1. Geltungsbereich
Die vorliegenden allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle gegenwärtigen und zukünftigen Dienstleistungen, welche die ALPINUM Accounting AG (ALPINUM) für ihre Kunden anbietet. Die Parteien können schriftlich von diesen AGB abweichende Regelungen treffen. Diese AGB, vorbehaltlich anderslautender schriftlicher Vereinbarungen, bilden die Vertragsgrundlage für die Erbringung von Leistungen der ALPINUM gegenüber dem Kunden.
Diese AGB können von der ALPINUM jederzeit angepasst werden. Sofern der Kunde die neuen AGB nicht innerhalb einer Frist von 14 Tagen nach Mitteilung ablehnt, gelten sie als genehmigt.
2. Umfang und Ausführung der Leistung
2.1 Allgemeines
Die ALPINUM erfüllt die Leistung sorgfältig und fachkundig im Rahmen der vom Kunden mitgeteilten Informationen, erteilten Vorgaben sowie auf der Grundlage der eigenen Erfahrung.
Die Abgrenzung der Leistungspflichten zwischen ALPINUM und dem Kunden ergibt sich – soweit für eine Leistung definiert – aus der «Aufgabenabgrenzung», die einen integrierenden Bestandteil dieser AGB bildet.
Die Instruktionen des Kunden haben in schriftlicher Form oder per E-Mail zu erfolgen. ALPINUM darf in dringenden Fällen auch ohne besondere Weisung des Kunden handeln und hat sich dabei am vermutlichen Kundeninteresse zu orientieren. In einem solchen Fall ist der Kunde unverzüglich zu informieren.
Die ALPINUM ist berechtigt, zur Durchführung des Vertrags oder einzelner Teile davon nach freiem Ermessen Gruppengesellschaften einzusetzen; sowie die gesamte oder einen Teil der Durchführung des Vertrags an (externe) Dritte zu übertragen.
2.2 Alleinige Führung der Buchhaltung
(1) Soweit ALPINUM die Führung der Finanz- oder Lohnbuchhaltung übernimmt, wird ALPINUM als alleinige Buchhalterin des Kunden tätig. ALPINUM erfasst, kontiert, stimmt ab und verbucht die Geschäftsfälle im hierfür massgeblichen Buchhaltungssystem; der Kunde räumt ALPINUM die dazu erforderlichen Super-Admin-Zugriffsrechte im Buchhaltungssystem ein.
(2) Während der Mandatsdauer nimmt der Kunde in der von ALPINUM geführten Finanzbuchhaltung keine eigenen Eingriffe vor und beauftragt hiermit auch keine Dritten; dies gilt insbesondere für das Hauptbuch, die Kontierung, Abstimmungen sowie Abschluss- und Korrekturbuchungen. Der Kunde ändert namentlich den von ALPINUM definierten Kontenplan nicht; er erstellt, ändert oder löscht keine Konten. Unberührt bleiben die dem Kunden nach der «Aufgabenabgrenzung» zugewiesenen operativen Tätigkeiten; insbesondere ist der Kunde berechtigt, im Buchhaltungssystem Rechnungen zu erstellen.
(3) Übernimmt ALPINUM die Lohnbuchhaltung, so wird diese ausschliesslich von ALPINUM geführt; ALPINUM erfasst sämtliche für die Lohnbuchhaltung relevanten Daten. Der Kunde nimmt in der Lohnbuchhaltung keine eigenen Erfassungen, Änderungen oder Buchungen vor und beauftragt hiermit auch keine Dritten; seine Pflicht zur rechtzeitigen und vollständigen Lieferung der erforderlichen Grundlagen nach Ziff. 3 bleibt vorbehalten. Die Rechtsfolgen von Eingriffen in die Finanz- oder Lohnbuchhaltung richten sich nach Ziff. 2.3.
2.3 Rechtsfolgen bei Eingriffen und mangelnder Mitwirkung
(1) Haben der Kunde oder von ihm beigezogene Dritte entgegen Ziff. 2.2 in die von ALPINUM geführte Finanz- oder Lohnbuchhaltung eingegriffen, oder erfüllt der Kunde seine Mitwirkungspflichten nach Ziff. 3 nicht rechtzeitig oder nicht vollständig, so ist ALPINUM – nach ihrer Wahl und ohne dass der Kunde daraus Ansprüche ableiten kann – berechtigt:
a) den dadurch verursachten Mehraufwand, einschliesslich einer erneuten Bearbeitung, Prüfung oder Abstimmung der Buchhaltung, nach Massgabe der «Preise für Zusatzaufwendungen» in Rechnung zu stellen;
b) termingebundene Leistungen angemessen aufzuschieben; und/oder
c) das Mandat jederzeit zu kündigen.
