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Finanzbuchhaltung

Bilanz Rückstellungen und Buchungssatz Rückstellungen

By 27. Dezember 2023Februar 20th, 2024No Comments

Viele Unternehmen streben nach einer legalen Möglichkeit, ihre Steuerlast langfristig zu optimieren. In diesem Kontext spielt die Buchung von Rückstellungen eine wichtige Rolle. Sie sind ein wichtiger Bestandteil der Rechnungslegung und Finanzplanung für Unternehmen in der Schweiz sind.

Rückstellungen sind finanzielle Verpflichtungen oder Risiken, deren genaue Höhe oder Zeitpunkt der Erfüllung unsicher ist. Sie sind auf der Passivseite der Bilanz auszuweisen.

Voraussetzungen für die Bildung von Rückstellungen

Folgende Voraussetzungen müssen für die Bildung kumulativ erfüllt sein:

  •  Verpflichtung ist faktisch oder rechtlich vereinbart
  • Verpflichtung basiert auf einem Ereignis in der Vergangenheit (vor dem Bilanzstichtag)
  • Wahrscheinlichkeit des Eintritts ist über 50 %
  • Höhe und/oder Fälligkeit ungewiss, aber zuverlässig schätzbar
  • Betrag ist wesentlich.

Verschiedene Arten von Rückstellungen

Am häufigsten werden folgende Arten gebildet:

  • Steuerrückstellungen
  • Garantien und Gewährleistungen
  • Abnahme- oder Lieferungsverpflichtung
  • Rechtsstreitigkeiten
  • Verpflichtungen im Personalbereich
  • Restrukturierung
  • Grosse Reparaturen
  • Forschung und Entwicklung

Beispiel bei Garantiefällen: Ungewisse Verbindlichkeiten

Ein Online-Shop für Sportwaren gewährt auf jedes verkaufte Produkt eine Garantie von zwei Jahren. Historisch gesehen müssen 5% der verkauften Produkte während der Garantiezeit repariert oder ersetzt werden. Angenommen, das Unternehmen hat im aktuellen Geschäftsjahr Produkte im Wert von CHF 500´000 verkauft.
Um eine Garantierückstellung zu bilden, würde das Unternehmen den entsprechenden Prozentsatz von den Gesamtverkäufen als erwartete Garantiekosten berechnen.
Garantierückstellung = Verkaufserlöse * Prozentsatz für erwartete Garantiekosten

Garantierückstellung = CHF 500´000 * 5%= CHF 25´000

Beispiel bei Gerichtskosten: Sonstige Rückstellungen

Sind Gerichtsprozesse hängig, können Unternehmen auf den ungünstigsten der wahrscheinlichen Prozessausgänge abstellen. Sie können für die strittige Forderung, Prozesskosten und Anwaltskosten eine Rückstellung bilden. Die blosse Drohungen einer Gegenpartei bezüglich einer Klageerhebung ist jedoch noch nicht ausreichend. Erst eine Klage mit der Wahrscheinlichkeit eines drohendes Verlustes erlaubt die entsprechende Bildung.

Höhe der Rückstellung?

Grundsätzlich kann ein Unternehmen beliebige Rücklagen bilden, die geschäftsmässig begründet sind. Eine Unternehmung muss die Grundlage der Berechnung im Anhang der Jahresrechnung offenlegen. Dies erlaubt es der Steuerbehörde die Begründetheit oder Berechtigung gemäss der Art des Geschäftes zu überprüfen.

Folgende Aufwendungen werden in der Regel nicht als Rückstellung anerkannt:

  • künftige aktivierungspflichtige Anschaffungen,
  • Aufwendungen, die erst in künftigen Rechnungsperioden verursacht werden,
  • das allgemeine wirtschaftliche Risiko als Unternehmer

Von dieser Regel gibt es Ausnahmen wie beispielsweise Forschungs- und Entwicklungskosten, oder betriebliche Restrukturierungen.

Praxis Tipp: Bildung von Pauschalrückstellungen

Für gewisse Rückstellungsarten sind auch Pauschalrückstellungen zulässig, die ohne Begründung anerkannt werden. Je nach Kanton oder Branche können sich die Pauschalsätze unterscheiden. Es müssen daher in diesem Fall die kantonalen Bestimmungen beachtet werden.
Der Kanton Zug lässt z.B. im Baugewerbe für Werkverträge eine Garantierückstellung von 5% des Jahresumsatzes mit Dritten zu. Dienstleistungs- und Beratungsunternehmen können für Haftungsrisiken eine pauschale Rückstellung von 2 % des aktuellen Jahresumsatzes mit Dritten bilden. Wurde eine Versicherung abgeschlossen, kann die Rückstellung für Haftungsfälle höchstens im Umfang des zu tragenden Selbstbehalts gebildet werden.

