Bilanz Rückstellungen und Buchungssatz Rückstellungen

Viele Unternehmen streben nach einer legalen Möglichkeit, ihre Steuerlast langfristig zu optimieren. In diesem Kontext spielt die Buchung von Rückstellungen eine wichtige Rolle. Sie sind ein wichtiger Bestandteil der Rechnungslegung und Finanzplanung für Unternehmen in der Schweiz.

Rückstellungen sind finanzielle Verpflichtungen oder Risiken, deren genaue Höhe oder Zeitpunkt der Erfüllung unsicher ist. Sie sind auf der Passivseite der Bilanz auszuweisen.

Voraussetzungen für die Bildung von Rückstellungen

Folgende Voraussetzungen müssen für die Bildung kumulativ erfüllt sein:

• Verpflichtung ist faktisch oder rechtlich vereinbart
• Verpflichtung basiert auf einem Ereignis in der Vergangenheit (vor dem Bilanzstichtag)
• ein Mittelabfluss in künftigen Geschäftsjahren ist zu erwarten (Art. 960e Abs. 2 OR); in der Praxis gilt oft als Richtwert, dass er wahrscheinlicher ist als sein Ausbleiben
• Höhe und/oder Fälligkeit ungewiss, aber zuverlässig schätzbar
• Betrag ist wesentlich.

Verschiedene Arten von Rückstellungen

Am häufigsten werden folgende Arten gebildet:

• Steuerrückstellungen
• Garantien und Gewährleistungen
• Abnahme- oder Lieferungsverpflichtung
• Rechtsstreitigkeiten
• Verpflichtungen im Personalbereich
• Restrukturierung
• Grosse Reparaturen
• Forschung und Entwicklung

Beispiel bei Garantiefällen: Ungewisse Verbindlichkeiten

Beispiel: Ein Online-Shop für Sportwaren gewährt auf jedes verkaufte Produkt eine Garantie von zwei Jahren. Aus Erfahrung weiss er, welcher Anteil der verkauften Produkte während der Garantiezeit repariert oder ersetzt werden muss; diese Garantiequote setzt er in diesem Beispiel mit fünf Prozent an. Im aktuellen Geschäftsjahr verkauft er Produkte im Wert von CHF 500’000. Die Garantierückstellung berechnet er als Verkaufserlös × Garantiequote, also CHF 500’000 × Garantiequote = CHF 25’000.

Beispiel bei Gerichtskosten: Sonstige Rückstellungen

Sind Gerichtsprozesse hängig, können Unternehmen auf den ungünstigsten der wahrscheinlichen Prozessausgänge abstellen. Sie können für die strittige Forderung, Prozesskosten und Anwaltskosten eine Rückstellung bilden. Die blosse Drohung einer Gegenpartei mit einer Klage reicht jedoch noch nicht aus. Erst eine Klage mit der Wahrscheinlichkeit eines drohenden Verlustes erlaubt die entsprechende Bildung.

Höhe der Rückstellung

Handelsrechtlich bilden Sie die voraussichtlich erforderlichen Rückstellungen, wenn vergangene Ereignisse einen Mittelabfluss erwarten lassen (Art. 960e Abs. 2 OR). Steuerlich anerkannt werden nur geschäftsmässig begründete Rückstellungen (Art. 63 DBG). Legen Sie die Berechnung jeder Rückstellung deshalb nachvollziehbar ab; so kann die Steuerbehörde prüfen, ob sie nach der Art des Geschäftes begründet ist.

Folgende Aufwendungen werden in der Regel nicht als Rückstellung anerkannt:

• künftige aktivierungspflichtige Anschaffungen,
• Aufwendungen, die erst in künftigen Rechnungsperioden verursacht werden,
• das allgemeine wirtschaftliche Risiko als Unternehmer

Von dieser Regel gibt es Ausnahmen wie beispielsweise Forschungs- und Entwicklungskosten, oder betriebliche Restrukturierungen.

Praxis Tipp: Bildung von Pauschalrückstellungen

• Für gewisse Rückstellungsarten sind auch Pauschalrückstellungen zulässig, die ohne Begründung anerkannt werden. Je nach Kanton oder Branche können sich die Pauschalsätze unterscheiden. Es müssen daher in diesem Fall die kantonalen Bestimmungen beachtet werden.
• Der Kanton Zug lässt in seinem Steuerbuch pauschale Garantierückstellungen zu, deren Satz sich nach der Branche richtet. Dienstleistungs- und Beratungsunternehmen können für Haftungsrisiken eine pauschale Rückstellung von 2 % des aktuellen Jahresumsatzes mit Dritten bilden. Wurde eine Versicherung abgeschlossen, kann die Rückstellung für Haftungsfälle höchstens im Umfang des zu tragenden Selbstbehalts gebildet werden.

Rückstellungen buchen: So werden sie gebildet

Im Allgemeinen werden die Rückstellungen in der Buchhaltung wie folgt gebildet. Beispiel: Der Online-Shop aus dem Garantiebeispiel verkauft im zweiten Jahr Produkte mit Garantie für CHF 600’000, im dritten Jahr für CHF 300’000. Die Tabelle zeigt die Buchungen der drei Geschäftsjahre.

