Personalfragebogen Vorlage für Unternehmen

Mit einem Personalfragebogen erfassen Sie beim Eintritt einer neuen Mitarbeiterin oder eines neuen Mitarbeiters alle Angaben, die Sie für Arbeitsvertrag, Sozialversicherungen und Lohnabrechnung brauchen. Unsere kostenlose Vorlage für die Schweiz, je nach Betrieb auch Personalblatt oder Personalstammblatt genannt, können Sie direkt als PDF herunterladen: Download: Personalfragebogen Vorlage.

Muster Personalfragebogen Schweiz: was die Vorlage enthält

Die Vorlage ist auf die Lohnabrechnung in der Schweiz ausgerichtet. Sie fragt nur nach Angaben, die Sie für das Arbeitsverhältnis tatsächlich brauchen, und ordnet sie in derselben Reihenfolge, in der Sie sie später in der Lohnsoftware erfassen:

• Personalien: Name, Wohnadresse, Geburtsdatum, Geschlecht, Staatsangehörigkeit, AHV-Nummer, Zivilstand, Sprache, Telefon und E-Mail-Adresse, damit Sie die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter bei der Ausgleichskasse richtig anmelden.
• Aufenthaltsbewilligung: Art der Bewilligung bei ausländischen Mitarbeitenden, weil davon die Quellensteuer abhängt.
• Kinder und Kinderzulagen: Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Geschlecht und AHV-Nummer jedes Kindes sowie die Angabe, ob es zulagenberechtigt ist, damit Sie die Familienzulagen bei der Familienausgleichskasse beantragen können.
• Bankverbindung: Bank und IBAN für die Auszahlung des Lohns.
• Beschäftigung: Eintritts- und Austrittsdatum, Beschäftigungsgrad, Ferientage pro Jahr bei vollem Pensum, Lohnart (Stunden-, Monats- oder Jahreslohn) und 13. Monatslohn.
• Quellensteuer: ob die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter quellensteuerpflichtig ist, und falls ja Name, Geburtsdatum, Wohnadresse, Staatsbürgerschaft, Aufenthaltsbewilligung und AHV-Nummer des Ehe- oder Konkubinatspartners.
• Geschäftsfahrzeug und Spesen: Modell und Kaufpreis eines Geschäftsfahrzeugs, Autospesen, Pauschalspesen für Repräsentation, ein von der Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement sowie Kost und Logis, weil diese Angaben in den Lohnausweis gehören.

Sie können die Vorlage um Felder ergänzen, die nur in Ihrem Betrieb vorkommen, etwa eine Kontaktperson für Notfälle, die Kleidergrösse für Arbeitskleidung oder die Nummer des Personalausweises für einen Badge. Achten Sie darauf, dass jede zusätzliche Frage einen klaren Zweck hat. Wer den Fragebogen ausfüllt, soll verstehen, wozu Sie eine Angabe brauchen; das schafft Vertrauen und spart Rückfragen beim Eintritt.

Wozu das Dokument dient

In jedem Unternehmen spielt die geordnete Verwaltung von Personalangaben eine zentrale Rolle. Der Personalfragebogen sammelt diese Angaben an einem Ort und legt den Grundstein für eine effiziente Personaladministration. Er wird am Anfang des Arbeitsverhältnisses ausgefüllt und bei jeder Änderung, etwa nach einer Heirat, der Geburt eines Kindes oder einem Umzug, nachgeführt. Wie Sie Bewerberinnen und Bewerber schon vor der Anstellung an einem Schnuppertag oder Probetag kennenlernen, zeigen wir im Beitrag Schnuppertag und Probetag.

Präzise Daten, effiziente Verwaltung

Mit präzisen und vollständigen Angaben erledigen Sie die Administration rascher, und die Informationen sind bei Bedarf schnell zur Hand. Das hilft der Personalabteilung, wenn sie Lohnabrechnungen erstellt, Ferien und Absenzen verwaltet oder den Lohnausweis vorbereitet. Fehlt zum Beispiel die AHV-Nummer oder die Angabe zur Quellensteuer, verzögert sich die erste Lohnabrechnung, und Korrekturen ziehen sich über mehrere Monate hin.

Welche Angaben Sie im Personalfragebogen erheben dürfen

Ein Personalfragebogen ist kein Freipass, möglichst viel zu erfragen. Das Arbeitsrecht und das Datenschutzgesetz ziehen klare Grenzen:

Sie dürfen Daten über Mitarbeitende nur bearbeiten, soweit sie deren Eignung für das Arbeitsverhältnis betreffen oder zur Durchführung des Arbeitsvertrags erforderlich sind (Art. 328b OR). Personendaten dürfen Sie nur zu einem bestimmten und für die Mitarbeitenden erkennbaren Zweck beschaffen (Art. 6 Abs. 3 DSG). Angaben über Gesundheit, religiöse Ansichten oder strafrechtliche Verfolgungen gelten als besonders schützenswerte Personendaten (Art. 5 lit. c DSG).

In der Praxis heisst das: Personalien, Bankverbindung und die Angaben für Sozialversicherungen und Quellensteuer gehören in den Fragebogen. Fragen nach Familienplanung, Gesundheit oder Freizeit gehören nicht hinein, solange sie für die Stelle keine Rolle spielen. Die Konfession erfragen Sie nur dort, wo der Quellensteuertarif sie verlangt.

Informieren und aufbewahren

Beim Ausfüllen informieren Sie die Mitarbeitenden mindestens über Ihre Identität, den Bearbeitungszweck und allfällige Empfänger der Daten (Art. 19 Abs. 2 DSG). Empfänger sind etwa die Ausgleichskasse, die Pensionskasse, die Unfallversicherung oder ein externer Lohnbuchhalter. Ein kurzer Hinweis auf dem Fragebogen oder im Personalreglement genügt in der Regel.

Den ausgefüllten Fragebogen legen Sie im Personaldossier ab und schützen ihn vor dem Zugriff Unbefugter. Angaben, die Sie nicht mehr brauchen, vernichten oder anonymisieren Sie (Art. 6 Abs. 4 DSG). Lohnabrechnungen und die zugehörigen Belege bewahren Sie dagegen während zehn Jahren auf (Art. 958f Abs. 1 OR).

Checkliste für Ihren Personalfragebogen

Laden Sie die Vorlage herunter, streichen Sie Felder, die Sie für Ihren Betrieb nicht brauchen, und geben Sie den Fragebogen vor dem ersten Arbeitstag ab. Prüfen Sie beim Rücklauf AHV-Nummer, Bewilligung, Kinder und Bankverbindung, bevor Sie die erste Lohnabrechnung erstellen. Wenn Sie Ihre Lohnbuchhaltung auslagern, übernehmen wir die erfassten Angaben direkt in die Lohnabrechnung Ihrer Mitarbeitenden.

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Inhaltsverzeichnis

• Muster Personalfragebogen Schweiz: was die Vorlage enthält
• Wozu das Dokument dient
• Präzise Daten, effiziente Verwaltung
• Welche Angaben Sie im Personalfragebogen erheben dürfen
• Informieren und aufbewahren

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