe betreiben (Art. 931 OR). Art. 36 HRegV ist seit 2021 aufgehoben, die Pflicht folgt direkt aus dem OR. Rechtsstand 2026.

MWST: Steuerpflicht, Saldosteuersatz und Eigenverbrauch

Von der Steuerpflicht befreit ist, wer im In- und Ausland weniger als CHF 100’000 Umsatz aus steuerbaren Leistungen erzielt (Art. 10 Abs. 2 Bst. a MWSTG). Die Befreiung endet, sobald die Grenze im letzten Geschäftsjahr erreicht wurde oder absehbar innert zwölf Monaten überschritten wird (Art. 14 Abs. 3 MWSTG). Der Normalsatz beträgt seit 2024 8,1 %. Bis CHF 5’024’000 Umsatz und CHF 108’000 Steuer pro Jahr ist die Saldosteuersatzmethode möglich (Art. 37 MWSTG), abgerechnet wird dann halbjährlich. Neu Eingetragene melden sie innert 60 Tagen nach Zustellung der MWST-Nummer (Art. 78 MWSTV). Für Unternehmensberatung, Informatikdienstleistungen und Grafikateliers beträgt der Satz 6,2 % (Saldosteuersätze-Verordnung der ESTV). Bei effektiver Abrechnung ist die Vorsteuer auf privat genutzten Gegenständen als Eigenverbrauch zu korrigieren (Art. 31 MWSTG).

AHV, Privatanteile und Geschäftsfahrzeug

Auf dem Einkommen aus selbständiger Erwerbstätigkeit erhebt die AHV 8,1 % (Art. 8 AHVG); mit IV und EO sind es 10,0 %. Unter CHF 60’500 Jahreseinkommen gilt eine sinkende Skala, unter CHF 10’100 der Mindestbeitrag von CHF 530 (Merkblatt 2.02, Stand 1.1.2026). Ob Sie selbständig sind, beurteilt die Ausgleichskasse nach den wirtschaftlichen Verhältnissen. Im laufenden Jahr zahlen Sie Akontobeiträge auf dem voraussichtlichen Einkommen (Art. 24 AHVV); liegen sie mindestens 25 % unter den geschuldeten Beiträgen, fällt Verzugszins an (Art. 41bis AHVV). Für ein teilweise privat genutztes Geschäftsfahrzeug ohne Bordbuch sind pro Monat 0,9 % des Kaufpreises exklusive MWST als Privatanteil zu deklarieren, mindestens 150 Franken (ESTV, Merkblatt N 1/2007).