Treuhänder für HR-Beratung und Outplacement

Buchhaltung, MWST und Lohn für HR-Beratungen: die Besonderheiten (Stand 2026)

Mandate, Pauschalen und Erfolgshonorare abgrenzen

Art. 958b Abs. 1 OR verlangt, dass Aufwände und Erträge zeitlich und sachlich abgegrenzt werden. Für eine HR-Beratung heisst das: Ein Outplacement-Programm, das im Herbst startet und zu Beginn pauschal fakturiert wird, ist per Bilanzstichtag nur im Umfang der erbrachten Beratung Ertrag; der Rest steht als erhaltene Anzahlung in der Bilanz. Rekrutierungsmandate folgen in der Regel dem Mäklervertrag: Der Lohn ist verdient, sobald der Vertrag infolge der Vermittlung zustande gekommen ist (Art. 413 Abs. 1 OR). Lassen Garantiezusagen einen Mittelabfluss erwarten, ist eine Rückstellung zu bilden; für regelmässig anfallende Garantieverpflichtungen ist sie ausdrücklich zulässig (Art. 960e Abs. 2 und 3 OR). Wer regelmässig und gegen Entgelt Stellensuchende und Arbeitgeber zusammenführt, braucht zudem eine Betriebsbewilligung des kantonalen Arbeitsamtes (Art. 2 Abs. 1 AVG).

MWST: Beratung, Seminare und Saldosteuersatz

HR-Beratung ist eine Dienstleistung zum Normalsatz von 8,1 % (Art. 25 Abs. 1 MWSTG). Die ESTV zählt eine für Dritte gegen Entgelt ausgeführte Karriereberatung ausdrücklich zu den steuerbaren Beratungsleistungen (MWST-Branchen-Info 20, Ziff. 2.1.1); darunter fällt typischerweise auch Outplacement im Auftrag des Arbeitgebers. Anders kann ein Bewerbungs- oder Führungsseminar mit festem Programm und überprüfbaren Lernzielen beurteilt werden: Kurse und andere Veranstaltungen bildender Art sind nach Art. 21 Abs. 2 Ziff. 11 MWSTG von der Steuer ausgenommen. Verbindet ein Vertrag beides, entscheidet das in erster Linie verfolgte Ziel (Art. 19 Abs. 3 MWSTG). Für Unternehmensberatung und für die Vermittlung von Personal legt die ESTV einen Saldosteuersatz von je 6,2 % fest, zulässig bis CHF 5’024’000 Umsatz und CHF 108’000 Steuer (Art. 37 Abs. 1 MWSTG). Mit dieser Methode ist eine freiwillige Versteuerung ausgenommener Seminare ausgeschlossen.

Freelancer, Bezugsteuer und Lohn des eigenen Teams

Ob ein Coach oder eine Trainerin für Ihre Beratung selbständig arbeitet, beurteilt die Ausgleichskasse im Einzelfall und je Tätigkeit; massgebend sind die wirtschaftlichen Verhältnisse, nicht der Vertrag (AHV-Merkblatt 2.02, Stand 1. Januar 2026). Für Selbständigkeit sprechen ein Auftritt mit eigenem Firmennamen, eigene Betriebsmittel, eine frei gewählte Arbeitsorganisation und mehrere Auftraggeber. Sonst ist das Honorar massgebender Lohn (Art. 5 Abs. 2 AHVG); der Arbeitgeber zieht die Beiträge bei jeder Lohnzahlung ab und entrichtet sie mit seinem Anteil (Art. 14 Abs. 1 AHVG). AHV, IV und EO betragen 2026 zusammen 10,6 % des Lohns, je zur Hälfte (AHV-Merkblatt 2.01). Honorare von Freelancern mit Sitz im Ausland, die nicht im MWST-Register eingetragen sind, unterliegen bei Ihrer steuerpflichtigen Firma der Bezugsteuer (Art. 45 MWSTG).