Treuhänder für Personalvermittlung und Executive Search

Buchhaltung, MWST und Lohn in der Personalvermittlung: die Besonderheiten (Stand 2026)

Wann das Honorar Ertrag ist: Mäklerlohn, Retainer, Garantie

Die Personalvermittlung folgt in der Regel dem Mäklervertrag (Art. 412 OR). Nach Art. 413 Abs. 1 OR ist der Mäklerlohn verdient, sobald der Vertrag infolge des Nachweises oder der Vermittlung zustande gekommen ist. Für Contingency-Mandate ist damit der Vertragsschluss der massgebende Zeitpunkt, für Retainer gelten die vertraglich vereinbarten Tranchen. Art. 958b OR verlangt die zeitliche Abgrenzung; ein Ertrag gehört ins Jahr der Leistung, nicht der Zahlung. Lassen vergangene Ereignisse einen Mittelabfluss erwarten, etwa eine Rückerstattung aus einer Garantie, ist nach Art. 960e Abs. 2 OR eine Rückstellung zu bilden; für regelmässig anfallende Garantieverpflichtungen ist sie nach Abs. 3 ausdrücklich zulässig. Zweifelhafte Forderungen werden nach Art. 960a Abs. 3 OR wertberichtigt.

MWST: Rechnungsstellung, Korrekturen, ausländische Auftraggeber

Rechnen Sie nach vereinbarten Entgelten ab, entsteht die Umsatzsteuerschuld mit der Rechnungsstellung (Art. 40 Abs. 2 MWSTG), also unabhängig davon, ob der Kunde bezahlt. Auf Antrag gestattet die ESTV die Abrechnung nach vereinnahmten Entgelten (Art. 39 Abs. 2 MWSTG); bei wenigen, hohen Rechnungen kann das die Liquidität schonen. Wird ein Entgelt nachträglich korrigiert, etwa durch Rückerstattung oder Debitorenverlust, ist die Steuer im Zeitpunkt der Korrektur anzupassen (Art. 41 Abs. 1 MWSTG). Vermitteln Sie für ein Unternehmen mit Sitz im Ausland, liegt der Ort der Dienstleistung grundsätzlich bei diesem (Art. 8 Abs. 1 MWSTG). Für «Vermittlung von Personal / Stellen / Arbeit» beträgt der Saldosteuersatz gemäss ESTV-Verordnung 6,2 %, zulässig bis CHF 5’024’000 Umsatz und CHF 108’000 Steuer (Art. 37 MWSTG).

Bewilligung, Abgrenzung zum Personalverleih, Provisionen

Wer regelmässig und gegen Entgelt im Inland Arbeit vermittelt, braucht eine Betriebsbewilligung des kantonalen Arbeitsamtes; für Vermittlung ins oder aus dem Ausland zusätzlich eine Bewilligung des SECO (Art. 2 AVG). Voraussetzung ist unter anderem der Eintrag im Handelsregister (Art. 3 AVG). Der Personalverleih, also das Überlassen eigener Arbeitnehmender an Einsatzbetriebe, ist gesondert geregelt (Art. 12 AVG); ALPINUM betreut keinen Personalverleih. Provisionen Ihrer Beraterinnen und Berater sind massgebender Lohn (Art. 5 Abs. 2 AHVG) und laufen über die Lohnabrechnung. Ist die Provision an ein bestimmtes Geschäft geknüpft, fällt der Anspruch nachträglich dahin, wenn der Kunde seine Verbindlichkeiten nicht erfüllt (Art. 322b Abs. 3 OR).