Wie werden Rückstellungen gebildet? Rückstellungen buchen:

Im Allgemeinen werden die Rückstellungen in der Buchhaltung wie folgt gebildet:
6790 -Übriger Betriebsaufwand

2630* – Rückstellung für Garantiearbeiten

CHF 25´000 – Bildung Garantierückstellung GJ 1

Soll
Haben
Betrag, CHF
Buchungstext
6790
2630*
25´000
Bildung Garantierückstellung GJ 1
Übriger Betriebsaufwand
Rückstellung für Garantiearbeiten
*Im Beispiel wurde die Garantie für 2 Jahre gewährt, deswegen eine langfristige Rückstellung verwendet wurde (Konten 26XX). Sollte die Garantie nur ein Jahr gelten, sollte ein Konto 23XX genommen werden.
Im zweiten Jahr wurden die garantiepflichtigen Produkte im Wert von CHF 600´000 verkauft. Der neue Wert der Garantierückstellungen ist.
Garantierückstellung = CHF 600´000 * 5%= CHF 30´000
Auf dem Konto 2630 befinden sich bereits CHF 25´000, deswegen muss man nur eine Korrekturbuchung für die Differenz machen.
6790 -Übriger Betriebsaufwand

2630 – Rückstellung für Garantiearbeiten

CHF 5´000 – Bildung Garantierückstellung GJ 2

Soll
Haben
Betrag, CHF
Buchungstext
6790
2630
5´000
Bildung Garantierückstellung GJ 2
Übriger Betriebsaufwand
Rückstellung für Garantiearbeiten
Im dritten Jahr wurden die garantiepflichtigen Produkte im Wert von CHF 300´000 verkauft. Der neue Wert der Garantierückstellungen ist.
Garantierückstellung = CHF 300´000 * 5%= CHF 15´000
Der Saldo des Kontos 2630 beträgt CHF 30´000 und muss bis auf CHF 15`000 reduziert werden.
2630 – Rückstellung für Garantiearbeiten

8510 – Ausserordentlicher Ertrag

CHF 15´000 – Bildung Garantierückstellung GJ 3

Soll
Haben
Betrag, CHF
Buchungstext
2630
8510
15´000
Bildung Garantierückstellung GJ 3
Rückstellung für Garantiearbeiten
Ausserordentlicher Ertrag

Auflösung der Rückstellung

Die Garantierückstellungen sind aufzulösen, wenn der Grund für ihre Bildung weggefallen ist. Dies ist insbesondere der Fall, wenn Grund und Höhe der Verpflichtung gewiss sind. Mit Verweis auf unser Beispiel 1 trifft dies zu, wenn die Garantieforderung nicht zustande kommt. Mit Verweis auf Beispiel 2, wenn die Prozessrückstellung nicht vollständig aufgebraucht wird.
In diesem Fall wird die Rückstellung aufgelöst und die exakte Verbindlichkeit ausgewiesen.

Rückstellungen vs. Rechnungsabgrenzungen

Rückstellungen unterscheiden sich von den passiven Rechnungsabgrenzungen, obwohl dieser Unterschied oft gering ist. Umgangssprachlich wird oft von Rückstellungen gesprochen, auch wenn es sich im Wesen um zeitliche oder sachliche Abgrenzungen handelt.
Passive Rechnungsabgrenzungen werden vorgenommen, um den korrekten Periodenerfolg auszuweisen. Auch wenn eine Rechnung noch nicht vorliegt, ist die Höhe der Verpflichtung ohne weiteres abschätzbar und die Verpflichtung ist im Normalfall unbestritten. Beispiele dafür sind die Rechnungen der Revisionsstelle oder Jahresabschlusskosten.
Im Gegensatz dazu sind bei Rückstellungen die Fälligkeit und der Mittelabfluss ungewiss und der Betrag kann nur geschätzt werden.
In der Praxis werde oft kurzfristige Rückstellungen unter den Transitorischen Passiven gebucht. Mehr zu diesen Thema mit Schwerpunkt Kanton Zürich finden sie hier.

Beispiel

Ein Unternehmen erwartet, dass die Kosten für die Jahresabschlusserstellung etwa CHF 3´000 betragen. Die Treuhandfirma stellt in Rechnung effektiv geleistete Stunden, deswegen ist der genaue Betrag auf Basis der Vorjahren geschätzt.
Buchungssatz:
6550 – Buchführungsaufwand

2300 – Passive Rechnungsabgrenzung

CHF 3´000 – Jahresabschlusserstellung

Soll
Haben
Betrag, CHF
Buchungstext
6550
2300
3´000
Jahresabschlusserstellung
Buchführung-saufwand
Passive Rechnungsabgrenzung

Fazit

Zusammenfassend ist festzuhalten, dass Rückstellungen einen wesentlichen Bestandteil der finanziellen Planung darstellen, um zukünftige Verpflichtungen abzudecken. Angesichts der Komplexität dieses Themas empfiehlt es sich dringend, einen Treuhänder hinzuzuziehen. Ein erfahrener Fachmann gewährleistet einerseits die korrekte Handhabung von Rückstellungen. Andererseits trägt er auch dazu bei, potenzielle Risiken zu minimieren und die finanzielle Integrität des Unternehmens zu stärken.

Die Experten der Alpinum Accounting stehen Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung.

Yves Maurer

Yves Maurer, Geschäftsführer

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