Datenschutzerklärung

Datenschutzinformationen

Die Alpinum Accounting arbeitet auf vielfältige Weise mit Menschen zusammen. Dabei werden zwangsläufig auch Daten verarbeitet. Dabei achten wir auf den Schutz Ihrer Persönlichkeitsrechte und berücksichtigen die gesetzlichen Vorgaben für den Datenschutz vollumfänglich. Über die Art und Weise wie in diesem Zusammenhang Daten verarbeitet werden, informieren wir Sie daher auf dieser Seite detailliert. Wir möchten Sie im folgenden entsprechend Datenschutz-Grundverordnung (im Folgenden „DSGVO“) darüber informieren, welche personenbezogenen Daten wir über Sie erheben, wie und weshalb wir diese verarbeiten und welche Rechte Ihnen nach der DSGVO zustehen. Die Datenschutzinformationen gelten sowohl für aktive als auch ausgeschiedene Beschäftigte, für Kunden und Kandidaten, für Bewerber und Webseitenbesucher.

1. Alpinum Accounting

Wir können Ihre personenbezogenen Daten an die mit uns verbundene Unternehmen übermitteln, soweit dies im Rahmen der unter Ziffer 6 dieser Datenschutzinformation dargelegten Zwecke zulässig ist bzw. Sie uns Ihre Einwilligung zur Weitergabe erteilt haben.

2. Verantwortliche Stelle

Alpinum Accounting AG Yves Maurer Klausstrasse 48 8008 Zürich Telefon: +41 58 502 75 70 E-Mail: kontakt@alpinum-accounting.ch Internet: https://alpinum-accounting.ch UID: CHE-477.707.208 (Handelsregistereintrag) (im Folgenden: „Wir“)

3. Kategorien personenbezogener Daten

Wir verarbeiten bei uns folgende Ihrer personenbezogene Daten, abhängig davon in welchem Zusammenhang Sie mit uns in Kontakt stehen:

• Allgemeine Daten
• Personen-Stammdaten (Vorname, Nachname, Akad. Titel)
• Kontaktdaten (Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse)
• Unternehmensinterne Zuordnungsdaten (Unternehmensstellung, Firma, Personalnummer, Vorgesetzter, Gebäude- und Zimmernummer)
• Allgemeine Identifikationsdaten (Geburtsdatum, Geschlecht, Familienstand, Staatsangehörigkeit, Geburtsort Lichtbild/Foto)
• Einwilligungen

Weitere Daten bei oder im Zusammenhang mit der Durchführung des Arbeitsverhältnisses:

• Daten zum Arbeitsverhältnis (Arbeitsvertrag, arbeitsplatzbezogene Qualifikationen, Stellvertreter, Projektdaten, Austrittsgrund, Abmahnungen/Ermahnungen (mit Gründen))
• Daten zur Qualifikation (Lebenslauf, Zertifikate, Daten zur Teilnahme an Seminaren (Seminarbezeichnung und Reisedaten), Bewertungen, Zeugnisse (inkl. Arbeitszeugnis))
• Daten zur Nutzung der IT (Anmeldedaten, IT-Konfiguration (z.B. Softwarestände / Richtlinien / Container)), Rechte- und Benutzerverwaltung
• Inhaltsdaten der geschäftlichen Nutzung von mobilen Endgeräten
• Nutzungs- und Verkehrsdaten des E-Mail-Accounts
• Lohndaten (Bankverbindung, Entgeltgruppe, Gehalt, Zulagen)
• Steuerdaten (Steuerklasse und Steuer-ID, Konfession, SV-Nummer)
• Reisekosten(Abrechnungen) (Übernachtungen, Verkehrsmittel, Verpflegungsaufwände usw.)
• Dienstfahrten
• Termindaten
• Beschäftigungszeiten (Arbeitszeiten, Bereitschaftszeiten, Rufbereitschaftszeiten, An- und Abwesenheitszeiten, Arbeitszeitanteil, restliche Gleitzeit), Anmeldedaten für Zeiterfassungstool
• Veranstaltungs- und Eventteilnahme
• Protokollierung der Jahresgespräche
• Dauer der Beschäftigung (Eintrittsdatum, Austrittsdatum)
• Urlaubszeiten
• Gesundheitsdaten (z.B. Krankmeldungen, Wiedereingliederung, Behinderungsgrad)
• Informationen von Behörden (z.B. Bestätigungen / Führungszeugnis)
• Renten-/Sozialversicherungsdaten
• Sonstige Daten zur Altersvorsorge
• Gesundheitliche Eignung für bestimmte Arbeitstätigkeiten
• Versicherungsdaten (Direktversicherung)
• Daten zu Gerichtsverfahren
• Termine
• Bankdaten (insb. Kontodaten)
• Rechnungsanschrift
• Vorgangsinformationen (z.B. Support-Anfragen)

Wenn Sie unsere Webseite besuchen:

Die Nutzung unserer Webseite ist grundsätzlich ohne die Angabe personenbezogener Daten möglich.

Wir weisen jedoch darauf hin, dass auch in diesem Fall Zugriffsdaten erhoben und in den Server-Log-Files gespeichert werden. Hierbei handelt es sich insbesondere um folgende Daten:

• Ihre IP-Adresse (anonymisiert).

Diese Informationen werten wir grundsätzlich in anonymisierter Form zur Abwehr von Angriffen und zur Verbesserung unseres Angebots aus (Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen einer Interessenabwägung gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO / Art. 4 DSG) und löschen diese anschliessend. Die Daten sind regelmässig von uns nicht auf Ihre Person rückführbar und werden auch nicht mit anderen Daten zusammengeführt.

Bei konkreten Anhaltspunkten für eine rechtswidrige Nutzung behalten wir uns jedoch vor, die Daten nachträglich auszuwerten. Wenn Sie unsere mobile App «ALPINUM» nutzen:

• Kontoangaben (Vorname, Name, E-Mail-Adresse, Passwort, Unternehmenszuordnung)
• Beleg- und Spesendaten (Belegbilder, Händler, Betrag, Währung, Belegdatum, Kategorie und Zweck der Ausgabe; bei Fahrtspesen Start- und Zieladresse sowie gefahrene Kilometer)
• Technische Nutzungsdaten (IP-Adresse, Zugriffszeitpunkt, Geräte- und Betriebssystemangaben, App-Version, Protokolldaten)
• Einzelheiten finden Sie in Ziffer 5 dieser Datenschutzinformation.

4. Besondere Hinweise bezüglich der Datenverarbeitung auf unserer Webseite

Grundsätzlich verarbeiten wir die personenbezogenen Daten, die im Zusammenhang mit der Benutzung unserer Webseite durch Sie übermittelt werden oder welche Sie uns im Rahmen einer Anfrage, eines vorvertraglichen Rechtsverhältnisses oder einer Vertragsbeziehung mitteilen. Im Einzelfall und soweit dies im Rahmen der Vertragserfüllung erforderlich ist, verarbeiten wir zudem personenbezogene Daten, die aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. Handelsregister, Schuldnerverzeichnisse, Internet) in zulässiger Weise entnommen oder uns zulässigerweise von Dritten (z. B. Auskunfteien) übermittelt wurden.

Hierbei kann es sich um technische Sie betreffende Daten (IP-Adresse, Browsertyp), persönliche Daten (Name, Geburtstag, gesetzlich Vertretungsberechtigte), Adressdaten (Adresse, E-Mail-Adresse, Ansprechpartner), Finanzdaten (Name des Kontoinhabers, IBAN, BIC), Vertragsdaten (Vertragslaufzeit, erworbene Leistungen, Stornierungen), Kommunikationsdaten (Schriftwechsel, E-Mail-Verkehr), Werbedaten (Werbeanschreiben) sowie weitere, vergleichbare Kategorien personenbezogener Daten handeln.

Wir holen von Ihnen im Einzelfall Einwilligungen für bestimmte, im Zusammenhang mit der Datenerhebung ausdrücklich bezeichnete Zwecke ein.

Eine Datenverarbeitung erfolgt in diesen Fällen ausschliesslich auf Grundlage Ihrer Einwilligung. Es kann sein, dass die Bearbeitung Ihres Anliegens ohne Ihre Einwilligung nicht möglich ist und somit von dieser abhängig gemacht werden muss. Die Verarbeitung der Daten erfolgt ausschliesslich für den bzw. die ausdrücklich genannten Zwecke.

Sie können Ihre erteilten Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Der Widerruf hat auf die Rechtmässigkeit der Verarbeitungen bis zum Zeitpunkt des Widerrufs keinen Einfluss.

Soweit eine Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland erfolgt, halten wir die datenschutzrechtlichen Vorgaben hierfür dadurch ein, dass der Datenweitergabe Standardvertragsklauseln zugrunde liegen oder wir Ihre Einwilligung zu dieser nach Art. 49 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO / Art. 6 Abs. 2 lit. b DSG einholen.

Eine Datenübermittlung erfolgt z.B. insbesondere im Zusammenhang mit der Verwendung von Google-Diensten. Aufgrund der Verwendung dieser Dienste werden Daten in die Vereinigten Staaten von Amerika übermittelt.

Die Datenübermittlung erfolgt nur, sofern Sie uns Ihre Einwilligung erteilen.

Die konkrete Angabe des Empfängers, der übermittelten personenbezogenen Daten sowie des Zwecks der Datenweitergabe können Sie aus den Hinweisen zu der jeweiligen Verarbeitung weiter unten entnehmen.

Aufgrund der Datenweitergabe besteht für Ihre personenbezogenen Daten ein Risiko. In den Vereinigten Staaten von Amerika besteht kein dem EU-Recht (DSGVO) und / oder nationalen Vorschriften (z.B. BDSG) vergleichbares Datenschutzniveau bzw. hinreichende Garantien, die die Wahrung eines adäquaten Datenschutzniveaus gewährleisten. Etwaige Defizite können im Übrigen aufgrund der amerikanischen Rechtslage nicht durch andere spezifische Garantien ausgeglichen werden. Nichtsdestotrotz werden, je nach Dienst, zum Teil Standardvertragsklauseln eingesetzt, um einen grösstmöglichen Schutz für Ihre Daten zu erreichen. Ob Standardvertragsklauseln eingesetzt werden, können Sie den Ausführungen zu den jeweiligen Diensten entnehmen.

