Lohnbuchhaltung auslagern: vom Lohnlauf bis zum Lohnausweis

Lohnbuchhaltung auslagern: Pflichten und Fristen für Arbeitgeber

Sozialversicherungen: was vom Lohn abgeht

Auf dem massgebenden Lohn erheben AHV, IV und EO 2026 zusammen 10,6 %, je zur Hälfte (Merkblatt 2.01). Dazu kommt die Arbeitslosenversicherung mit 2,2 % bis zum Höchstlohn von CHF 148’200 im Jahr (Art. 3 AVIG, Art. 22 UVV). Ab einem Jahreslohn von mehr als CHF 22’680 ist die berufliche Vorsorge obligatorisch, versichert wird mindestens der Lohnteil von CHF 26’460 bis 90’720 (Art. 7 und Art. 8 BVG); der Arbeitgeber trägt mindestens die Hälfte (Art. 66 BVG). Gegen Unfall sind alle Mitarbeitenden obligatorisch versichert (Art. 1a UVG), ab acht Wochenstunden auch gegen Nichtberufsunfall (Art. 13 UVV); diese Prämie geht grundsätzlich zulasten der Mitarbeitenden (Art. 91 UVG). Bei Krankheit zahlt der Arbeitgeber den Lohn befristet weiter, im ersten Dienstjahr drei Wochen. Eine Krankentaggeldversicherung kann das ersetzen, wenn es schriftlich vereinbart und mindestens gleichwertig ist (Art. 324a OR). Rechtsstand 2026.

Quellensteuer, Lohnausweis und Fristen

Mitarbeitende ohne Niederlassungsbewilligung, die in der Schweiz wohnen, zahlen Quellensteuer, ausser ihr Ehegatte ist Schweizer oder niedergelassen (Art. 83 DBG). Der Arbeitgeber zieht sie ab, rechnet periodisch ab und haftet für die Entrichtung (Art. 88 DBG), und zwar nach dem Recht des Wohnsitzkantons der Mitarbeitenden (Art. 107 DBG). Neue quellensteuerpflichtige Mitarbeitende meldet er innert acht Tagen (Art. 5 QStV). Jedem Mitarbeitenden stellt er jährlich einen Lohnausweis über das ganze Kalenderjahr aus (Art. 127 DBG); was er enthält, regelt die Wegleitung Lohnausweis 2026). AHV-Beiträge sind bis CHF 200’000 Lohnsumme vierteljährlich, darüber monatlich zu zahlen, jeweils innert zehn Tagen (Art. 34 AHVV); die Jahresabrechnung folgt bis 30. Januar (Art. 36 AHVV). Die BVG-Beiträge überweist der Arbeitgeber spätestens bis Ende des ersten Monats nach dem Kalender- oder Versicherungsjahr (Art. 66 Abs. 4 BVG).

Personaldaten und Übergabe

Lohndaten zeigen Zivilstand, Kinder, Aufenthaltsstatus und Abwesenheiten; Arztzeugnisse enthalten Gesundheitsdaten und sind besonders schützenswert (Art. 5 Bst. c DSG). Der Arbeitgeber darf Personaldaten nur bearbeiten, soweit sie die Eignung betreffen oder für den Arbeitsvertrag nötig sind (Art. 328b OR). Lagert er die Lohnbuchhaltung aus, bleibt er verantwortlich und muss sich vergewissern, dass der Treuhänder die Datensicherheit gewährleistet (Art. 9 DSG). ALPINUM regelt das in der Auftragsbearbeitungsvereinbarung, die Lohnbuchhaltung und HR-Administration ausdrücklich einschliesst. Die Lohnbuchhaltung ist ein Hilfsbuch und zehn Jahre aufzubewahren (Art. 1 GeBüV, Art. 958f OR). Bei der Übergabe zählen die Jahreswerte: Der ALV-Höchstlohn ist ein Jahresbetrag, und der Lohnausweis darf grundsätzlich nicht auf mehrere Ausweise aufgeteilt werden. Der bisherige Treuhänder muss herausgeben, was er für Sie erhalten hat (Art. 400 OR).