Arbeitszeiterfassung Excel Vorlage kostenlos Schweiz

Muster Arbeitszeiterfassung Vorlage

Arbeitgeber in der Schweiz müssen die Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden aufzeichnen. Unsere kostenlose Excel-Vorlage enthält die nötigen Spalten für Arbeitszeit, Pausen und Überstunden.

Download: Excel-Vorlage Arbeitszeiterfassung

In der Schweiz regelt das Arbeitsgesetz (ArG) die Anforderungen an die Arbeitszeiterfassung. Arbeitgeber müssen die Verzeichnisse und Unterlagen führen, aus denen die für den Vollzug nötigen Angaben hervorgehen (Art. 46 ArG). Eine bestimmte Software schreibt das Gesetz nicht vor. Unsere Excel-Vorlage für die Arbeitszeiterfassung in der Schweiz ist eine einfache Lösung für kleine Betriebe und steht Ihnen kostenlos zum Herunterladen bereit.

Vorteile der Verwendung von Excel zur Arbeitszeiterfassung

Die kostenlose Arbeitszeiterfassung in Excel ermöglicht es Unternehmen, die geleisteten Arbeitsstunden ihrer Mitarbeitenden zu erfassen und zu verwalten. Mit unserer Vorlage beginnen Sie sofort mit der Erfassung, ohne in teure Software investieren zu müssen.

• Kosteneffizienz: Keine Notwendigkeit, in kostspielige Software zu investieren.
• Flexibilität: Anpassbar an die Bedürfnisse und Anforderungen jedes Unternehmens.
• Nutzbarkeit: Viele Mitarbeitende sind bereits mit Excel vertraut, was die Einarbeitungszeit reduziert.

Excel hat auch Grenzen: Die Tabelle rechnet nur so genau, wie sie geführt wird, und Änderungen sind nicht automatisch nachvollziehbar. Legen Sie deshalb fest, wer die Stunden erfasst, wer sie kontrolliert und wann die Monatsblätter abgeschlossen werden.

Wie funktioniert die Arbeitszeiterfassung mit Excel in der Schweiz?

Identifikation: Beginnen Sie mit grundlegenden Angaben wie Name, Vorname und Beschäftigungsgrad der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters. Diese Daten sind nötig, um die Datensätze korrekt zuordnen zu können.

Tägliche Arbeitszeiten: Erfassen Sie für jeden Arbeitstag die genauen Start- und Endzeiten. Dies hilft Ihnen, die geleisteten Arbeitsstunden präzise zu dokumentieren und zu überwachen.

Pausen: Halten Sie die Dauer der Pausenzeiten fest, um die Nettoarbeitszeit genau berechnen zu können. Pausen sind wichtig, um die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden korrekt zu erfassen.

Summe der Arbeitsstunden: Am Ende der Woche oder des Monats summieren Sie alle gearbeiteten Stunden. Dies gibt einen Überblick über die Gesamtarbeitszeit und erleichtert die Abrechnung.

Überstunden: Berechnen Sie Überstunden, indem Sie die tatsächlichen Arbeitsstunden mit den vertraglich festgelegten Soll-Stunden vergleichen. Weisen Sie Überstunden klar aus, damit Ausgleich oder Auszahlung nachvollziehbar bleiben.

Abwesenheiten: Vermerken Sie Ferientage, Krankheitstage oder andere Abwesenheiten. Diese Angaben sind entscheidend für eine korrekte Lohnabrechnung.

Rechtliche Anforderungen für die Arbeitszeiterfassung in der Schweiz

Das Schweizer Arbeitsgesetz und seine erste Verordnung legen fest, was die Aufzeichnungen enthalten müssen. Prüfen Sie deshalb, ob Ihre Vorlage alle Pflichtangaben abdeckt.

Aus den Unterlagen müssen unter anderem die geleistete tägliche und wöchentliche Arbeitszeit inklusive Ausgleichs- und Überzeitarbeit sowie deren Lage, die gewährten Ruhetage und die Lage und Dauer der Pausen von einer halben Stunde und mehr ersichtlich sein (Art. 73 Abs. 1 ArGV 1). Die Unterlagen zur Arbeitszeit bewahren Sie nach Ablauf ihrer Gültigkeit mindestens fünf Jahre auf (Art. 73 Abs. 2 ArGV 1). Die wöchentliche Höchstarbeitszeit beträgt für Büropersonal 45 Stunden (Art. 9 Abs. 1 lit. a ArG).

Vereinfachte Erfassung und Verzicht

Nicht jeder Betrieb muss Beginn und Ende jeder Arbeitsphase erfassen. Grundlage der vereinfachten Arbeitszeiterfassung ist eine Vereinbarung mit der Arbeitnehmervertretung; sie gilt nur für Mitarbeitende, die ihre Arbeitszeit zu einem namhaften Teil selbst festlegen, und aufgezeichnet wird dann einzig die täglich geleistete Arbeitszeit (Art. 73b Abs. 1 ArGV 1). In Betrieben mit weniger als 50 Mitarbeitenden können Sie die vereinfachte Arbeitszeiterfassung auch einzeln und schriftlich vereinbaren (Art. 73b Abs. 3 ArGV 1). Auf die Erfassung verzichten dürfen nur Mitarbeitende mit grosser Autonomie und einem Bruttojahreseinkommen über CHF 120'000, wenn ein Gesamtarbeitsvertrag dies vorsieht und sie den Verzicht in einer schriftlichen Einzelvereinbarung festhalten (Art. 73a Abs. 1 ArGV 1).

Wichtige gesetzliche Bestimmungen:

• Das Arbeitsgesetz (ArG) regelt die Arbeits- und Ruhezeiten und verpflichtet den Arbeitgeber, die nötigen Verzeichnisse zu führen.
• Die erste Verordnung zum Arbeitsgesetz (ArGV 1) enthält die Pflichtangaben der Arbeitszeiterfassung, die vereinfachte Erfassung und den Verzicht.
• Die zweite Verordnung (ArGV 2) stellt besondere Regeln für bestimmte Arten von Betrieben oder Gruppen von Arbeitnehmenden auf.
• Die dritte Verordnung (ArGV 3) regelt den Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz, etwa Einrichtung, Tageslicht und Raumklima.
• Die vierte Verordnung (ArGV 4) enthält Vorschriften für industrielle Betriebe und die Plangenehmigung.
• Die fünfte Verordnung (ArGV 5) schützt Jugendliche bei der Arbeit.

Für die Zeiterfassung selbst sind vor allem das Arbeitsgesetz und die erste Verordnung massgebend; die übrigen Verordnungen betreffen besondere Betriebe und den Gesundheitsschutz.

Arbeitszeiterfassung für Ihr Unternehmen

Laden Sie die Excel-Vorlage herunter, passen Sie die Spalten an Ihre Arbeitszeitmodelle an und lassen Sie die Monatsblätter von den Mitarbeitenden visieren. Klären Sie, ob für einzelne Mitarbeitende die vereinfachte Erfassung genügt, und halten Sie die Vereinbarung schriftlich fest. Wenn Sie Ihre Lohnbuchhaltung an uns auslagern, übernehmen wir die erfassten Stunden direkt in die Lohnabrechnung.

Download: Excel-Vorlage Arbeitszeiterfassung

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Inhaltsverzeichnis

Vorteile der Verwendung von Excel zur Arbeitszeiterfassung

Wie funktioniert die Arbeitszeiterfassung mit Excel in der Schweiz?

Rechtliche Anforderungen für die Arbeitszeiterfassung in der Schweiz

Arbeitszeiterfassung für Ihr Unternehmen

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