Geschäftsjahr	Soll	Haben	Betrag im Beispiel	Buchungstext
GJ 1	6790 Übriger Betriebsaufwand	2630 Rückstellung für Garantiearbeiten	CHF 500’000 × Garantiequote = CHF 25’000	Bildung Garantierückstellung GJ 1
GJ 2	6790 Übriger Betriebsaufwand	2630 Rückstellung für Garantiearbeiten	CHF 30’000 − CHF 25’000 = CHF 5’000	Erhöhung Garantierückstellung GJ 2
GJ 3	2630 Rückstellung für Garantiearbeiten	8510 Ausserordentlicher Ertrag	CHF 30’000 − CHF 15’000 = CHF 15’000	Auflösung Garantierückstellung GJ 3

• Weil die Garantie im Beispiel zwei Jahre gilt, wird eine langfristige Rückstellung verwendet (Konten 26XX). Sollte die Garantie nur ein Jahr gelten, wird ein Konto 23XX genommen.
• Im zweiten Jahr steigt der Bedarf auf CHF 600’000 × Garantiequote = CHF 30’000. Weil auf dem Konto 2630 bereits der Betrag aus dem ersten Jahr steht, wird nur die Differenz nachgebucht.
• Im dritten Jahr sinkt der Bedarf auf CHF 300’000 × Garantiequote = CHF 15’000. Der nicht mehr benötigte Teil wird über den Ertrag aufgelöst.

Auflösung der Rückstellung

Die Garantierückstellungen sind aufzulösen, wenn der Grund für ihre Bildung weggefallen ist. Dies ist insbesondere der Fall, wenn Grund und Höhe der Verpflichtung gewiss sind. Mit Verweis auf unser Beispiel 1 trifft dies zu, wenn die Garantieforderung nicht zustande kommt. Mit Verweis auf Beispiel 2, wenn die Prozessrückstellung nicht vollständig aufgebraucht wird.
In diesem Fall wird die Rückstellung aufgelöst und die exakte Verbindlichkeit ausgewiesen.

Rückstellungen vs. Rechnungsabgrenzungen

Rückstellungen unterscheiden sich von den passiven Rechnungsabgrenzungen, obwohl dieser Unterschied oft gering ist. Umgangssprachlich wird oft von Rückstellungen gesprochen, auch wenn es sich im Wesen um zeitliche oder sachliche Abgrenzungen handelt.

Passive Rechnungsabgrenzungen werden vorgenommen, um den korrekten Periodenerfolg auszuweisen. Auch wenn eine Rechnung noch nicht vorliegt, ist die Höhe der Verpflichtung ohne Weiteres abschätzbar und die Verpflichtung ist im Normalfall unbestritten. Beispiele dafür sind die Rechnungen der Revisionsstelle oder Jahresabschlusskosten. Im Gegensatz dazu sind bei Rückstellungen die Fälligkeit und der Mittelabfluss ungewiss und der Betrag kann nur geschätzt werden. In der Praxis werden oft kurzfristige Rückstellungen unter den transitorischen Passiven gebucht.

Beispiel: Ein Unternehmen erwartet, dass die Kosten für die Jahresabschlusserstellung etwa CHF 3’000 betragen. Die Treuhandfirma stellt effektiv geleistete Stunden in Rechnung, deshalb ist der genaue Betrag auf Basis der Vorjahre geschätzt. Gebucht wird im Beispiel «6550 Buchführungsaufwand an 2300 Passive Rechnungsabgrenzung» mit CHF 3’000 und dem Buchungstext «Jahresabschlusserstellung». Damit Sie diesen Betrag sicher planen können, erklären wir auf einer eigenen Seite, wovon es abhängt, was ein Jahresabschluss kostet.

Checkliste für Ihre Rückstellungen

Halten Sie während des Jahres fest, welche Garantiefälle, Rechtsstreitigkeiten oder Steuern noch offen sind, und legen Sie die Berechnung jeder Rückstellung nachvollziehbar ab. Prüfen Sie beim Abschluss, ob bestehende Rückstellungen noch begründet sind, denn steuerlich werden nicht mehr begründete Rückstellungen dem Gewinn zugerechnet (Art. 63 Abs. 2 DBG). Grenzen Sie Rückstellungen dabei sauber von den transitorischen Rechnungsabgrenzungen ab. Wenn ALPINUM Ihren Jahresabschluss erstellt, stimmen wir die Rückstellungen nach Obligationenrecht und Steuerrecht aufeinander ab.

Weitere interessante Artikel zum Thema finden Sie hier:

• Transitorische Rechnungsabgrenzung: Zeitliche Verteilung von Ausgaben und Einnahmen
• Delkredere: Wie viel Prozent in der Schweiz
• Jahresabschluss selber machen, so geht es

Inhaltsverzeichnis

• Voraussetzungen für die Bildung von Rückstellungen
• Verschiedene Arten von Rückstellungen
• Beispiel bei Garantiefällen: Ungewisse Verbindlichkeiten
• Beispiel bei Gerichtskosten: Sonstige Rückstellungen
• Höhe der Rückstellung
• Praxis Tipp: Bildung von Pauschalrückstellungen
• Rückstellungen buchen: So werden sie gebildet
• Auflösung der Rückstellung
• Rückstellungen vs. Rechnungsabgrenzungen
• Checkliste für Ihre Rückstellungen

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