Die Spesenabrechnung dokumentiert sämtliche Kosten, die während einer Geschäftsreise oder bei anderen Ausgaben für das Geschäft entstehen. Will ein Mitarbeiter seine Spesen gegenüber der Firma geltend machen, müssen alle Belege und Quittungen aufbewahrt werden. Die entsprechenden Belege werden der Spesenabrechnung beigefügt. Damit ermöglicht man dem Arbeitgeber, die effektiv angefallenen Spesen zu kontrollieren und alsdann auszubezahlen.

Die Palette der abrechenbaren Spesen ist vielfältig. Sie umfasst Ausgaben wie Reisekosten, auswärtige Verpflegung, Bewirtungskosten bei Geschäftsessen sowie notwendige Anschaffungen wie Klein- und Büromaterial.
Gesetzlich sind die Spesen von Arbeitnehmerin in Art. 327a Abs. 1 OR geregelt. Der Blog-Artikel Spesen und Auslagen für Mitarbeite erklärt Ihnen ausführlich, was ein Arbeitnehmer geltend machen kann. Es gilt der allgemeine Grundsatz, dass nur effektive Kosten und effektive Spesen als Arbeitnehmer geltend gemacht werden können.
Beim Einsatz eines Privatautos, darf nur pro gefahrenem Kilometer (normalerweise 70 Rappen / Kilometer) abgerechnet werden. Bei auswärtigen Arbeitsorten (nicht am üblichen Arbeitsort) darf für Mittagessen nicht mehr als CHF 35.- geltend gemacht werden. Im Blog-Artikel-Spesen-Mittagessen erfahren Sie mehr zu diesem Thema.
Viele Unternehmen verfügen über ein Spesenreglement, bei welchen der Umgang (bzw. die Grenzen der Spesen) und auch der interne Genehmigungsprozess festgelegt wird. Arbeitnehmer sollten daher immer auch das Spesenreglement konsultieren, damit sie den internen Prozess der Firma einhalten. Nur die in direktem Zusammenhang mit der Arbeitstätigkeit anfallenden Auslagen können bei der effektiven Spesenabrechnung geltend gemacht werden.
Es gibt als Unternehmen auch die Möglichkeit, ein von der kantonalen Steuerbehörde genehmigtes Spesenreglement zu erlassen. Der Kanton Zürich stellt z.B. ein solches Musterreglement zur Verfügung, welches man als Basis verwenden kann. Dieses wird in der Praxis am häufigsten verwendet.

Jedes Unternehmen sollte klare Richtlinien für die Abrechnung der Spesen (Spesenreglement) definieren. Diese Richtlinien legen fest, welche Ausgaben erstattungsfähig sind. Sie setzen Tageshöchstsätze für Verpflegung und Unterkunft fest und präzisieren die Anforderungen an Belege und Nachweise. Ebenso äussern sie sich zum Genehmigungsprozess für Spesen.
Transparente Reglemente tragen dazu bei, Missverständnisse zu vermeiden und eine einheitliche Handhabung der entstehenden Auslagen eines Mitarbeiters sicherzustellen.