Wenn Sie mit uns per E-Mail oder Telefon Kontakt aufnehmen, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten personenbezogenen Daten zur Beantwortung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage hierfür ist grundsätzlich Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO / Art. 4 DSG, ausnahmsweise jedoch, soweit kein Vertragsbezug besteht, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO / Art. 4 DSG, wobei das berechtigte Interesse in der ordnungsgemässen Beantwortung Ihrer Anfrage liegt. Wir löschen die Daten nach der abschliessenden Bearbeitung Ihrer Anfrage, sofern sich keine vertragliche oder gesetzliche Aufbewahrungspflicht ergibt.

Sofern Sie uns eine Anfrage über unser Kontaktformular senden, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten aufgrund Ihrer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO / Art. 4 Abs. 5 DSG, um Ihre Anfrage zu bearbeiten. Grundsätzlich werden Ihre Daten nach Bearbeitung der Anfrage gelöscht, sofern sich keine vertragliche oder gesetzliche Aufbewahrungspflicht ergibt. Sofern Sie uns vertraglich relevante Informationen mitteilen, übertragen wir diese in unser Bestandssystem.

Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über alle angegebenen Kontaktdaten widerrufen.

Unsere Webseite wird von Vercel Inc., 340 S Lemon Ave #4133, Walnut, CA 91789, USA, betrieben und über dessen weltweites Netzwerk ausgeliefert. Beim Aufruf einer Seite verarbeitet Vercel technisch notwendige Verbindungsdaten (IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, Browser und Betriebssystem, verweisende Seite). Diese Daten dienen der Auslieferung und der Sicherheit der Webseite (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO / Art. 31 DSG) und werden von Vercel nach kurzer Zeit gelöscht. Vercel setzt das technisch notwendige Cookie «__vdpl» (Laufzeit 12 Stunden), damit nach einer Aktualisierung der Webseite alle Bestandteile aus derselben Version geladen werden.

Cookies sind kleine Textdateien, die Ihr Browser speichert. Local Storage ist ein Speicher im Browser, dessen Inhalt auch nach dem Schliessen des Fensters bestehen bleibt. Wir unterscheiden technisch notwendige Cookies, die wir auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer funktionierenden Webseite einsetzen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO / Art. 31 DSG), und Cookies für Analyse und Marketing, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung über den Cookie-Banner einsetzen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO / Art. 6 Abs. 6 DSG). Ihre Einwilligung können Sie jederzeit über die Cookie-Einstellungen am Seitenende oder durch Löschen der Cookies in Ihrem Browser widerrufen.

Eigene Cookies dieser Webseite:

• «alpinum_herkunft» (Laufzeit 30 Tage): speichert die Seite, über die Sie unsere Webseite betreten haben, die verweisende Seite und allfällige Kampagnenparameter der Adresse (z. B. utm_source, gclid). Wird eine Anfrage über den Kostenrechner abgeschickt, übermitteln wir diese Herkunft zusammen mit der Anfrage an unser Kundenmanagementsystem, damit wir wissen, über welchen Weg Sie uns gefunden haben. Es findet keine Weitergabe an Dritte statt.
• «__vdpl» (Laufzeit 12 Stunden): technisch notwendig, siehe Hosting.

Cookies von Drittanbietern, die über die nachfolgend beschriebenen Dienste gesetzt werden, sind bei den jeweiligen Diensten aufgeführt.

Zur Einholung und Verwaltung Ihrer Einwilligungen nutzen wir den Cookie-Banner von HubSpot (HubSpot Inc., 25 First Street, Cambridge, MA 02141, USA; Vertragspartner in Europa: HubSpot Ireland Ltd., 1 Sir John Rogerson’s Quay, Dublin 2, Irland). Der Banner speichert Ihre Entscheidung im Cookie «__hs_cookie_cat_pref» (Laufzeit 6 Monate). Rechtsgrundlage ist die gesetzliche Pflicht zur Einholung der Einwilligung sowie unser berechtigtes Interesse, einwilligungspflichtige Dienste anbieten zu können (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) und f) DSGVO / Art. 31 DSG).

Wir nutzen HubSpot als Kundenmanagementsystem (CRM) sowie für Formulare, Terminbuchungen und die Webseiten-Analyse. Die Daten werden in HubSpot-Rechenzentren in der Europäischen Union verarbeitet (Region EU1).

• Kostenrechner («Jetzt kostenlos Offerte anfordern»): Die von Ihnen gewählten Bereiche, Mitarbeiterzahl und Belegmenge sowie Ihre Kontaktangaben (Name, E-Mail, Telefon, Firma) werden über unsere eigene Schnittstelle direkt in HubSpot als Kontakt mit einer Notiz gespeichert. Zugleich wird für unser Team eine Rückrufaufgabe angelegt. Zweck ist die Erstellung Ihrer Offerte und die Kontaktaufnahme (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO / Art. 31 DSG, vorvertragliche Massnahmen).
• Kontaktformular, Newsletter und Download von Leitfäden: Diese Formulare werden von HubSpot bereitgestellt und speichern Ihre Angaben in unserem CRM. Beim Newsletter erhalten Sie zur Bestätigung eine E-Mail (Double-Opt-in); die Einwilligung können Sie jederzeit über den Abmeldelink widerrufen.
• Terminplaner: Auf der Kontaktseite und auf einzelnen Landeseiten ist der HubSpot-Terminkalender (kontakt.alpinum-accounting.ch) eingebettet. Beim Laden dieser Seiten wird eine Verbindung zu HubSpot aufgebaut; mit der Buchung werden Name, E-Mail und der gewählte Termin gespeichert und die Einladung per E-Mail versandt.
• Tracking: Das HubSpot-Skript setzt die Cookies «hubspotutk» (Laufzeit 6 Monate, eindeutige Kennung des Besuchers), «__hstc» (6 Monate, Besuchsverlauf), «__hssc» (30 Minuten, Sitzung) und «__hssrc» (Sitzung). Damit können wir eine spätere Anfrage Ihrem Besuch zuordnen und sehen, welche Seiten Sie vor der Anfrage besucht haben. Dies erfolgt nur mit Ihrer Einwilligung über den Cookie-Banner.

Mit HubSpot besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Weitere Informationen: https://legal.hubspot.com/de/privacy-policy

Wir verwenden den Google Tag Manager von Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Der Tag Manager selbst speichert keine Personendaten, er lädt die nachfolgend genannten Dienste für Analyse und Marketing. Diese Dienste werden nur ausgeführt, soweit Sie im Cookie-Banner eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO / Art. 6 Abs. 6 DSG).

Diese Webseite benutzt Google Analytics 4 (Mess-ID G-PCXWMR01PM), einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited. Google Analytics setzt die Cookies «_ga» (Laufzeit 2 Jahre) und «_ga_*» (2 Jahre) und erfasst, welche Seiten Sie aufrufen, wie weit Sie lesen, welche Abschnitte und Fragen Sie öffnen, ob Sie den Kostenrechner beginnen, in welchem Schritt Sie ihn abbrechen und ob Sie Telefon, E-Mail oder Terminplaner anklicken. IP-Adressen werden bei Google Analytics 4 nicht gespeichert. Die Daten werden auf Servern von Google in der EU und in den USA verarbeitet; die Übermittlung in die USA stützt sich auf das EU-U.S. Data Privacy Framework und das Swiss-U.S. Data Privacy Framework, für das Google zertifiziert ist. Wir bewahren die Ereignisdaten 14 Monate auf. Weitere Informationen: https://policies.google.com/privacy

Wir schalten Anzeigen über Google Ads (Google Ireland Limited) und messen mit dem Conversion-Tracking, ob nach dem Klick auf eine Anzeige eine Anfrage bei uns eingeht. Dazu setzt Google die Cookies «_gcl_au» (Laufzeit 3 Monate) und «_gcl_aw» (3 Monate). Wir nutzen zudem Google-Ads-Remarketing, um Ihnen auf anderen Webseiten Anzeigen für unsere Leistungen anzuzeigen. Beides nur mit Ihrer Einwilligung. Widerspruch gegen personalisierte Werbung: https://adssettings.google.com

Wir verwenden das Meta Pixel der Meta Platforms Ireland Ltd., Merrion Road, Dublin 4, Irland, um den Erfolg unserer Anzeigen auf Facebook und Instagram zu messen und Besuchern unserer Webseite dort Anzeigen zu zeigen. Das Pixel setzt das Cookie «_fbp» (Laufzeit 3 Monate) und übermittelt Ihre IP-Adresse, Browserdaten und die aufgerufene Seite an Meta. Sind Sie bei Facebook oder Instagram angemeldet, kann Meta den Besuch Ihrem Konto zuordnen. Nur mit Ihrer Einwilligung. Weitere Informationen: https://www.facebook.com/privacy/policy

Wir verwenden das Insight Tag der LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Place, Dublin 2, Irland, um den Erfolg unserer LinkedIn-Anzeigen zu messen und Besuchern unserer Webseite auf LinkedIn Anzeigen zu zeigen. LinkedIn setzt dazu die Cookies «li_sugr», «bcookie» und «lidc» (Laufzeit bis zu 1 Jahr) und erhält Ihre IP-Adresse und die aufgerufene Seite. Nur mit Ihrer Einwilligung. Weitere Informationen: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy

Wir verwenden das Universal Event Tracking von Microsoft Advertising (Microsoft Ireland Operations Ltd., One Microsoft Place, Dublin 18, Irland) zur Erfolgsmessung unserer Anzeigen in der Bing-Suche (Cookies «_uetsid», 1 Tag, und «_uetvid», 13 Monate) sowie Microsoft Clarity, das anonymisierte Aufzeichnungen von Mausbewegungen, Klicks und Scrollverhalten erstellt, um die Benutzerfreundlichkeit der Webseite zu verbessern (Cookies «_clck», 1 Jahr, und «_clsk», 1 Tag). Eingaben in Formularfelder werden dabei maskiert. Nur mit Ihrer Einwilligung. Weitere Informationen: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement

