Quittung Vorlage – für eine präzise Dokumentation

Eine Quittung bestätigt schriftlich, dass der Gläubiger eine Zahlung erhalten hat. Sie dient Ihnen als Beweis, dass die Schuld getilgt ist, und Sie dürfen sie bei jeder Zahlung verlangen (Art. 88 OR). Unsere kostenlose Word-Vorlage enthält die wichtigsten Angaben einer Quittung: Aussteller, Zahlende, Datum, Betrag mit Währung, Zahlungsgrund und Unterschrift.

In diesem Beitrag lesen Sie, wann Sie eine Quittung verlangen können, was auf sie gehört, wie sie sich von einer Rechnung unterscheidet und wie lange Sie Quittungen aufbewahren.

Muster Quittung Vorlage

Unsere Musterquittung kann Ihnen als Vorlage dienen.

Download: Quittung Vorlage Schweiz

Wozu eine Quittung dient: der Beweis für die Zahlung

Wer eine Schuld bezahlt, darf vom Gläubiger eine Quittung verlangen; ist die Schuld vollständig getilgt, zusätzlich die Rückgabe oder Entkräftung des Schuldscheins (Art. 88 OR). Das Recht steht also der zahlenden Person zu, und es lohnt sich, davon Gebrauch zu machen: Bei Barzahlungen ist die Quittung oft der einzige Nachweis, dass Geld geflossen ist. Kommt es später zum Streit, ob eine Rechnung beglichen wurde, legen Sie die Quittung vor und die Sache ist geklärt.

Bezahlen Sie nur einen Teil, können Sie verlangen, dass die Teilzahlung auf dem Schuldschein vorgemerkt wird (Art. 88 Abs. 2 OR). Bei wiederkehrenden Zahlungen wie Miete oder Zinsen wirkt die Quittung sogar über die einzelne Rate hinaus: Eine vorbehaltlos ausgestellte Quittung für eine spätere Rate begründet die Vermutung, dass die früheren Raten bezahlt sind (Art. 89 OR).

Typische Fälle für eine Quittung im Geschäftsalltag sind:

• Verkauf von Waren oder Dienstleistungen gegen Bargeld
• Anzahlungen und Teilzahlungen, etwa bei einer Bestellung auf Mass
• Mietzins, der bar oder in Raten bezahlt wird
• Rückzahlung eines privaten oder geschäftlichen Darlehens
• Auszahlung von Barlohn oder Spesen an Mitarbeitende

Barlohn quittieren lassen

Zahlen Sie Löhne bar aus, übergeben Sie Ihren Mitarbeitenden eine schriftliche Lohnabrechnung (Art. 323b Abs. 1 OR). Lassen Sie sich zusätzlich den Empfang des Bargelds mit Datum und Unterschrift bestätigen. So belegen Sie in der Buchhaltung und gegenüber den Sozialversicherungen, welcher Betrag wann ausbezahlt wurde.

Bestätigen Sie statt einer Zahlung die Übergabe eines Gegenstands, etwa eines Schlüssels, so eignet sich dafür eine Empfangsbestätigung.

Was auf eine Quittung gehört

Das Obligationenrecht gibt Ihnen das Recht auf eine Quittung, schreibt für sie aber keine bestimmte Form vor (Art. 88 OR). Damit sie als Beweis taugt, sollte sie dennoch eindeutig zeigen, wer wem wofür wie viel bezahlt hat. Bewährt haben sich diese Angaben:

• fortlaufende Quittungsnummer
• Name und Adresse der Person oder Firma, die das Geld erhält
• Name der zahlenden Person oder Firma
• Ort und Datum der Zahlung
• Betrag mit Währung, bei Bargeld zusätzlich in Worten
• Zahlungsgrund, zum Beispiel Rechnungsnummer oder Leistung
• Zahlungsart: bar, Karte oder Überweisung
• Unterschrift der Person, die den Betrag entgegennimmt

Ist der Aussteller mehrwertsteuerpflichtig, muss er Ihnen auf Verlangen eine Rechnung ausstellen; sie nennt seine MWST-Nummer und den Steuersatz, und schliesst der Betrag die Steuer nicht ein, zusätzlich den Steuerbetrag (Art. 26 Abs. 1 und 2 MWSTG). Stellen Sie die Quittung im Doppel aus: Das Original erhält die zahlende Person, die Kopie bleibt in Ihrer Buchhaltung.

