Buchhaltung auslagern: zum Festpreis und mit Live-Zahlen

Buchhaltung auslagern: was das Gesetz verlangt

Was Sie auslagern können und was bei Ihnen bleibt

Zur vollen Buchführung verpflichtet sind alle juristischen Personen sowie Einzelunternehmen und Personengesellschaften ab CHF 500’000 Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr; kleinere führen Buch über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage (Art. 957 OR). Die Buchführung muss vollständig, wahrheitsgetreu und systematisch sein, jede Buchung braucht einen Beleg (Art. 957a OR). Diese Arbeit übernimmt der Treuhänder, die Verantwortung bleibt beim Unternehmen: Die Ausgestaltung des Rechnungswesens und der Finanzkontrolle ist eine unübertragbare Aufgabe des Verwaltungsrats (Art. 716a OR) beziehungsweise der Geschäftsführer einer GmbH (Art. 810 OR). Die MWST wird in der Regel vierteljährlich abgerechnet (Art. 35 MWSTG), innert 60 Tagen nach Ende der Periode (Art. 71 MWSTG) und seit 2025 elektronisch über das Portal der ESTV (Art. 123 MWSTV). Beim Wechsel muss der bisherige Treuhänder als Beauftragter Rechenschaft ablegen und herausgeben, was er für Sie erhalten hat (Art. 400 OR). Rechtsstand 2026.

Aufbewahrung: zehn Jahre, auch digital

Geschäftsbücher, Buchungsbelege sowie Geschäfts- und Revisionsbericht sind zehn Jahre aufzubewahren, gerechnet ab Ende des Geschäftsjahres (Art. 958f Abs. 1 OR). Bücher und Belege dürfen elektronisch aufbewahrt werden, wenn sie mit den Geschäftsvorfällen übereinstimmen und jederzeit wieder lesbar gemacht werden können; Geschäfts- und Revisionsbericht dagegen schriftlich und unterzeichnet (Abs. 2 und 3). Veränderbare Datenträger sind unter anderem dann zulässig, wenn technische Verfahren die Integrität sichern und der Zeitpunkt der Speicherung nachweisbar ist (Art. 9 GeBüV). Auch die Lohnbuchhaltung gehört als Hilfsbuch dazu (Art. 1 Abs. 3 GeBüV). Für papierlose MWST-Belege gelten dieselben Regeln (Art. 122 MWSTV), Unterlagen zur Einlageentsteuerung und zum Eigenverbrauch bei Immobilien sind 20 Jahre aufzubewahren (Art. 70 Abs. 3 MWSTG). Die Pflicht bleibt bei Ihrem Unternehmen, auch wenn der Treuhänder bucht.

Datenschutz: der Treuhänder als Auftragsbearbeiter

In der Buchhaltung stecken Personendaten von Kunden, Lieferanten und Mitarbeitenden. Wer sie einem Treuhänder übergibt, bleibt Verantwortlicher. Die Übertragung ist per Vertrag zulässig, wenn der Auftragsbearbeiter die Daten nur so bearbeitet, wie Sie es selbst dürften, und keine Geheimhaltungspflicht entgegensteht; Sie müssen sich vergewissern, dass er die Datensicherheit gewährleistet (Art. 9 DSG). Dritte darf er nur mit Ihrer vorgängigen Genehmigung beiziehen (Abs. 3). ALPINUM regelt das in der Auftragsbearbeitungsvereinbarung: technische und organisatorische Massnahmen nach Art. 8 DSG, eine Liste der Sub-Auftragsbearbeiter und Vorabinformation über Änderungen mit Widerspruchsrecht. Bearbeitet wird primär in der Schweiz; eine Bekanntgabe ins Ausland stützt sich auf einen Angemessenheitsbeschluss, genehmigte Standardklauseln oder verbindliche interne Datenschutzvorschriften (Art. 16 DSG).