Wir verwenden Hotjar der Hotjar Ltd., Dragonara Business Centre, 5th Floor, Dragonara Road, Paceville St Julian’s STJ 3141, Malta, um zu verstehen, wie Besucher unsere Webseite nutzen (Heatmaps, anonymisierte Sitzungsaufzeichnungen). Hotjar setzt Cookies mit dem Präfix «_hj» (Laufzeit bis zu 1 Jahr) und verarbeitet eine gekürzte IP-Adresse, Gerätetyp, Bildschirmgrösse und Browser. Eingaben in Formulare werden nicht aufgezeichnet. Nur mit Ihrer Einwilligung. Weitere Informationen: https://www.hotjar.com/legal/policies/privacy/

Über die Bewerbungsformulare auf unseren Stellenseiten übermitteln Sie uns Name, Kontaktangaben, Nachricht und Ihre Bewerbungsunterlagen (Anhänge bis 4 MB). Diese Daten werden über unsere eigene Schnittstelle als E-Mail über Microsoft 365 (Microsoft Ireland Operations Ltd.) an unser Postfach bewerbungen@alpinum-accounting.ch zugestellt und ausschliesslich für das Bewerbungsverfahren verwendet (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO / Art. 31 DSG). Nach Abschluss des Verfahrens löschen wir die Unterlagen, sofern Sie nicht in eine längere Aufbewahrung für künftige Stellen eingewilligt haben oder eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Alternativ können Sie sich per E-Mail an dieselbe Adresse bewerben.

Schriften, Bilder und Videos (Rundgang durch das Kundenportal, Unternehmensvideo) werden von unserer eigenen Webseite geladen; es werden keine Google Fonts, YouTube-Einbettungen oder Kartendienste nachgeladen. Verweise auf unsere Kanäle bei YouTube, LinkedIn, Instagram und Google sind gewöhnliche Links.

Unsere Webseite beinhaltet Verlinkungen zu anderen externen Webseiten (Facebook, Twitter, Instagram, LinkedIn). Es handelt sich bei diesen Verlinkungen nicht um sog. Social Plugins. Soweit Sie eine Verlinkung betätigen, rufen Sie die entsprechende Webseite ab und werden an diese weitergeleitet.

Soweit wir auf diesen externen Webseiten Ihre Daten verarbeiten (bspw. dadurch, dass Sie über diese Webseiten Kontakt mit uns aufnehmen), gelten unsere Datenschutzbestimmungen.

Darüber hinaus verarbeiten die verlinkten Webseiten Ihre personenbezogenen Daten zu eigenen Zwecken. Über die Art und Weise der Verarbeitung, die Zwecke oder die Speicherdauer Ihrer personenbezogener Daten durch diese Anbieter können wir keine Aussage treffen. Bitte beachten Sie die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters um weitergehende Informationen über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch diese zu erlangen. Diese finden Sie unter:

• Facebook: Datenschutzrichtlinie von Facebook. Informationen zur Datennutzung und Privatsphäre
• Instagram: Privacy Center von Instagram. Nutzung personenbezogener Daten und Richtlinien
• Twitter: Twitter Privacy Policy (Englisch). Umgang mit Ihren Daten / Twitter Datenschutzbestimmungen (Deutsch)
• LinkedIn: LinkedIn Privacy Policy (Englisch). Datenschutz und Nutzerdaten / LinkedIn Datenschutzbestimmungen (Deutsch)

5. Besondere Hinweise zur Nutzung unserer mobilen App («ALPINUM App»)

Wir stellen die mobile App «ALPINUM» (nachfolgend «App») bereit. Mit der App können Mitarbeitende unserer Mandanten Spesenbelege erfassen und einreichen. Die App richtet sich ausschliesslich an Unternehmen und deren Mitarbeitende, nicht an Kinder.

Ihren Zugang richtet Ihr Arbeitgeber ein. Für die Bearbeitung der Spesendaten ist der jeweilige Arbeitgeber verantwortlich; wir bearbeiten diese Daten in seinem Auftrag als Auftragsbearbeiter (Art. 9 DSG / Art. 28 DSGVO). Technische Daten zum Betrieb und zur Sicherheit der App (Ziffer 5.2) bearbeiten wir in eigener Verantwortung, gestützt auf unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und zuverlässigen Betrieb (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO).

• Kontoangaben: Vorname, Name, E-Mail-Adresse und Passwort für die Anmeldung sowie die Zuordnung zu Ihrem Unternehmen
• Belegdaten: die mit der Kamera aufgenommenen oder aus der Fotomediathek ausgewählten Belegbilder sowie die Angaben zur Ausgabe (Händler, Betrag, Währung, Datum, Kategorie, Zweck)
• Fahrtdaten: Start- und Zieladresse, gefahrene Kilometer und Zweck der Fahrt, sofern Sie Fahrtspesen erfassen
• Automatisch erfasste technische Daten: IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs, Gerätetyp, Betriebssystem- und App-Version sowie technische Protokolldaten (Server-Logs); wir verwenden diese Daten ausschliesslich für Bereitstellung, Stabilität und Sicherheit der App, führen sie nicht zu Nutzungsprofilen zusammen und bewahren sie nur so lange auf, wie dies für diese Zwecke erforderlich ist

Die App greift auf die Kamera zu, wenn Sie einen Beleg fotografieren, und auf die Fotomediathek, wenn Sie einen vorhandenen Beleg auswählen. Beide Zugriffe erfolgen ausschliesslich für den Beleg, den Sie gerade erfassen; die App durchsucht Ihre Fotomediathek nicht und liest keine anderen Bilder. Mehrseitige Belege werden auf Ihrem Gerät zu einer PDF-Datei zusammengefügt und erst danach übermittelt. Sie können die Berechtigungen jederzeit in den Geräteeinstellungen entziehen; das Erfassen neuer Belege ist dann nicht oder nur eingeschränkt möglich.

Die App fordert derzeit keine Standortberechtigung an und bearbeitet Ihren Gerätestandort nicht; Adressen für Fahrtspesen geben Sie selbst ein. Sollten wir künftig Funktionen anbieten, die den Gerätestandort verwenden (z.B. eine automatische Fahrterfassung), fragen wir die Standortberechtigung erst bei Aktivierung der Funktion an und passen diese Datenschutzinformation vorgängig an. Die App enthält keine Werbung und keine Analyse- oder Trackingdienste Dritter; wir verfolgen Ihre Aktivitäten nicht über Apps und Webseiten anderer Anbieter hinweg.

Ihr Arbeitgeber kann Ihren Zugang jederzeit entziehen. Die von Ihnen eingereichten Spesen sind für die zuständigen Personen Ihres Unternehmens im ALPINUM-Portal einsehbar, mit Betrag, Datum, Händler, Zweck und Beleg, und können dort korrigiert oder gelöscht werden. In der App sehen Sie ausschliesslich Ihre eigenen Erfassungen.

Wird Ihr Zugang entzogen oder treten Sie aus dem Unternehmen aus, können Sie sich nicht mehr anmelden. Bereits erfasste Spesen bleiben als Teil der Buchhaltung Ihres Arbeitgebers bestehen und unterliegen den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (Ziffer 8 dieser Datenschutzinformation; für Buchungsbelege in der Regel zehn Jahre). Für Auskunfts-, Berichtigungs- oder Löschbegehren zu Spesendaten wenden Sie sich in erster Linie an Ihren Arbeitgeber; Sie erreichen zudem uns jederzeit unter kontakt@alpinum-accounting.ch (Ziffer 12 dieser Datenschutzinformation).

Sie beziehen die App über den Apple App Store oder Google Play. Beim Download und bei Updates bearbeiten Apple bzw. Google Daten wie Ihre Apple-ID bzw. Ihr Google-Konto und Gerätekennungen in eigener Verantwortung; es gelten die Datenschutzhinweise dieser Anbieter.

6. Zwecke der Verarbeitung und rechtliche Grundlagen

a) Arbeitsverhältnis Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten in erster Linie zur ordnungsgemässen Durchführung Auftrags oder eines Arbeitsverhältnisses und zur Einhaltung der gesetzlichen Verpflichtungen. Sowie im Rahmen einer Bewerbung zum Zwecke der Anbahnung eines Arbeitsverhältnisses. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist insoweit § 26 Abs. 1 BDSG sowie Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO / Art. 4 DSG in Verbindung mit der jeweils einschlägigen gesetzlichen Verpflichtung.

b) Sensible Daten Soweit wir sensible Daten im Sinne des Art. 9 Abs. 1 DSGVO / Art. 3 lit. c DSG von Ihnen verarbeiten, erfolgt dies grundsätzlich aufgrund Ihrer Einwilligung (s. Punkt c)). Teilweise ist eine Verarbeitung erforderlich, um die uns oder Ihnen aus dem Arbeitsrecht und dem Recht der sozialen Sicherheit und des Sozialschutzes erwachsenden Rechte auszuüben oder den daraus ergebenden Pflichten nachzukommen, Art. 9 Abs. 2 lit. b) DSGVO / Art. 4 DSG.

c) Einwilligung Sofern Sie uns eine ausdrückliche Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke (z.B. Veröffentlichung Ihres Lichtbildes) erteilen, erfolgt die jeweilige Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) (ggf. sowie Art. 9 Abs. 2 lit. a)) DSGVO / Art. 4 DSG rechtmässig. Die Einwilligung erfolgt freiwillig und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden; die Verweigerung der Erteilung einer Einwilligung ist mit keinen Nachteilen für das Beschäftigungsverhältnis verbunden. Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit ohne Angaben von Gründen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (s. Ziffer 9 unten).