Quittung oder Rechnung: der Unterschied

Rechnung und Quittung stehen an verschiedenen Stellen eines Geschäfts. Die Rechnung fordert zur Zahlung auf und kommt vor dem Geld; die Quittung bestätigt die Zahlung und kommt danach. Oft fallen beide zusammen, etwa beim Kassenzettel im Laden, der zugleich die Leistung abrechnet und den Erhalt des Geldes bestätigt.

Für die Mehrwertsteuer zählt, ob der Beleg die Angaben einer Rechnung enthält: Name und Ort von Leistungserbringer und Empfänger, Datum, Art der Leistung, Entgelt und Steuersatz, dazu der Steuerbetrag, wenn das Entgelt die Steuer nicht einschliesst (Art. 26 Abs. 2 MWSTG). Mit einem solchen Beleg weisen Sie den Vorsteuerabzug am einfachsten nach; das Gesetz lässt auch andere Nachweise zu (Art. 81 Abs. 3 MWSTG). Belegen müssen Sie in jedem Fall, dass Sie die Vorsteuer bezahlt haben (Art. 28 Abs. 3 MWSTG). Eine Erleichterung gilt für Kassenzettel bis CHF 400: Sie kommen ohne Angaben zum Leistungsempfänger aus (Art. 57 MWSTV). Bei höheren Beträgen verlangen Sie eine Rechnung oder Quittung mit Ihrem Firmennamen.

Quittungen aufbewahren: auf Papier oder elektronisch

Quittungen sind Buchungsbelege. Sie bewahren sie zehn Jahre auf, gerechnet ab dem Ablauf des Geschäftsjahres, in dem sie entstanden sind (Art. 958f OR). Erlaubt ist die Aufbewahrung auf Papier, elektronisch oder auf vergleichbare Weise, solange die Belege mit den Geschäftsvorfällen übereinstimmen und jederzeit lesbar gemacht werden können.

Wer Quittungen scannt oder fotografiert, beachtet die Geschäftsbücherverordnung: Veränderbare Informationsträger wie Festplatten oder Cloud-Speicher sind zulässig, wenn die Integrität der gespeicherten Daten technisch gesichert ist, und die Datenträger werden regelmässig geprüft und bei Bedarf auf neue Träger übertragen (Art. 9 und 10 GeBüV).

Quittungen in der Praxis

Nummerieren Sie Ihre Quittungen fortlaufend und legen Sie die Kopie sofort zum passenden Buchungsbeleg, dann finden Sie jede Zahlung auch nach Jahren wieder. Fotografieren Sie erhaltene Quittungen gleich nach dem Kauf, damit kein Beleg verloren geht. Zahlen Sie auch Löhne bar aus, können Sie mit ALPINUM die Lohnbuchhaltung auslagern: Wir rechnen Ihre Löhne ab und verbuchen sie direkt in Ihrer Finanzbuchhaltung.

Download: Quittung Vorlage Schweiz

Weitere interessante Artikel zum Thema finden Sie hier:

• Diese Spesen können Sie geltend machen
• Lohnbuchhaltung Beispiel: Gratis Muster Lohnabrechnung
• Vorlage Arbeitsbestätigung Schweiz: Das Wichtigste im Überblick

Inhaltsverzeichnis

Wozu eine Quittung dient: der Beweis für die Zahlung

Was auf eine Quittung gehört

Quittung oder Rechnung: der Unterschied

Quittungen aufbewahren: auf Papier oder elektronisch

Quittungen in der Praxis

Unsere Dienstleistungen umfassen Finanzbuchhaltung, Mehrwertsteuer, Lohnadministration, Payrolling, Jahresabschluss, Finanzanalyse, damit Ihr Unternehmen wachsen kann. Kontaktieren Sie uns noch heute für eine massgeschneiderte Lösung.