Sind digital unterzeichnete Verträge in der Schweiz gültig?

Zunehmend wollen Unternehmen ihre Verträge auch digital abschliessen. Der steigenden Nachfrage nach digitalem Unterzeichnen steht inzwischen ein breites Angebot an E-Signatur-Diensten gegenüber. Viele Verträge werden jedoch auch mit einer eingescannten Unterschrift oder dem Akzept von AGB in einem Onlineshop geschlossen.

Dieser Beitrag zeigt, wann ein elektronisch geschlossener Vertrag gültig ist und wann Sie eine qualifizierte elektronische Signatur brauchen.

Grundsatz: Elektronisch oder digital abgeschlossene Verträge sind rechtsgültig

Das Schweizer Recht basiert auf dem Prinzip der Formfreiheit. Gemäss Art. 1 Abs. 1 OR kommt ein Vertrag durch übereinstimmende gegenseitige Willenserklärung der Parteien zustande. Die Form, in der die Vertragsparteien ihren Willen bekunden, steht ihnen frei. Verträge können mündlich, per E-Mail, digital, über einen Onlineshop oder in jeder anderen geeigneten Form abgeschlossen werden.

Folgende Verträge können z. B. formfrei bzw. digital (ohne «echte» elektronische Signatur) abgeschlossen werden:

• Kaufverträge
• Aufträge
• Werkverträge
• Akzeptieren von AGB
• Arbeitsverträge
• Mietverträge
• Lizenzverträge

Ausnahmen gelten nur, wenn das Gesetz für bestimmte Vertragsarten oder -klauseln eine Form vorschreibt (Art. 11 OR). Das ist zum Beispiel bei Testamenten, Ehe- und Erbverträgen und Konsumkrediten der Fall. Auch im Geschäftsalltag gibt es solche Formvorschriften; mehr dazu im Abschnitt Wann die Schriftform nötig ist.

Verträge einfach digital unterschreiben: Für formfreie Verträge genügt eine einfache Lösung

Die meisten Verträge des KMU-Geschäftsalltags können in der Schweiz formfrei geschlossen werden. Sie lassen sich daher auch «elektronisch» (z. B. mit einem Klick, Unterschrift auf dem iPad, eingescannte Unterschrift, E-Mail etc.) schliessen. Für solche Verträge braucht ein KMU deshalb keine E-Signatur-Lösung mit einer «echten» digitalen Signatur.

Eine «echte» digitale Signatur hat mit einer handschriftlichen Unterschrift mit einem Kugelschreiber auf Papier nichts gemeinsam. Für die Rechtsgültigkeit ist nicht das äussere Erscheinungsbild entscheidend, sondern vielmehr das digitale Zertifikat. Dieses stammt von einer Anbieterin von Zertifizierungsdiensten und wird der Signatur elektronisch beigefügt.

Das Bundesgesetz über die elektronische Signatur (ZertES) unterscheidet die elektronische, die fortgeschrittene, die geregelte und die qualifizierte elektronische Signatur (Art. 2 ZertES). Die eIDAS-Verordnung, die oft im gleichen Zusammenhang genannt wird, ist dagegen EU-Recht und regelt die Vertrauensdienste in der Europäischen Union.

Die Beweiskraft der elektronischen Signatur nimmt mit steigender Stufe zu. Die vier Stufen nach Schweizer Recht:

• Einfache elektronische Signatur (EES): Daten in elektronischer Form, die anderen Daten beigefügt sind und der Authentifizierung dienen
• Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES): ausschliesslich der Inhaberin oder dem Inhaber zugeordnet, identifizierbar und gegen nachträgliche Veränderung der Daten gesichert
• Geregelte elektronische Signatur: eine FES mit sicherer Signaturerstellungseinheit und geregeltem Zertifikat
• Qualifizierte elektronische Signatur (QES): eine geregelte Signatur, die auf einem qualifizierten Zertifikat beruht

Die EES verlangt kein Zertifikat. Daher wird sie in vielen Fällen nicht als echte digitale Signatur betrachtet; selbst eine eingescannte Unterschrift gilt als eine Form der EES. Für formfreie Verträge im Geschäftsalltag genügt sie, und viele E-Signatur-Dienste bieten sie an.

Die FES und die höheren Stufen sind dagegen kryptografisch gesichert und durch ein Zertifikat bestätigt. Ein qualifiziertes Zertifikat stellt nur eine anerkannte Anbieterin von Zertifizierungsdiensten aus, nachdem sie die Identität der antragstellenden Person geprüft hat (Art. 9 Abs. 1 ZertES). Welche Anbieterinnen qualifizierte Zertifikate ausstellen dürfen, zeigt die Liste der anerkannten Anbieterinnen (SECO, elektronische Signatur). Ob sich der Aufwand für eine QES lohnt, hängt davon ab, wie viele Verträge mit Formvorschrift Ihr Unternehmen abschliesst.

