Häufig zeigen Unternehmen ihre Wertschätzung gegenüber ihren Mitarbeitern durch Geschenke. Dies kann an Geburtstagen, Jubiläen oder während der Vorweihnachtszeit erfolgen.

Bei der Ausgabe von Mitarbeitergeschenken sind jedoch einige Aspekte bezüglich des Lohnausweises und der Mehrwertsteuer zu beachten.

Grundsatz für Mitarbeitergeschenke
Nicht zu deklarierende Mitarbeitergeschenke im Lohnausweis
Wann kann die Vorsteuer bei Geschenken an Mitarbeiter abgezogen werden?
Beispiel – Weihnachtsgeschenk für Mitarbeiter
Fazit

Grundsatz für Mitarbeitergeschenke

Naturalgeschenke zu besonderen Anlässen, gängige Weihnachts- oder Geburtstagsgeschenke, im Wert bis zu CHF 500 pro Ereignis, bleiben steuerfrei. Sie müssen nicht im Lohnausweis aufgeführt werden.
Überschreiten die Kosten für Geschenke die CHF 500, unterliegt der gesamte Betrag der Steuerpflicht. Der Wert des Geschenks muss daher auch im Lohnausweis deklariert werden.

Nicht zu deklarierende Mitarbeitergeschenke im Lohnausweis

Grundsätzlich sind alle Leistungen des Arbeitgebers steuerbar und im Lohnausweis anzugeben. Es müssen aber insbesondere folgende Leistungen nicht deklariert werden:

Gratis abgegebene Halbtax-Abos;
REKA-Check-Vergünstigungen bis CHF 600 jährlich;
Übliche Weihnachts-, Geburtstags- und ähnliche Geschenke bis CHF 500 pro Ereignis; Bei Geschenken, die diesen Betrag übersteigen, ist der ganze Betrag anzugeben (Ziffer 2.3 des Lohnausweises). Bargeldgeschenke sind immer als Lohnbestandteil im Lohnausweis zu deklarieren;
Private Nutzung von Arbeitswerkzeugen (Mobiltelefon, Computer usw.) im üblichen Rahmen;
Beiträge an Vereins- und Clubmitgliedschaften (nicht aber Abonnemente für Fitness-clubs) bis CHF 1’000 im Einzelfall. Bei darüber hinausgehenden Beiträgen ist der ganze Betrag anzugeben;
Beiträge an Fachverbände;
Branchenübliche Rabatte auf Waren, die zum Verzehr und Eigenbedarf bestimmt sind;
Zutrittskarten für kulturelle, sportliche und andere gesellschaftliche Anlässe bis CHF 500 pro Ereignis (zu deklarieren sind lediglich Beiträge, soweit sie CHF 500 pro Ereignis übersteigen);
Die Bezahlung von Reisekosten für den Ehegatten oder den Partner bzw. die Partnerin, die den Arbeitnehmer aus geschäftlichen Gründen auf Geschäftsreisen begleiten;
Gratis-Parkplatz am Arbeitsort;
Gutschriften von Flugmeilen. Diese sind für geschäftliche Zwecke zu verwenden.

Dies ist in der Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises der Schweizerischen Steuerkonferenz geregelt.

Wann kann die Vorsteuer bei Geschenken an Mitarbeiter abgezogen werden?

Im Grundsatz können Arbeitgeber die entrichtete Vorsteuer abziehen, sofern sie unternehmerische Tätigkeiten ausüben. Dies ist in der Regel auch bei Geschenken an Mitarbeiter der Fall. Entscheidend ist jedoch, ob ein Unternehmen steuerbare Leistungen erbringt. Wenn eine Firma ausschliesslich steuerbare Leistungen erbringt, steht ihr der volle Vorsteuerabzug zu.
Im Gegensatz dazu entfällt der Vorsteuerabzug, wenn das Unternehmen Leistungen erbringt, die von der Mehrwertsteuer ausgenommen sind. Unternehmen, die sowohl steuerbare als auch nicht steuerbare Leistungen erbringen, können den Vorsteuerabzug bei direkter Zuordnung geltend machen.

Beispiel – Weihnachtsgeschenk für Mitarbeiter

Die Alpha Gmbh schenkt ihren Mitarbeitern je einen Geschenkkorb im Wert von CHF 450.- (inkl. MWST).
Der Wert des Geschenkkorbes bleibt unter der Schwelle von CHF 500.–, wodurch keine entgeltliche Leistung des Arbeitgebers vorliegt. Daher ist eine Deklaration im Lohnausweis nicht erforderlich.
Es ist auch keine Mehrwertsteuer auf den Wert des Geschenkkorbes zu entrichten. Die beim Erwerb des Geschenkkorbes gezahlte Vorsteuer kann vollständig in Abzug gebracht werden.

Die Geschäftsleitung der Alpha GmbH erhält als perfektes Geschenk eine Weinkiste im Wert von je CHF 1’000.– (inkl. MWST).
Der Wert der Präsente übersteigt die Grenze von CHF 500.-. Die Geschenke müssen im Lohnausweis mit einem Marktwert von CHF 1000.– deklariert werden. Diese Summe beinhaltet die MWST und unterliegt dem regulären Steuersatz von 8,1%.

Fazit

Insgesamt unterstreicht die Praxis der Mitarbeitergeschenke die Wertschätzung von Unternehmen gegenüber ihren Mitarbeitern. Wichtige steuerliche Überlegungen, insbesondere bezüglich des Lohnausweises und der Vorsteuerabzugsberechtigung, sind dabei zu beachten.
Die Einhaltung dieser Vorgaben ermöglicht es Unternehmen, ihre Grosszügigkeit effektiv mit rechtlichen Anforderungen in Einklang zu bringen.