Private Nutzung Geschäftsfahrzeug: Regeln und Steuern

Die private Nutzung eines Geschäftsfahrzeugs ist in der Schweiz eine weit verbreitete Nebenleistung, die Arbeitnehmern und Unternehmen viele Vorteile bietet. Damit alles reibungslos läuft, lohnt sich ein Blick auf die rechtlichen und steuerlichen Folgen.

Vorteile der privaten Nutzung eines Geschäftsfahrzeugs

Mobilität: Ein Geschäftsfahrzeug ermöglicht es Mitarbeitern, flexibel und effizient zu reisen, sei es für Kundentermine, Dienstreisen oder den täglichen Arbeitsweg. Dies steigert die Produktivität und verbessert die Arbeitsbedingungen.

Attraktivität als Arbeitgeber: Die Bereitstellung eines Geschäftsfahrzeugs kann ein entscheidendes Element sein, um qualifizierte Mitarbeiter anzuziehen und langfristig an das Unternehmen zu binden. Es ist ein attraktiver Anreiz, der die Arbeitszufriedenheit erhöhen kann.

Kosteneinsparungen für Arbeitnehmer: Durch die private Nutzung eines Geschäftsfahrzeugs können Arbeitnehmer persönliche Fahrzeuge und die damit verbundenen Kosten (Wartung, Versicherung, Treibstoff, usw.) einsparen.

Regelungen für die private Nutzung von Geschäftsfahrzeugen

Für die Bewertung der privaten Nutzung gilt seit 2022 schweizweit dieselbe Pauschale (Art. 5a Berufskostenverordnung). Kantonal unterschiedlich ist vor allem der Umgang mit Luxusfahrzeugen. Hier sind einige allgemeine Punkte, die berücksichtigt werden sollten:

Vertragliche Vereinbarungen: Es ist ratsam, klare vertragliche Vereinbarungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer über die private Nutzung des Geschäftsfahrzeugs zu treffen. Diese Vereinbarungen sollten die Nutzungsdauer, die Kilometerbegrenzung und mögliche Kosten für den Arbeitnehmer abdecken.

Steuern: Die private Nutzung eines Geschäftsfahrzeugs kann steuerliche Auswirkungen haben. Die private Nutzung des Fahrzeugs gehört beim Arbeitnehmer zum steuerbaren Einkommen und wird im Lohnausweis ausgewiesen.

Die Berechnung des Privatanteils

Der Privatanteil bezieht sich auf die Nutzung eines Firmenwagens oder eines Fahrzeugs, das dem Unternehmen gehört, für private Zwecke durch den Arbeitnehmer. Dieser Privatanteil hat steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Konsequenzen, da er als geldwerter Vorteil betrachtet wird und als steuerpflichtiges Einkommen angesehen wird.
Die Berechnung des Privatanteils kann unterschiedlich erfolgen, je nach den gesetzlichen Bestimmungen und den Vereinbarungen zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Es gibt zwei Methoden zur Berechnung des Privatanteils:

Pauschale Methode: Hier wird ein Prozentsatz des Kaufpreises des Fahrzeugs angenommen.
Pauschal gelten 0,9 % des Kaufpreises pro Monat als Einkommen, also 10,8 % im Jahr (Art. 5a Berufskostenverordnung).

Beispiel: Stellt ein Unternehmen einem Arbeitnehmer einen Firmenwagen mit einem Kaufpreis ohne Mehrwertsteuer von CHF 40'000 zur Verfügung, beträgt der Privatanteil CHF 40'000 × 0,009 = CHF 360 pro Monat oder CHF 4'320 im Jahr.

Massgebend ist der Kaufpreis inklusive Sonderausstattungen ohne Mehrwertsteuer; mindestens gelten CHF 150 pro Monat, wenn der Kaufpreis unter CHF 16'667 liegt (Wegleitung zum Lohnausweis, Rz 21).

Effektive Methode: Hier werden die tatsächlichen privaten Kilometer, die mit dem Fahrzeug gefahren wurden, erfasst und mit einem festgelegten Satz multipliziert, um den Privatanteil zu berechnen. Diese Methode erfordert die genaue Führung eines Fahrtenbuchs, um die privaten und geschäftlichen Fahrten zu dokumentieren.
Die Berechnung des privaten Anteils erfolgt mit einem Kilometeransatz für jeden tatsächlich privat gefahrenen Kilometer.

Beispiel: Angenommen, ein Unternehmen stellt einem Arbeitnehmer einen Firmenwagen zur Verfügung. Der Arbeitnehmer führt ein genaues Fahrtenbuch, um die tatsächlichen privaten und geschäftlichen Kilometer zu dokumentieren. Der Arbeitnehmer gibt die privaten Kilometer monatlich an den Arbeitgeber weiter, um den Privatanteil zu berechnen.
Legt er im Kalenderjahr insgesamt 10'000 Kilometer privat mit dem Firmenwagen zurück, beträgt der jährliche Privatanteil 10'000 km × CHF 0.75 = CHF 7'500 (Kilometeransatz wie im Beispiel der Wegleitung zum Lohnausweis, Rz 23).