d) Durchführung und Anbahnung von Verträgen Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen der Anbahnung eines Vertragsverhältnisses mit Ihnen zur Beantwortung ihrer Anfragen, zur Bearbeitung Ihrer Aufträge sowie zur Zugänglichmachung zu bestimmten Informationen über unsere Angebote. Des Weiteren ist die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten notwendig, um unsere Leistungen ordnungsgemäss zur Verfügung stellen und abrechnen zu können. Soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Anbahnung oder Durchführung eines Vertragsverhältnisses mit uns oder im Rahmen der Durchführung vorvertraglicher Massnahmen erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs 1 S. 1 lit. b) DSGVO / Art. 4 DSG rechtmässig.

e) Gesetzliche Verpflichtung Teilweise treffen uns gesetzliche Verpflichtungen, die eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns erforderlich machen. Verarbeiten wir Ihre Daten auf Grund einer solchen Verpflichtung, geschieht dies auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO / Art. 4 DSG.

f) Berechtigtes Interesse Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auch soweit dies zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten erforderlich ist und es keinen ungerechtfertigten Eingriff in Ihre Rechte und Interessen darstellt. Rechtsgrundlage für derartige Verarbeitungen ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO / Art. 4 DSG. Berechtigte Interessen, auf Grund derer wir Ihre Daten verarbeiten, sind insbesondere:

Bei Mitarbeitern:

• die Organisation und Optimierung von Projekten und Arbeitsabläufen,
• die Steigerung der Effizienz in den Bereichen IT-Sicherheit / -Management, Buchführung, Kundenservice oder für die Finanzplanung,
• die pflichtgemässe Erfüllung von Verpflichtungen gegenüber Dritten,
• die Erhöhung der Attraktivität unseres Unternehmens (z.B. durch namentliche Nennung einer Kontaktperson),
• Präventive stichprobenartige Kontrolle und repressive Verfolgung von möglichen Verletzungen gesetzlicher Verpflichtungen und / oder internen Richtlinien,
• die Verhütung und Aufklärung von Straftaten,
• die Forderungsbeitreibung,
• die Geltendmachung und Abwehr rechtlicher Ansprüche,
• die effektive Durchführung der Löschung Ihrer Daten,
• die Durchführung von Veranstaltungen.

Bei Kunden:

• die Verbesserung unserer Dienstleistungen und Services
• die Erstellung massgeschneiderter Angebote und Produkte
• Marketingkommunikation
• die Vorbeugung kreditorischer Risiken
• die Verhütung und Aufklärung von Straftaten
• die Forderungsbeitreibung
• die Geltendmachung und Abwehr rechtlicher Ansprüche
• die effektive Durchführung der Löschung ihrer Daten
• die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Bei Bewerbern:

Soweit Sie uns Lichtbilder oder andere Angaben, die für das Bewerbungsverfahren nicht erforderlich sind, übermitteln, werden diese Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO / Art. 4 DSG gespeichert. Ausschliesslicher Zweck der Verarbeitung ist hierbei, Ihre Bewerbung ordnungsgemäss zu erfassen und unverfälscht bearbeiten zu können. Im Rahmen der Auswahlentscheidung über die Stellenbesetzung findet in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Vorgaben des AGG keine Berücksichtigung des Lichtbildes statt.

7. Herkunft der personenbezogenen Daten

Wir erheben diese Daten in der Regel unmittelbar bei Ihnen oder wir greifen auf öffentlich zugängliche Informationen aus öffentlichen Quellen (wie z.B. Unternehmenswebseiten) zurück.

8. Speicherdauer und Löschfristen

Wir verarbeiten Ihre Daten nur solange, wie dies für den Zweck zu welchem sie erhoben wurden erforderlich ist. Bei Kunden und Kandidaten beläuft sich dies grundsätzlich auf die Dauer unserer Geschäftsbeziehung. Dies umfasst insbesondere auch die Anbahnung und Abwicklung von Verträgen.

Daten unserer Mitarbeiter speichern wir in der Regel so lange, wie es für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist; dies ist zunächst grundsätzlich die gesamte Dauer Ihrer Anstellung bei uns.

Zwecks der Wahrnehmung und Abwicklung wechselseitiger Ansprüche aus dem Beschäftigungsverhältnis können Daten entweder bis zum Ablauf einer vertraglich vereinbarten Verfallsklausel oder bis zum Eintritt der Verjährung (in der Regel drei Jahre beginnend mit dem Schluss des Jahres der Anspruchsentstehung und der Kenntnis des jeweiligen Anspruchs). Massgebend ist hierbei stets der frühere Zeitpunkt.

Daneben unterliegen wir diversen gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, wie z.B. aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) oder der Abgabenordnung (AO). Diese können zwei bis zehn Jahre betragen. Insbesondere bewahren wir Buchungsbelege (Rechnungen, Vertragsurkunden, Kontoauszüge u.a.) zehn Jahre sowie Handelsbriefe und sonstige steuerrechtlich relevante Geschäftsunterlagen sechs Jahre (§§ 147 AO, 257 HGB) auf.

Schliesslich richtet sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel drei Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu dreissig Jahre betragen können.

Zuletzt speichern wir Ihre Daten für einen kurzen Zeitraum zur Gewährleistung einer effektiven Datenlöschung. Unsere Systeme verarbeiten tagtäglich eine Vielzahl von Daten. Eine zuverlässige taggenaue Löschung einzelner Daten ist dabei leider nicht umsetzbar. Daher werden Daten turnusmässig im Rahmen eines speziellen Löschkonzepts unter der Berücksichtigung der oben genannten Fristen gelöscht. Dabei kann es zu einer Speicherung ihrer Daten durch uns kommen, die kurzfristig über die oben genannten Fristen hinausgeht. Diese Speicherung beruht auf unserem berechtigten Interesse an der effektiven und effizienten Durchführung einer Datenlöschung.

Im Falle einer erfolgreichen Bewerbung und einer anschliessenden Anstellung in unserem Unternehmen, werden Ihre Daten, die für die Durchführung und die Organisation des Arbeitsverhältnisses erforderlich sind, für die Dauer des Arbeitsverhältnisses gespeichert.

9. Datenübermittlung und Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten innerhalb unseres Unternehmens ausschliesslich an die Bereiche und Personen weiter, die diese Daten zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten oder zur Wahrung unserer berechtigten Interessen benötigen. Teilweise können Ihre personenbezogenen Daten auch durch von uns eingesetzte Dienstleister verarbeitet werden. In diesen Fällen erfolgt grds. eine Datenübermittlung durch uns üblicherweise auf Basis von Auftragsverarbeitungsverträgen nach Art. 28 DSGVO / Art. 10a DSG. Hierdurch stellen wir sicher, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten auch durch unsere Dienstleister stets im Einklang mit den Bestimmungen der DSGVO / DSG erfolgt. Die Kategorien von Empfängern sind in diesem Fall Steuerberater, Rechtsanwälte, IT-Dienstleister, Betreiber von Social-Media-Kanälen, externe Betriebsärzte, Wirtschaftsprüfer, Bankinstitute sowie Anbieter von Kundenmanagementsystemen und -software sowie andere Empfänger, an die die Weitergabe zur Vertragsbegründung oder -erfüllung unmittelbar erforderlich ist.

Eine Übermittlung Ihrer Daten an andere Empfänger ausserhalb unseres Unternehmens erfolgt ansonsten nur, soweit dies gesetzlich erlaubt oder vorgeschrieben ist, die Weitergabe zur Erfüllung oder Abwicklung des Vertrages oder, auf Ihren Antrag hin, zur Durchführung vorvertraglicher Massnahmen erforderlich ist, uns Ihre Einwilligung vorliegt oder wir zur Erteilung einer Auskunft befugt sind. Unter diesen Voraussetzungen können wir Ihre Daten insbesondere an folgende Empfänger übermitteln:

• Bexio AG, Alte Jonastrasse 24, 8640 Rapperswil-Jona, Schweiz
• Clockodo GmbH, Viktoriastrasse 25 A, 59425 Unna
• Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland (Sitz der Muttergesellschaft in den USA)
• LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Place, Dublin 2, Irland (Sitz der Muttergesellschaft in den USA)
• Hubspot International Limited, 1 Sir John Rogerson’s Quay, Dublin 2 (Sitz der Muttergesellschaft in den USA)
• Öffentliche Stellen und Institutionen (z. B. Staatsanwaltschaft, Polizei, Aufsichtsbehörden, Finanzamt) bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung.

Für den Betrieb unserer Webseite setzen wir zudem folgende Auftragsbearbeiter ein:

• Vercel, Inc.: Hosting und Auslieferung der Webseite, Schnittstellen für Kostenrechner und Bewerbungsformular
• HubSpot Inc. / HubSpot Ireland Ltd.: Kundenmanagement, Formulare, Terminplaner, Cookie-Banner, Webseiten-Tracking
• Google Ireland Limited: Tag Manager, Analytics, Ads
• Meta Platforms Ireland Ltd., LinkedIn Ireland Unlimited Company, Microsoft Ireland Operations Ltd., Hotjar Ltd.: Werbeerfolgsmessung und Nutzungsanalyse, jeweils nur mit Einwilligung
• Microsoft Ireland Operations Ltd. (Microsoft 365): Zustellung der Bewerbungen per E-Mail

Für den Betrieb der App und des ALPINUM-Portals setzen wir zudem folgende Auftragsbearbeiter ein:

• Supabase, Inc.. Anmeldung, Datenbank und Dateiablage; die Daten werden in einem Rechenzentrum in Zürich gespeichert
• Vercel, Inc.. Betrieb der Server für Portal und App-Schnittstellen
• Mapbox, Inc.. Umwandlung eingegebener Adressen und Distanzberechnung für Fahrtspesen
• OpenStreetMap Foundation. Rückfalloption für die Adressumwandlung
• Resend, Inc.. Versand von System-E-Mails

Alle Genannten bearbeiten die Daten ausschliesslich in unserem Auftrag auf Grundlage von Auftragsbearbeitungsverträgen (Art. 9 DSG / Art. 28 DSGVO) und sind zur Vertraulichkeit verpflichtet. An Mapbox und die OpenStreetMap Foundation werden ausschliesslich die eingegebenen Adresstexte übermittelt, keine Beleg- oder Kontodaten.