Zudem muss sich bei einer QES auch die Gegenpartei, etwa der Kunde, identifizieren lassen (online oder persönlich mit einem Ausweis). Für den Kunden ist dies zeitaufwendig und mit Kosten verbunden.

Weiter ist zu bedenken, dass bei einer QES auch immer die Person, welche den Vertrag unterzeichnet, mit Namen und E-Mail-Adresse exakt angegeben werden muss. Oftmals wissen KMU aber nicht, welche Person bzw. welche Personen, einen Vertrag beim Kunden unterzeichnen werden. So kommt es oft vor, dass Sie das Geschäft mit einer Person aushandeln, beim Kunden intern aber eine andere Person, etwa der CFO, den Vertrag unterzeichnet.

Die Variante mit einer «echten» qualifizierten Signatur ist daher für viele KMU, insbesondere im Geschäft mit Privatkunden, nur dort sinnvoll, wo das Gesetz die Schriftform verlangt.

Wann die Schriftform nötig ist

Wo das Gesetz die Schriftform verlangt, genügt eine eingescannte Unterschrift nicht. Der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt ist nur die mit einem qualifizierten Zeitstempel verbundene qualifizierte elektronische Signatur (Art. 14 Abs. 2bis OR). Schriftlich verabreden müssen Sie zum Beispiel ein Konkurrenzverbot (Art. 340 Abs. 1 OR) und die Abtretung einer Forderung (Art. 165 Abs. 1 OR). Eine Bürgschaft natürlicher Personen braucht über CHF 2'000 die öffentliche Beurkundung (Art. 493 Abs. 2 OR); hier genügt auch die QES nicht.

Arbeitsvertrag digital unterschreiben: Der Einzelarbeitsvertrag braucht zu seiner Gültigkeit grundsätzlich keine besondere Form (Art. 320 Abs. 1 OR). Sie können ihn deshalb mit einer einfachen elektronischen Signatur abschliessen. Enthält er ein nachvertragliches Konkurrenzverbot, unterzeichnen Sie diese Klausel mit einer QES oder auf Papier.

Verträge als KMU nachweisbar festhalten

In der Schweiz wählen viele Unternehmen aus Gründen der Risikominimierung Vertragsformen, die ein höheres Mass an Nachweisbarkeit bieten, obwohl das Gesetz dies nicht explizit verlangt und ein mündlicher Vertragsschluss durchaus gültig wäre. So werden oft formfreie Verträge trotzdem auf Papier gedruckt und handschriftlich unterzeichnet.

Auch mündliche Vereinbarungen werden häufig per E-Mail, mittels EES oder durch eine elektronische Offerte von Kunden rückbestätigt. In der Praxis ist auch der Austausch von digitalen Unterschriften über eingescannte PDF-Dokumente verbreitet. Damit ist eine Nachweisbarkeit der mündlichen Vereinbarung gegeben.

Mit zunehmender Bedeutung eines Vertrags und steigenden Risiken empfiehlt es sich, die (freiwillig erfüllten) Formanforderungen entsprechend zu erhöhen. Die Bedeutung eines Vertrags lässt sich anhand seiner finanziellen Relevanz, der eingegangenen Verpflichtungen und der Vertragsdauer beurteilen.

Für Unternehmer ist es ratsam, bei höheren Risiken selbst auferlegte Formanforderungen zu intensivieren. In einem gerichtlichen Streitverfahren ist es aus Gründen der Beweiskraft vorteilhaft, über einen Nachweis des Vertragsschlusses zu verfügen. Dieser Nachweis kann entweder in schriftlicher Form (z. B. unterzeichneter Vertrag) oder elektronischer Form (z. B. E-Mail, Bestätigung Offerte, elektronische Unterschrift, digital signieren, Bestätigung Onlineshop) erfolgen.

Digital unterschreiben in der Praxis

Prüfen Sie für jeden Vertragstyp, ob das Gesetz eine Form verlangt: Ohne Formvorschrift genügt die einfache elektronische Signatur, mit Schriftform brauchen Sie die QES mit Zeitstempel oder Papier. Legen Sie fest, wie Sie Vertragsschlüsse nachweisen und wo Sie die signierten Dokumente ablegen. Als Treuhänder für KMU arbeitet ALPINUM mit Ihnen bequem über Kundenportal und App, so liegen auch Ihre unterschriebenen Verträge und Belege digital an einem Ort.

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Inhaltsverzeichnis

Grundsatz: Elektronisch oder digital abgeschlossene Verträge sind rechtsgültig

Verträge einfach digital unterschreiben: Für formfreie Verträge genügt eine einfache Lösung

Wann die Schriftform nötig ist

Verträge als KMU nachweisbar festhalten

Digital unterschreiben in der Praxis

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