Gemäss Art. 697l OR muss die Gesellschaft ein Verzeichnis über die ihr gemeldeten wirtschaftlich berechtigten Personen führen. Dies muss bei Über­schreiten des Schwellenwerts von 25% des Aktienkapi­tals oder 25% der Stimmen eines Aktionärs erfolgen (Art. 697j Abs. 1 OR).
Das Verzeichnis enthält den Vor- und den Nachnamen sowie die Adresse der wirtschaftlich berechtigten Personen.
Das Verzeichnis muss so geführt werden, dass jederzeit in der Schweiz darauf zugegriffen werden kann.
Wer muss das Verzeichnis der wirtschaftlich berechtigten Person unterzeichnen? Mindestens ein Verwaltungsrat der Aktiengesellschaft muss das Verzeichnis unterzeichnen.
Es ist möglich, das Aktienbuch und das Verzeichnis der wirtschaftlich berechtigten Person in einem gemeinsamen Dokument zu führen.
Die Vorlage Aktienbuch Schweiz aus dem Download-Bereich führt beide Angaben im selben Dokument.

Solange der Aktionär seinen gesetzlichen Meldepflichten nicht nachkommt, ruhen die Mitgliedschaftsrechte (Art. 697m OR). Die mit diesen Aktien verknüpften Vermögensrechte können vom Aktionär erst beansprucht werden, nachdem er seinen Meldepflichten nachgekommen ist.
Wenn der Aktionär innerhalb eines Monats nach dem Erwerb der Aktien seinen Meldepflichten nicht nachkommt, verfallen die Vermögensrechte. Wenn er die Meldung später nachholt, hat er nur Anspruch auf die ab diesem Zeitpunkt entstehenden Vermögensrechte.

Werden die wirtschaftlich berechtigten Personen nicht im Register geführt, droht gemäss Art. 327a StGB eine strafrechtliche Busse.
Kommt der Aktionär seiner Pflicht zur Meldung der wirtschaftlichen Berechtigung nicht nach, muss er mit einer Busse rechnen.
Dem Verwaltungsrat droht eine Busse, wenn er das Aktienbuch und Verzeichnis über die wirtschaftlich Berechtigten nicht ordnungsgemäss führt.

Das Schweizer Aktienbuch ist im Gegensatz zum den meisten EU-Aktienregistern nicht öffentlich zugänglich. Das Aktienbuch wird ausschliesslich am Sitz der Gesellschaft geführt.
Wer hat Einsicht in das Aktienbuch? Einsicht in das Aktienbuch haben der Verwaltungsrat der Aktiengesellschaft und die Aktionäre der Gesellschaft.
Die Aktiengesellschaft unterscheidet sich damit von der Schweizer GmbH, bei welcher die Gesellschafter öffentlich im Handelsregister einsehbar sind. Im Handelsregister sind auch alle Übertragungen von Gesellschafteranteilen einer GmbH einsehbar.
Wenn die Diskretion der Gesellschafter im Vordergrund steht, ist damit in der Schweiz die AG eine bessere Wahl als eine GmbH. Dies, weil bei der Aktiengesellschaft in der Schweiz die Eigentumsübertragung der Aktien auch nicht öffentlich einsehbar ist.

Es ist erlaubt, das Aktienbuch und das Verzeichnis über wirtschaftlich Berechtigte auch in digitaler Form zu führen. Es gibt in der Schweiz diverse Anbieter, welche die Führung des Aktienregisters über Online-Tools ermöglichen. Gewisse Anbieter bieten auch die Möglichkeit des Einsatzes der Blockchain-Technologie zum Führen des Verzeichnisses.
Die Einführung von Online-Aktienregistern bietet Effizienzsteigerungen, geht jedoch mit jährlichen Lizenzkosten einher. Auf der Gegenseite bleibt das Aktienregister auf Papier einfach und kostenlos, besonders für kleinere Unternehmen und KMU.

Verbriefte Namenaktien
Wenn für Namenaktien Wertpapiere ausgegeben wurden, spricht man von „verbrieften Namenaktien“. Ein einzelnes Exemplar kann in einem Aktientitel vorliegen, während mehrere Namenaktien gemeinsam in einem Aktienzertifikat verbrieft werden können.
Verbriefte Namenaktien werden rechtskräftig übertragen, indem das Wertpapier aufgrund eines Verpflichtungsgeschäfts (z.B. Kaufvertrag oder Schenkungsvertrag) indossiert und anschliessend übertragen wird.
Das Indossament ist eine handschriftliche Abtretungserklärung auf der Rückseite des Aktientitels oder -zertifikats. Es enthält die Angaben zur erwerbenden Person und die Unterschrift der veräussernden Person.
Verbriefte Namenaktien werden übertragen, indem das Wertpapier aufgrund eines Verpflichtungsgeschäfts an die erwerbende Person übertragen wird und eine separate schriftliche Abtretungserklärung (sog. Zession) vorliegt. Während die Parteien im Verpflichtungsgeschäft vereinbaren, zu welcher (künftigen) Leistung sie sich verpflichten, regelt die Zession den Vollzug des Verpflichtungsgeschäfts.

Unverbriefte Namenaktien
Namenaktien, die nicht als Wertpapiere ausgegeben werden, gelten als „unverbriefte Namenaktien“. Die Übertragung unverbriefter Namenaktien ist einfacher als die von verbrieften Namenaktien, da keine Übergabe des Wertpapiers erforderlich ist. Sie erfordert lediglich über ein Verpflichtungsgeschäft und eine schriftliche Abtretungserklärung.

Vorsicht – Ungültige Übertragung von Namenaktien
Die korrekte Aktienübertragung ist von besonderer Bedeutung. Bereits kleine Fehler können dazu führen, dass das Eigentum an den Aktien nicht rechtskräftig übertragen wird. Die Korrektur von Fehlern kann zudem schnell kompliziert und kostspielig werden.
Es empfiehlt sich daher, für die Übertragung von Aktien immer einen spezialisierten Rechtsanwalt beizuziehen.

Aktiengesellschaften haben meist ein besonderes Interesse daran, Einfluss auf die Zusammensetzung des Aktionärskreises zu nehmen. Unternehmen schützen sich mit einer Vinkulierung vor z.B. vor unliebsamen Investoren oder Konkurrenten im Kreis der Aktionäre.
Bei einer vinkulierten Namensaktie kann den Besitzer nur wechseln, wenn die Aktiengesellschaft dem Wechsel zuerst zustimmt. Die Gesellschaft stimmt einem Wechsel zu, sofern kein Hinderungsgrund vorliegt.
Eine solche Beschränkung der Übertragung (Vinkulierung) bzw. die Hinderungsgründe müssen in den Statuten der Gesellschaft festgehalten werden (Art. 685a OR).

Inhaberaktien sind in der Schweiz nicht mehr zulässig. Schweizer Gesellschaften können keine Inhaberaktien mehr ausgeben. Es können daher nur noch Aktiengesellschaftem mit Namensaktien gegründet werden.
Bei Inhaberaktien legitimiert sich der Aktionär lediglich durch den Besitz der Aktie. Der Eigentümer der Aktien ist dem Unternehmen nicht zwingend bekannt. Dies im Unterschied zu den Namensaktien, wo der Eigentümer im Aktienbuch hinterlegt werden muss.
Die Inhaberaktien wurden in der Schweiz verboten, weil sie als Mittel zur Steuerhinterziehung und Geldwäsche eingesetzt werden konnten.