10. Übermittlung in Drittländer

Es ist eine Datenweitergabe in ein Drittland beabsichtigt. Diese Weitergabe erfolgt auf der Grundlage der von Ihnen erteilten Einwilligung. Empfänger der von Ihnen bereitgestellten Daten sind folgende Unternehmen / Freiberufler:

• 1Password, 4711 Yonge St, 10th Floor, Toronto, Ontario, M2N 6K8, Kanada
• Amazon Web Services EMEA SARL, 38 Avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxemburg (Sitz der Muttergesellschaft in den USA)
• Anthropic, PBC, 548 Market St PMB 90375, San Francisco, CA 94104, USA
• cyon GmbH, Brunngässlein 12, 4052 Basel, Schweiz (Daten werden teilweise in der USA verarbeitet)
• HubSpot Inc., 25 First Street, Cambridge, MA 02141, USA
• Instagram LLC., 1601 Willow Road, Menlo Park, CA 94025, USA
• Kontera GmbH, Bleicherweg 3, 4802 Strengelbach, Schweiz (Daten werden teilweise in der USA verarbeitet)
• Meta Platforms Ireland Ltd., Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland (Sitz der Muttergesellschaft in den USA)
• Microsoft Ireland Operations, Ltd., One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18 P521, Irland (Sitz der Muttergesellschaft in den USA)
• Resend, Inc., 2261 Market Street #4937, San Francisco, CA 94114, USA
• Supabase Inc., 970 Toa Payoh North #07-04, Singapore 318992
• Vercel Inc., 340 S Lemon Ave #4133, Walnut, CA 91789, USA
• Beizug von Freiberuflern im Rahmen der Lohn- und Finanzbuchhaltung in der EU und in Drittstaaten (welche immer eine Geheimhaltungserklärung unterzeichnet haben und keine Daten lokal abspeichern dürfen).

Sofern Daten auf Grundlage einer Einwilligung in ein Drittland übermittelt werden, ohne dass zugleich ein Angemessenheitsbeschluss bzw. sonstige geeignete Garantien vorliegen, muss auf Grundlage des Art. 49 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO / Art. 6 DSG auf das damit einhergehende erhöhte Risiko der Datenverarbeitung im Rahmen der Übertragung hingewiesen werden. Wir möchten Ihnen jedoch versichern, dass dank sorgfältiger Auswahl und stetiger Überprüfung der Standards unserer Vertragspartner potentielle Risiken erfolgreich minimiert werden. Für den Betrieb der App und des ALPINUM-Portals werden Personendaten zudem an Dienstleister mit Sitz bzw. Muttergesellschaft in den USA und im Vereinigten Königreich übermittelt (insbesondere Supabase, Vercel, Mapbox, OpenStreetMap Foundation und Resend). Diese Übermittlungen stützen wir nicht auf eine Einwilligung, sondern auf die vom EDÖB anerkannten Standarddatenschutzklauseln (Art. 16 Abs. 2 lit. d DSG / Art. 46 Abs. 2 lit. c) DSGVO), ergänzt um vertragliche Garantien der Auftragsbearbeiter. Soweit ein Anbieter nach dem Swiss–U.S. Data Privacy Framework zertifiziert ist, stützen wir die Übermittlung zusätzlich auf den Angemessenheitsentscheid des Bundesrates.

11. Grenzüberschreitende Datenverarbeitung aufgrund des Einsatzes von Social Media/Webseite

Sofern Ihre Daten über den Social Media Auftritt der Alpinum Accounting Gruppe verarbeitet werden, werden diese Daten unter Umständen in ein Drittland übermittelt. Diese Weitergabe erfolgt auf der Grundlage der von Ihnen erteilten Einwilligung sowie, teilweise, auf Grundlage von Standardvertragsklauseln im Sinne des Art. 46 Abs. 2 lit. c) DSGVO / Art. 6 DSG. Sofern Daten auf Grundlage einer Einwilligung in ein Drittland übermittelt werden, ohne dass zugleich ein Angemessenheitsbeschluss bzw. sonstige geeignete Garantien vorliegen, muss auf Grundlage des Art. 49 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO / Art. 6 DSG auf das damit einhergehende erhöhte Risiko der Datenverarbeitung im Rahmen der Übertragung hingewiesen werden (vgl. Ziffer 2.4). Wir möchten Ihnen jedoch versichern, dass dank sorgfältiger Auswahl und stetiger Überprüfung der Standards unserer Vertragspartner potentielle Risiken erfolgreich minimiert werden.

Die Kategorien von Empfängern sind in diesen Fällen Betreiber von Social Media-Plattformen wie

• Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA
• Meta Platform Inc., 1 Hacker Way, Menlo Park, CA 94025, USA
• LinkedIn Inc, 1000 W Maude, Sunnyvale, CA 94085, USA

12. Ihre Betroffenenrechte

Sie haben das Recht auf Auskunft über die von uns vorgenommene Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten nach Art. 15 DSGVO / Art. 8 DSG, das Recht auf Berichtigung oder Löschung ihrer Daten nach Art. 17 DSGVO / Art. 5 & 12 DSG, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, nach Art. 18 DSGVO / Art. 4 DSG, das Recht auf Mitteilung nach Art. 19 DSGVO / Art. 8 DSG sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO / Art. 8 DSG.

Sofern wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung entsprechend Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO / Art. 4 DSG erarbeiten, haben Sie nach Art. 7 DSGVO das Recht diese jederzeit zu Widerrufen. Wir weisen Sie darauf, dass ein Widerruf nur für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor Ihrem Widerruf erfolgt sind, werden von Ihrem Widerruf nicht betroffen und bleiben weiterhin rechtmässig. Bitte beachten Sie, dass wir trotz Ihres Widerrufs gesetzlich zur Aufbewahrung und Dokumentation gewisser Daten verpflichtet sind (s. Ziffer 8 dieser Datenschutzinformation).

Widerspruchsrecht Soweit die Verarbeitung Ihre personenbezogenen Daten nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e) oder lit. f) DSGVO zur Wahrung berechtigter Interessen erfolgt, haben Sie gemäss Art. 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung dieser Daten einzulegen. Wir verarbeiten diese personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen. Diese müssen Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung muss der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dienen.

Zur Ausübung Ihrer oben genannten Rechte genügt ein Schreiben in Textform, das Sie bitte an die oben genannte Adresse richten oder per E-Mail an kontakt@alpinum-accounting.ch versenden. Für die Spesendaten seiner Mitarbeitenden ist der jeweilige Arbeitgeber verantwortlich; wir bearbeiten diese Daten in seinem Auftrag (vgl. Ziffer 5). Richten Sie Auskunfts-, Berichtigungs- oder Löschbegehren zu Spesendaten deshalb in erster Linie an Ihren Arbeitgeber. Die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (Ziffer 8 dieser Datenschutzinformation) bleiben vorbehalten.

13. Beschwerderecht

Sie haben das Recht auf Beschwerde bei der zuständigen Datenaufsichtsbehörde. In der Schweiz ist zuständige Aufsichtsbehörde: Der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte Feldeggweg 1 CH, 3003 Bern Telefon: +41 (0)58 462 43 95 Telefax: +41 (0)58 465 99 96

Nähere Informationen erhalten Sie auch unter folgendem Link: Offizielle Webseite des EDÖB

14. Erforderlichkeit der Bereitstellung personenbezogener Daten

Die Bereitstellung personenbezogener Daten zur Vertragsbegründung, -durchführung, -erfüllung oder zur Durchführung vorvertraglicher Massnahmen ist in der Regel weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Sie sind somit nicht verpflichtet, Angaben zu personenbezogenen Daten zu machen. Bitte beachten Sie jedoch, dass diese für die Entscheidung über einen Vertragsabschluss, die Vertragserfüllung oder für vorvertragliche Massnahmen in der Regel erforderlich sind.

Soweit Sie uns keine personenbezogenen Daten bereitstellen, können wir ggf. keine Entscheidung im Rahmen vertraglicher Massnahmen treffen. Wir empfehlen, immer nur solche personenbezogenen Daten anzugeben, die für den Vertragsschluss, die Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Massnahmenerforderlich sind.

15. Automatisierte Entscheidungsfindung

Wir nutzen grundsätzlich keine Verfahren, bei denen eine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gemäss Art. 22 DSGVO stattfindet. Sollten wir derartige Verfahren in Einzelfällen doch einsetze, werden wir Sie hierüber gesondert informieren und Ihre Einwilligung einholen, sofern dies gesetzlich notwendig ist.

16. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzinformation

Diese Datenschutzinformation ist aktuell gültig und hat den Stand August 2026.

Wir behalten uns vor diese Datenschutzinformation bei Bedarf zur Anpassung an gesetzlich und technische Entwicklungen oder im Zusammenhang mit dem Angebot neuer Dienstleistungen oder Produkte zu aktualisieren. Sollten wir unsere Datenschutzpolitik ändern, werden wir diese direkt in diese Erklärung auf unserer Homepage und an anderen Orten, die wir für angemessen halten, einstellen. Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit zu ändern.

17. Social Media

Wir sind auf Social Media-Plattformen und anderen Online-Plattformen präsent, um mit interessierten Personen kommunizieren und über unser Angebot informieren zu können. Dabei können Personendaten auch ausserhalb der Schweiz und des Europäischen Wirtschaftsraumes (EWR) bearbeitet werden.

Es gelten jeweils auch die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) und Nutzungsbedingungen sowie Datenschutzerklärungen und sonstigen Bestimmungen der einzelnen Betreiber solcher Online-Plattformen. Diese Bestimmungen informieren insbesondere über die Rechte von betroffenen Personen, wozu beispielsweise das Recht auf Auskunft zählt.

Für unsere Social Media-Präsenz bei Facebook unter Einschluss der sogenannten Seiten-Insights sind wir, sofern und soweit die DSGVO anwendbar ist, gemeinsam mit der Meta Platforms Ireland Limited (Irland) verantwortlich. Die Meta Platforms Ireland Limited ist Teil der Meta-Unternehmen (unter anderem in den USA). Die Seiten-Insights geben Aufschluss darüber, wie Besucherinnen und Besucher mit unserer Facebook-Präsenz interagieren. Wir nutzen Seiten-Insights, um unsere Social Media-Präsenz bei Facebook effektiv und nutzerfreundlich bereitstellen zu können.