(2) Bei einer Kündigung nach Abs. 1 lit. c werden bereits bezahlte oder in Rechnung gestellte Honorare, insbesondere Leistungspauschalen, nicht zurückerstattet und bleiben geschuldet.
(3) Verzögerungen, Mehrkosten oder Mängel, die auf solche Eingriffe oder auf mangelnde Mitwirkung zurückzuführen sind, gehen zulasten des Kunden. Insoweit besteht keine Gewährleistung bzw. kein Nachbesserungsanspruch nach Ziff. 9; ALPINUM gerät nicht in Verzug und haftet nicht für die daraus entstehenden Folgen.
3. Mitwirkung des Kunden
Der Kunde stellt sicher, dass ALPINUM während der ganzen Vertragsdauer die erforderlichen, kompetenten und entscheidungsbefugten Ansprechpartner zur Verfügung stehen.
Der Kunde übermittelt ALPINUM die zur Erbringung der Leistungen notwendigen Informationen, Unterlagen und Freigaben unaufgefordert, vollständig und innert der von ALPINUM angesetzten oder vereinbarten Frist. Werden Belege nicht innert Frist übermittelt, so ist ALPINUM berechtigt, Buchungen ohne Beleg (und damit ohne Verbuchung der MWST) vorzunehmen. Die Übermittlung hat in der von ALPINUM bezeichneten Form und über den von ALPINUM bezeichneten Kommunikationskanal zu erfolgen. ALPINUM darf davon ausgehen, dass die gelieferten Unterlagen und Informationen richtig, vollständig und gesetzmässig sind.
Erfüllt der Kunde seine Mitwirkungspflichten nicht rechtzeitig oder nicht vollständig, richten sich die Rechtsfolgen nach Ziff. 2.3.
4. Kommunikation
Mit der Bekanntgabe einer E-Mail-Adresse oder Verwendung von irgendwelchen anderen elektronischen Kollaborationslattformen stimmt der Kunde der Kommunikation mit ALPINUM mit solchen Kommunikationsmitteln zu und er trägt sämtliche damit verbundene Risiken, wie das unrechtmässige Eindringen oder Schädigungen durch Viren oder unberechtigte Dritte. Die ALPINUM lehnt jede Haftung für Schäden im Zusammenhang mit der Verwendung von E-Mail und/oder anderen Kommunikationsmitteln sowie Kollaborationsplattformen ab.
5. Geheimhaltung
Die Parteien sind verpflichtet, alle Informationen und Daten, die sie im Rahmen der Vertragserfüllung erlangt haben vertraulich zu behandeln. Vertraulich sind besonders die finanziellen Verhältnisse des Kunden, Kundendaten, Arbeits- und Prozessabläufe. Diese Geheimhaltungspflicht besteht auch nach Beendigung des Vertragsverhältnisses vor. Die Verschwiegenheitspflicht gilt ohne Einschränkung ausser, es liege eine schriftliche oder E-Mail-Entbindung von dieser Pflicht vor oder es bestehe eine behördliche / gerichtliche Pflicht zur Offenlegung von Informationen.
6. Nutzungsrechte
Sämtliche Urheber- und Nutzungsrechte an allen durch die ALPINUM erstellten Unterlagen oder sonstigen Arbeitsergebnissen sowie dem dabei entwickelten Know-hows verbleiben bei ALPINUM.
Die ALPINUM räumt dem Kunden jeweils ein zeitlich unbefristetes, nicht ausschliessliches und nicht übertragbares Nutzungs- recht zum ausschliesslichen Eigengebrauch an den ihm überlassenen Unterlagen, Produkten und sonstigen Arbeitsergebnissen einschliesslich des jeweils dazugehörigen Know-hows ein.
ALPINUM darf den Kunden in jedem Medium als Referenz nennen. Dies umfasst auch die Nennung und Benutzung evtl. geschützter Marken, Bezeichnungen oder Logos. ALPINUM ist zur Nennung nicht verpflichtet.