Wenn Sie Ihr Fahrzeug häufig nutzen und dabei meist kurze Strecken zurücklegen, empfehlen wir die Anwendung der Pauschalregelung. In solchen Fällen kann die Führung eines Fahrtenbuchs als zu zeitaufwendig erscheinen, ohne dass dadurch ein signifikanter finanzieller Vorteil erzielt werden kann.

Mehrwertsteuer auf den Privatanteil

Der Arbeitgeber hat die Verpflichtung, den privaten Anteil nicht nur als Vorteil im Gehalt auszuweisen und die entsprechenden Sozialversicherungsbeiträge zu leisten, sondern diesen auch als Betrag für die Mehrwertsteuer anzugeben.

Arbeitsweg in der privaten Steuererklärung

Wenn gemäss der Vereinbarung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber die Kosten für den Arbeitsweg nicht vom Arbeitnehmer erstattet werden, sollte der Arbeitgeber auf dem Lohnausweis das Feld F (unentgeltliche Beförderung zwischen Wohn- und Arbeitsort) ankreuzen.

Durch die Übernahme der Kosten für die Arbeitswege durch den Arbeitgeber ist es nicht mehr möglich, diese Ausgaben in der privaten Steuererklärung abzuziehen.

Privat- oder Geschäftsfahrzeug für Einzelunternehmen

Je nachdem, wie ein Einzelunternehmer oder Selbstständiger sein Auto hauptsächlich nutzt, wird es entweder als persönliches Fahrzeug oder als Geschäftsfahrzeug klassifiziert. Falls der Einzelunternehmer mehr als die Hälfte seiner gefahrenen Kilometer geschäftlich zurücklegt, wird das Auto als «Firmenfahrzeug» betrachtet und dementsprechend als Bestandteil seines unternehmerischen Vermögens erfasst.

Diese Unterscheidung hat zur Folge, dass bei einem Firmenfahrzeug der private Anteil berechnet und dokumentiert werden muss. Wenn es sich hingegen um ein privates Fahrzeug handelt, sollten eine angemessene Vergütung und der Abzug von Fahrtkosten für geschäftliche Zwecke berücksichtigt werden.

Luxusfahrzeuge: Praxis der Kantone

Luxusfahrzeuge behandeln die kantonalen Steuerverwaltungen bei der Bewertung in der Finanzbuchhaltung besonders. Zwei Praxen sind belegt.

Appenzell Ausserrhoden: Die Steuerverwaltung anerkannte bei einem Kaufpreis von CHF 143'000 Abschreibungen nur auf CHF 100'000 und rechnete den Privatanteil auf diesem Wert auf; das Bundesgericht hat diese Praxis geschützt (Urteil 2C_697/2014). Beispiel aus dem Urteil: Statt der verbuchten CHF 143'000 × 0,4 = CHF 57'200 anerkannte die Steuerverwaltung nur CHF 100'000 × 0,4 = CHF 40'000 als Abschreibung (Urteil 2C_697/2014).

Zürich: Beim mitarbeitenden Hauptgesellschafter einer Kapitalgesellschaft und bei Selbständigerwerbenden gelten im Kanton Zürich Fahrzeuge über CHF 120'000 ohne Mehrwertsteuer grundsätzlich als Luxusfahrzeuge (Weisung ZStB 17.1, B.I.2 und B.II.2). Beim Hauptgesellschafter steigt der Privatanteil gestaffelt von 12,0 % bis 16,0 % bei CHF 260'000; im Lohnausweis werden auch dann 10,8 % deklariert, und der Luxusanteil darüber wird ihm in Rechnung gestellt oder seinem Kontokorrent belastet (Weisung ZStB 17.1, B.I.2). Für gewöhnliche Arbeitnehmende bleibt es bei 0,9 % des Kaufpreises pro Monat, auch bei einem teuren Fahrzeug (Weisung ZStB 17.1, B.I.1).

Was heisst das für Ihren Firmenwagen?

Halten Sie im Arbeitsvertrag oder in einem Fahrzeugreglement fest, ob die Pauschale oder ein Fahrtenbuch gilt, und erfassen Sie den Privatanteil jeden Monat in der Lohnabrechnung. Bei einem teuren Fahrzeug klären Sie vor dem Kauf die Praxis Ihres Kantons ab. Wenn Sie Ihre Buchhaltung auslagern, berechnen wir den Privatanteil Ihrer Geschäftsfahrzeuge und erfassen ihn korrekt in Buchhaltung, Lohnausweis und Mehrwertsteuerabrechnung.

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Inhaltsverzeichnis

• Vorteile der privaten Nutzung eines Geschäftsfahrzeugs
• Regelungen für die private Nutzung von Geschäftsfahrzeugen
• Die Berechnung des Privatanteils
• Privat- oder Geschäftsfahrzeug für Einzelunternehmen
• Luxusfahrzeuge: Praxis der Kantone

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