Weitere Angaben über Art, Umfang und Zweck der Datenbearbeitung, Angaben zu den Rechten von betroffenen Personen sowie die Kontaktdaten von Facebook wie auch dem Datenschutzbeauftragten von Facebook finden sich in der Datenschutzerklärung von Facebook. Wir haben mit Facebook den sogenannten «Zusatz für Verantwortliche» abgeschlossen und damit insbesondere vereinbart, dass Facebook dafür verantwortlich ist, die Rechte betroffener Personen zu gewährleisten. Für die sogenannten Seiten-Insights finden sich die entsprechenden Angaben auf der Seite «Informationen zu Seiten-Insights» einschliesslich «Informationen zu Seiten-Insights-Daten».

Privacy Policy

Privacy information

Alpinum Accounting works with people in many different ways. This inevitably involves the processing of data. We take care to protect your personal rights and fully comply with the legal requirements for data protection. We therefore provide detailed information on this page about how data is processed in this context. In accordance with the General Data Protection Regulation (hereinafter referred to as “GDPR”), we would like to inform you about what personal data we collect about you, how and why we process it, and what rights you have under the GDPR. The data protection information applies to both active and former employees, customers and candidates, applicants, and website visitors.

We may transfer your personal data to our affiliated companies, provided that this is permissible within the scope of the purposes set out in section 6 of this privacy policy or you have given us your consent to the transfer.

2. Responsible body

Alpinum Accounting AG Yves Maurer Klausstrasse 48 8008 Zürich Telefon: +41 58 502 75 70 E-Mail: kontakt@alpinum-accounting.ch Website: https://alpinum-accounting.ch UID: CHE-477.707.208 (commercial register entry) (hereinafter referred to as “we”)

3. Categories of personal data

We process the following personal data about you, depending on the context in which you are in contact with us:

• General data

Personal master data (first name, last name, academic title) Contact details (address, telephone number, email address) Internal company assignment data (company position, company, personnel number, supervisor, building and room number) General identification data (date of birth, gender, marital status, nationality, place of birth, photo) Consents

Additional data during or in connection with the employment relationship:

• Data relating to the employment relationship (employment contract, job-related qualifications, deputies, project data, reason for leaving, warnings/reminders (with reasons)) Data relating to qualifications (resume, certificates, data on participation in seminars (seminar name and travel dates), evaluations, references (including employment references))
• Data on IT use (login data, IT configuration (e.g., software versions/guidelines/containers)), rights and user management
• Content data on the business use of mobile devices
• Usage and traffic data of the email account
• Salary data (bank details, pay grade, salary, allowances)
• Tax data (tax class and tax ID, religious affiliation, social security number)
• Travel expenses (accounts) (overnight stays, transportation, meal expenses, etc.)
• Business trips
• Appointment data
• Working hours (working hours, on-call hours, standby hours, attendance and absence times, proportion of working hours, remaining flexitime), login data for time recording tool
• Participation in events
• Recording of annual reviews
• Duration of employment (start date, end date)
• Vacation periods
• Health data (e.g., sick notes, reintegration, degree of disability)
• Information from authorities (e.g., confirmations/certificates of good conduct)
• Pension/social security data
• Other data relating to retirement provisions
• Health suitability for certain work activities
• Insurance data (direct insurance)
• Data on legal proceedings
• Appointments
• Bank details
• Data relating to legal proceedings
• Bank details (in particular account details)
• Billing address
• Transaction information (e.g., support requests)

When you visit our website:

It is generally possible to use our website without providing personal data.

However, we would like to point out that even in this case, access data is collected and stored in the server log files. This includes the following data in particular:

• Your IP address (anonymized).

We evaluate this information in anonymized form to defend against attacks and improve our offering (processing of personal data within the scope of a balancing of interests pursuant to Art. 6 (1) (f) GDPR / Art. 4 DSG) and then delete it. The data cannot normally be traced back to you personally and is not merged with other data.

However, if there are concrete indications of illegal use, we reserve the right to evaluate the data retrospectively. When you use our mobile app «ALPINUM»:

• Account data (first name, last name, e-mail address, password, company assignment)
• Receipt and expense data (receipt images, merchant, amount, currency, receipt date, category and purpose of the expense; for mileage expenses start and destination address and kilometres driven)
• Technical usage data (IP address, time of access, device and operating system details, app version, log data)
• For details, see section 5 of this privacy policy.

4. Special information regarding data processing on our website

We generally process personal data that is transmitted in connection with your use of our website or that you provide to us in the context of an inquiry, a pre-contractual legal relationship, or a contractual relationship. In individual cases and to the extent necessary for the performance of a contract, we also process personal data that has been obtained from publicly accessible sources (e.g., commercial registers, debtor directories, the Internet) in a permissible manner or that has been lawfully transmitted to us by third parties (e.g., credit agencies).

This may include technical data relating to you (IP address, browser type), personal data (name, date of birth, legal representatives), address data (address, email address, contact person), financial data (name of account holder, IBAN, BIC), contract data (contract term, services purchased, cancellations), communication data (correspondence, email traffic), advertising data (advertising letters), and other comparable categories of personal data.

In individual cases, we will obtain your consent for specific purposes expressly designated in connection with data collection.

In these cases, data processing will be carried out exclusively on the basis of your consent. It may be that your request cannot be processed without your consent and must therefore be made dependent on it. The data will be processed exclusively for the expressly stated purpose(s).

You can revoke your consent at any time with effect for the future. The revocation has no influence on the legality of the processing up to the point of revocation.

If personal data is transferred to a third country, we comply with the data protection requirements for this by basing the data transfer on standard contractual clauses or by obtaining your consent to this in accordance with Art. 49 (1) (a) GDPR / Art. 6 (2) (b) DSG.

Data is transferred, for example, in connection with the use of Google services. Due to the use of these services, data is transferred to the United States of America.

Data is only transferred if you give us your consent.

You can find specific information about the recipient, the personal data transferred, and the purpose of the data transfer in the notes on the respective processing below.

The transfer of data poses a risk to your personal data. The United States of America does not have a level of data protection comparable to EU law (GDPR) and/or national regulations (e.g., BDSG) or sufficient guarantees to ensure an adequate level of data protection. Furthermore, due to the legal situation in the US, any shortcomings cannot be compensated for by other specific guarantees. Nevertheless, depending on the service, standard contractual clauses are sometimes used to achieve the greatest possible protection for your data. You can find out whether standard contractual clauses are used in the information on the respective services.

If you contact us by email or telephone, we will process the personal data you provide in order to respond to your inquiry. The legal basis for this is generally Art. 6 (1) (b) GDPR / Art. 4 DSG, but in exceptional cases, where there is no contractual relationship, Art. 6 (1) (f) GDPR / Art. 4 DSG, whereby the legitimate interest lies in responding to your inquiry in a proper manner. We will delete the data after your inquiry has been processed, unless there is a contractual or legal obligation to retain it.

If you send us an inquiry via our contact form, we will process the data you provide on the basis of your consent in accordance with Art. 6 (1) (a) GDPR / Art. 4 (5) DSG in order to process your inquiry. In principle, your data will be deleted after processing the inquiry, provided that there is no contractual or legal obligation to retain it. If you provide us with contractually relevant information, we will transfer it to our inventory system.

You can revoke your consent at any time with effect for the future via all contact details provided.

Our website is hosted by Vercel Inc., 340 S Lemon Ave #4133, Walnut, CA 91789, USA, and delivered via its global network. When you open a page, Vercel processes technically necessary connection data (IP address, date and time, requested address, browser and operating system, referring page) to deliver and secure the website (Art. 6 (1) (f) GDPR / Art. 31 FADP); Vercel deletes this data after a short time. Vercel sets the technically necessary cookie “__vdpl” (12 hours) so that all parts of a page are loaded from the same version after an update.

We distinguish between technically necessary cookies, which we use on the basis of our legitimate interest in a functioning website (Art. 6 (1) (f) GDPR / Art. 31 FADP), and cookies for analytics and marketing, which we use only with your consent given via the cookie banner (Art. 6 (1) (a) GDPR / Art. 6 (6) FADP). You can withdraw your consent at any time via the cookie settings at the bottom of the page or by deleting the cookies in your browser.

Our own cookies:

• “alpinum_herkunft” (30 days): stores the page through which you entered our website, the referring page and any campaign parameters in the address (e.g. utm_source, gclid). If you submit a request via the cost calculator, this origin is transmitted together with the request to our CRM so that we know how you found us. It is not shared with third parties.
• “__vdpl” (12 hours): technically necessary, see hosting.

We use the HubSpot cookie banner (HubSpot Inc., 25 First Street, Cambridge, MA 02141, USA; European contracting entity HubSpot Ireland Ltd., 1 Sir John Rogerson’s Quay, Dublin 2, Ireland) to obtain and manage your consent. Your choice is stored in the cookie “__hs_cookie_cat_pref” (6 months).

We use HubSpot as our customer relationship management system (CRM) and for forms, appointment bookings and website analytics. Data is processed in HubSpot data centres in the European Union (region EU1).

• Cost calculator: the areas, number of employees and receipt volume you select and your contact details (name, e-mail, phone, company) are stored directly in HubSpot as a contact with a note via our own interface, and a call-back task is created for our team. Purpose: preparing your quote and contacting you (Art. 6 (1) (b) GDPR / Art. 31 FADP).
• Contact form, newsletter and guide downloads: these forms are provided by HubSpot and store your details in our CRM. For the newsletter you receive a confirmation e-mail (double opt-in); you can withdraw your consent at any time via the unsubscribe link.
• Meeting scheduler: the HubSpot calendar (kontakt.alpinum-accounting.ch) is embedded on the contact page and on individual landing pages. Loading these pages establishes a connection to HubSpot; when you book, your name, e-mail and the chosen time are stored and the invitation is sent by e-mail.
• Tracking: the HubSpot script sets the cookies “hubspotutk” (6 months, unique visitor ID), “__hstc” (6 months, visit history), “__hssc” (30 minutes, session) and “__hssrc” (session), so that a later request can be attributed to your visit. Only with your consent via the cookie banner.

A data processing agreement is in place with HubSpot. More information: https://legal.hubspot.com/privacy-policy

We use Google Tag Manager (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ireland) to load the analytics and marketing services listed here, only with your consent. Google Analytics 4 (measurement ID G-PCXWMR01PM) sets the cookies “_ga” and “_ga_*” (2 years) and records which pages you open, how far you read, which sections and questions you open, whether you start the cost calculator and at which step you abandon it, and whether you click phone, e-mail or the meeting scheduler. IP addresses are not stored. Event data is retained for 14 months. Google Ads conversion tracking and remarketing set the cookies “_gcl_au” and “_gcl_aw” (3 months). Transfers to the USA are based on the EU-U.S. and Swiss-U.S. Data Privacy Framework, under which Google is certified. More information: https://policies.google.com/privacy

With your consent we also use the Meta Pixel (Meta Platforms Ireland Ltd., cookie “_fbp”, 3 months) to measure and target advertising on Facebook and Instagram; the LinkedIn Insight Tag (LinkedIn Ireland Unlimited Company, cookies “li_sugr”, “bcookie”, “lidc”, up to 1 year) for LinkedIn advertising; Microsoft Advertising Universal Event Tracking (cookies “_uetsid”, 1 day, and “_uetvid”, 13 months) and Microsoft Clarity (cookies “_clck”, 1 year, and “_clsk”, 1 day; anonymised recordings of mouse movements, clicks and scrolling with form input masked); and Hotjar (Hotjar Ltd., Malta, cookies with the prefix “_hj”, up to 1 year; heatmaps and anonymised session recordings without form input). Privacy policies: https://www.facebook.com/privacy/policy, https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy, https://privacy.microsoft.com/privacystatement, https://www.hotjar.com/legal/policies/privacy/

Via the application forms on our job pages you send us your name, contact details, message and application documents (attachments up to 4 MB). This data is delivered by e-mail via Microsoft 365 (Microsoft Ireland Operations Ltd.) to bewerbungen@alpinum-accounting.ch and used solely for the recruitment process (Art. 6 (1) (b) GDPR / Art. 31 FADP). After the process is completed we delete the documents unless you have consented to longer retention for future positions or a statutory retention obligation applies.

Fonts, images and videos are served from our own website; no Google Fonts, YouTube embeds or map services are loaded. Links to our channels on YouTube, LinkedIn, Instagram and Google are ordinary links.

Our website contains links to other external websites (Facebook, Twitter, Instagram, LinkedIn). These links are not social plugins. When you click on a link, you will be redirected to the corresponding website.

If we process your data on these external websites (e.g., by contacting us via these websites), our privacy policy applies.

In addition, the linked websites process your personal data for their own purposes. We cannot comment on the manner of processing, the purposes, or the storage period of your personal data by these providers. Please refer to the privacy policy of the respective provider for further information about the processing of your personal data by them. These can be found at:

• Facebook: Facebook Privacy Policy. Information on data use and privacy
• Instagram: Instagram Privacy Center. Use of personal data and guidelines
• Twitter: Twitter Privacy Policy. Handling of your data / Twitter Privacy Policy
• LinkedIn: LinkedIn Privacy Policy. Data protection and user data / LinkedIn Privacy Policy

5. Special information regarding the use of our mobile app («ALPINUM app»)

We provide the mobile app «ALPINUM» (the «app»). The app enables employees of our clients to capture and submit expense receipts. It is directed exclusively at companies and their employees, not at children.

Your access is set up by your employer. The respective employer is responsible for the processing of its employees‘ expense data; we process such data on the employer’s behalf as a processor (Art. 9 FADP / Art. 28 GDPR). Technical data required to operate and secure the app (section 5.2) is processed under our own responsibility, based on our legitimate interest in a secure and reliable operation (Art. 6 para. 1 sentence 1 lit. f) GDPR).

• Account data: first name, last name, e-mail address and password used for login, and your assignment to your company
• Receipt data: receipt images taken with the camera or selected from the photo library, and the details of the expense (merchant, amount, currency, date, category, purpose)
• Trip data: start and destination address, kilometres driven and purpose of the trip, where you record mileage expenses
• Automatically collected technical data: IP address, time of access, device type, operating system and app version, and technical log data (server logs); we use such data exclusively to provide, stabilise and secure the app, do not merge it into usage profiles and retain it only for as long as necessary for these purposes

The app accesses the camera when you photograph a receipt and the photo library when you select an existing receipt. Both accesses occur exclusively for the receipt you are currently capturing; the app does not search your photo library and does not read any other images. Multi-page receipts are merged into a PDF file on your device and only transmitted thereafter. You may revoke these permissions at any time in your device settings; capturing new receipts will then be limited or unavailable.

The app does not currently request location permission and does not process your device location; you enter addresses for mileage expenses yourself. Should we offer features in the future that use the device location (e.g. automatic trip capture), we will only request location permission when you activate such a feature and will update this privacy policy in advance. The app contains no advertising and no third-party analytics or tracking services; we do not track your activity across third-party apps and websites.

Your employer may revoke your access at any time. Expenses you submit are visible to the authorised persons of your company in the ALPINUM portal, including amount, date, merchant, purpose and receipt, and can be corrected or deleted there. In the app you only see your own entries.

If your access is revoked or you leave the company, you can no longer log in. Expenses already submitted remain part of your employer’s accounting records and are subject to statutory retention periods (section 8 of this privacy policy; generally ten years for accounting records). Please address requests for access, rectification or deletion of expense data primarily to your employer; you may also contact us at any time at kontakt@alpinum-accounting.ch (section 12 of this privacy policy).

You obtain the app via the Apple App Store or Google Play. When downloading and updating the app, Apple and Google process data such as your Apple ID or Google account and device identifiers under their own responsibility; the privacy notices of these providers apply.

6. Purposes of processing and legal bases

a) Employment relationship We process your personal data primarily for the proper execution of an order or an employment relationship and to comply with legal obligations. We also process your personal data in the context of a job application for the purpose of initiating an employment relationship. The legal basis for processing is § 26 (1) BDSG (Federal Data Protection Act) and Art. 6 (1) (c) GDPR / Art. 4 DSG (Data Protection Act) in conjunction with the relevant legal obligation.

b) Sensitive data Insofar as we process sensitive data within the meaning of Art. 9 (1) GDPR / Art. 3 lit. c GDPR from you, this is generally done on the basis of your consent (see point c)). In some cases, processing is necessary in order to exercise the rights arising for us or you from labor law and social security and social protection law, or to fulfill the resulting obligations, Art. 9 (2) (b) GDPR / Art. 4 DSG.

c) Consent If you give us your express consent to process your personal data for specific purposes (e.g., publication of your photograph), the respective processing is lawful on the basis of Art. 6 (1) (a) (and, where applicable, Art. 9 (2) (a)) GDPR / Art. 4 DSG. Consent is given voluntarily and can be revoked at any time with effect for the future; refusal to give consent does not entail any disadvantages for the employment relationship. You can revoke your consent at any time without giving reasons with effect for the future (see section 9 below).

d) Execution and initiation of contracts We process your personal data in the context of initiating a contractual relationship with you in order to respond to your inquiries, process your orders, and provide you with access to specific information about our offers. Furthermore, the processing of your personal data is necessary in order to be able to provide and invoice our services properly. Insofar as the processing of your personal data is necessary for the initiation or execution of a contractual relationship with us or within the framework of the implementation of pre-contractual measures, the processing is lawful on the basis of Art. 6 (1) (b) GDPR / Art. 4 DSG.

e) Legal obligation In some cases, we are subject to legal obligations that require us to process your personal data. If we process your data on the basis of such an obligation, this is done on the basis of Art. 6 (1) (c) GDPR / Art. 4 DSG.

f) Legitimate interest We also process your personal data to the extent necessary to safeguard our legitimate interests or those of third parties, provided this does not constitute an unjustified interference with your rights and interests. The legal basis for such processing is Art. 6 (1) (f) GDPR / Art. 4 DSG. The legitimate interests on the basis of which we process your data are, in particular:

For employees:

• the organization and optimization of projects and workflows,
• increasing efficiency in the areas of IT security/management, accounting, customer service, or financial planning,
• the proper fulfillment of obligations to third parties,
• increasing the attractiveness of our company (e.g., by naming a contact person),
• preventive random checks and repressive prosecution of possible violations of legal obligations and/or internal guidelines,
• the prevention and investigation of criminal offenses,
• debt collection,
• the assertion and defense of legal claims,
• the effective deletion of your data,
• the organization of events.

For customers:

• Improving our services
• Creating customized offers and products
• Marketing communication
• Preventing credit risks
• Preventing and investigating criminal offenses
• Debt collection
• Asserting and defending legal claims
• Effectively deleting your data
• Compliance with legal regulations

For applicants:

If you send us photographs or other information that is not required for the application process, this data will be stored on the basis of Art. 6 (1) (f) GDPR / Art. 4 DSG. The sole purpose of processing this data is to record your application properly and to be able to process it without distortion. In accordance with the legal requirements of the AGG, photographs will not be taken into account in the selection decision for the position.

7. Origin of personal data

We usually collect this data directly from you or we use publicly available information from public sources (such as company websites).

8. Storage period and deletion deadlines

We only process your data for as long as is necessary for the purpose for which it was collected. For customers and candidates, this is generally for the duration of our business relationship. This includes, in particular, the initiation and execution of contracts.

We generally store our employees‘ data for as long as is necessary for the performance of the employment relationship; this is initially the entire duration of your employment with us.

For the purpose of exercising and processing mutual claims arising from the employment relationship, data may be stored either until the expiry of a contractually agreed expiry clause or until the statute of limitations (usually three years from the end of the year in which the claim arose and the respective claim became known). The earlier date is always decisive in this regard.

In addition, we are subject to various statutory retention and documentation obligations, such as those arising from the German Commercial Code (HGB) or the German Fiscal Code (AO). These can range from two to ten years. In particular, we retain accounting documents (invoices, contract documents, account statements, etc.) for ten years and commercial letters and other business documents relevant for tax purposes for six years (Sections 147 AO, 257 HGB).

Finally, the storage period is also based on the statutory limitation periods, which, according to §§ 195 ff. of the German Civil Code (BGB), are generally three years, but in certain cases can be up to thirty years.

Lastly, we store your data for a short period of time to ensure effective data deletion. Our systems process a large amount of data every day. Unfortunately, it is not possible to reliably delete individual data on a specific date. Therefore, data is deleted on a regular basis as part of a special deletion concept, taking into account the above-mentioned periods. This may result in us storing your data for a short period of time beyond the above-mentioned periods. This storage is based on our legitimate interest in the effective and efficient execution of data deletion.

In the event of a successful application and subsequent employment in our company, your data required for the execution and organization of the employment relationship will be stored for the duration of the employment relationship.

9. Data transfer and recipients of your personal data

We only share your personal data within our company with the departments and individuals who need this data to fulfill contractual and legal obligations or to protect our legitimate interests. In some cases, your personal data may also be processed by service providers we use. In these cases, we usually transfer data on the basis of data processing agreements in accordance with Art. 28 GDPR / Art. 10a DSG. This ensures that the processing of personal data by our service providers is always in accordance with the provisions of the GDPR / DSG. In this case, the categories of recipients are tax advisors, lawyers, IT service providers, operators of social media channels, external company doctors, auditors, banking institutions, providers of customer management systems and software, and other recipients to whom the transfer is directly necessary for the establishment or fulfillment of a contract.

Otherwise, your data will only be transferred to other recipients outside our company if this is permitted or required by law, if the transfer is necessary for the fulfillment or execution of the contract or, at your request, for the implementation of pre-contractual measures, if we have your consent, or if we are authorized to provide information. Under these conditions, we may transfer your data to the following recipients in particular:

• Bexio AG, Alte Jonastrasse 24, 8640 Rapperswil-Jona, Switzerland
• Clockodo GmbH, Viktoriastrasse 25 A, 59425 Unna, Germany
• Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ireland (headquarters of the parent company in the USA)
• LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Place, Dublin 2, Ireland (headquarters of the parent company in the USA)
• Hubspot International Limited, 1 Sir John Rogerson’s Quay, Dublin 2 (headquarters of the parent company in the USA)
• Public authorities and institutions (e.g., public prosecutor’s office, police, supervisory authorities, tax office) in the event of a legal or official obligation.

For the operation of the app and the ALPINUM portal, we also use the following processors:

• Supabase, Inc., authentication, database and file storage; data is stored in a data centre in Zurich
• Vercel, Inc., operation of the servers for the portal and app interfaces
• Mapbox, Inc., conversion of entered addresses and distance calculation for mileage expenses
• OpenStreetMap Foundation, fallback for address conversion
• Resend, Inc., dispatch of system e-mails

All of the above process data exclusively on our behalf under data processing agreements (Art. 9 FADP / Art. 28 GDPR) and are bound to confidentiality. Only the entered address text is transmitted to Mapbox and the OpenStreetMap Foundation, no receipt or account data.

10. Transfer to third countries

Data transfer to a third country is intended. This transfer is based on the consent you have given. The recipients of the data you provide are the following companies/freelancers:

• 1Password, 4711 Yonge St, 10th Floor, Toronto, Ontario, M2N 6K8, Canada
• Amazon Web Services EMEA SARL, 38 Avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxembourg (headquarters of the parent company in the USA)
• cyon GmbH, Brunngässlein 12, 4052 Basel, Switzerland (some data is processed in the USA)
• Kontera GmbH, Bleicherweg 3, 4802 Strengelbach, Switzerland (some data is processed in the USA)
• Meta Platforms Ireland Ltd., Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Ireland (headquarters of the parent company in the USA)
• Microsoft Ireland Operations, Ltd., One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18 P521, Ireland (headquarters of the parent company in the USA)
• Use of freelancers for payroll and financial accounting in the EU and third countries (who have always signed a confidentiality agreement and are not permitted to store data locally).

If data is transferred to a third country on the basis of consent without an adequacy decision or other appropriate safeguards, the associated increased risk of data processing during the transfer must be pointed out on the basis of Art. 49 (1) (a) GDPR / Art. 6 GDPR. However, we would like to assure you that potential risks are successfully minimized thanks to the careful selection and constant review of the standards of our contractual partners. For the operation of the app and the ALPINUM portal, personal data is also transferred to service providers domiciled (or with parent companies) in the USA and the United Kingdom (in particular Supabase, Vercel, Mapbox, OpenStreetMap Foundation and Resend). We do not base these transfers on consent but on the standard contractual clauses recognised by the FDPIC (Art. 16 para. 2 lit. d FADP / Art. 46 para. 2 lit. c) GDPR), supplemented by contractual guarantees of the processors. Where a provider is certified under the Swiss–U.S. Data Privacy Framework, we additionally rely on the adequacy decision of the Swiss Federal Council.

11. Cross-border data processing due to the use of social media/website

If your data is processed via the Alpinum Accounting Group’s social media presence, this data may be transferred to a third country. This transfer is based on the consent you have given and, in some cases, on standard contractual clauses within the meaning of Art. 46 (2) (c) GDPR / Art. 6 DSG. If data is transferred to a third country on the basis of consent without an adequacy decision or other appropriate safeguards being in place, the increased risk of data processing associated with the transfer must be pointed out on the basis of Art. 49 (1) (a) GDPR / Art. 6 DSG, reference must be made to the associated increased risk of data processing in the context of the transfer (see section 2.4). However, we would like to assure you that potential risks are successfully minimized thanks to the careful selection and constant review of the standards of our contractual partners.

In these cases, the categories of recipients are operators of social media platforms such as

12. Your rights as a data subject

You have the right to obtain information about the processing of your personal data by us in accordance with Art. 15 GDPR / Art. 8 DSG, the right to rectification or erasure of your data in accordance with Art. 17 GDPR / Art. 5 & 12 DSG, the right to restriction of processing in accordance with Art. 18 GDPR / Art. 4 DSG, the right to notification pursuant to Art. 19 GDPR / Art. 8 DSG, and the right to data portability pursuant to Art. 20 GDPR / Art. 8 DSG.

If we process your personal data on the basis of your consent in accordance with Art. 6 (1) (a) GDPR / Art. 4 DSG, you have the right to revoke this consent at any time in accordance with Art. 7 GDPR. Please note that revocation only applies to the future. Processing that took place before your revocation is not affected by your revocation and remains lawful. Please note that despite your revocation, we are legally obliged to store and document certain data (see section 6 of this privacy policy).

Right to object

If your personal data is processed in accordance with Art. 6 (1) (e) or (f) GDPR to safeguard legitimate interests, you have the right under Art. 21 GDPR to object to the processing of this data at any time for reasons arising from your particular situation. We will then no longer process this personal data unless we can demonstrate compelling legitimate grounds for the processing. These must outweigh your interests, rights, and freedoms, or the processing must serve to assert, exercise, or defend legal claims.

To exercise your above-mentioned rights, simply send a letter in text form to the above address or send an email to kontakt@alpinum-accounting.ch. The respective employer is responsible for the expense data of its employees; we process such data on the employer’s behalf (see section 5). Please therefore address requests for access, rectification or deletion of expense data primarily to your employer. Statutory retention obligations (section 8 of this privacy policy) remain reserved.

13. Right to lodge a complaint

You have the right to lodge a complaint with the competent data protection authority. In Switzerland, the competent supervisory authority is: The Federal Data Protection and Information Commissioner Feldeggweg 1 CH, 3003 Bern Phone: +41 (0)58 462 43 95 Fax: +41 (0)58 465 99 96

Further information is also available at the following link: Official website of the FDPIC

14. Necessity of providing personal data

The provision of personal data for the establishment, execution, fulfillment of a contract or for the implementation of pre-contractual measures is generally neither legally nor contractually required. You are therefore not obliged to provide personal data. However, please note that this data is usually necessary for deciding on the conclusion of a contract, the fulfillment of a contract, or for pre-contractual measures.

If you do not provide us with personal data, we may not be able to make a decision within the scope of contractual measures. We recommend that you only provide personal data that is necessary for the conclusion of a contract, the fulfillment of a contract, or pre-contractual measures.

15. Automated decision-making

We do not use any processes involving fully automated decision-making in accordance with Art. 22 GDPR. Should we use such processes in individual cases, we will inform you separately and obtain your consent if this is required by law.

16. Current status and changes to this privacy policy

This privacy policy is currently valid and was last updated in August 2026.

We reserve the right to update this privacy policy as necessary to comply with legal and technical developments or in connection with the offering of new services or products. If we change our privacy policy, we will post the changes directly in this statement on our homepage and in other places we deem appropriate. We reserve the right to change this privacy policy at any time.

We are present on social media platforms and other online platforms in order to communicate with interested parties and provide information about our services. In doing so, personal data may also be processed outside Switzerland and the European Economic Area (EEA).

The general terms and conditions (GTC) and terms of use, as well as privacy policies and other provisions of the individual operators of such online platforms, also apply in each case. These provisions provide information in particular about the rights of data subjects, including, for example, the right to information.

We are jointly responsible with Meta Platforms Ireland Limited (Ireland) for our social media presence on Facebook, including the so-called Page Insights, insofar as the GDPR applies. Meta Platforms Ireland Limited is part of the Meta companies (including in the USA). Page Insights provide information about how visitors interact with our Facebook presence. We use Page Insights to make our social media presence on Facebook effective and user-friendly.

Further information on the type, scope, and purpose of data processing, information on the rights of data subjects, and the contact details of Facebook and Facebook’s data protection officer can be found in Facebook’s privacy policy. We have concluded the so-called “Supplement for Controllers” with Facebook and have thus agreed in particular that Facebook is responsible for ensuring the rights of data subjects. For the so-called Page Insights, the relevant information can be found on the “Information about Page Insights” page, including “Information about Page Insights data.”