Bei der Diskussion über Weiterbildungskosten ist eine klare Unterscheidung entscheidend. Eine Einarbeitung, die für einen konkreten Beruf notwendig ist, muss vom Arbeitgeber getragen werden. Freiwillige Weiterbildungen hingegen sind vom Arbeitnehmer zu tragen.
Es ist nicht ungewöhnlich, dass Arbeitgeber freiwillig die Weiterbildung bezahlten. Damit wollen sie ihre Mitarbeiter motivieren und das erworbene Wissen im Betrieb nutzen. Es stehen damit nicht nur wirtschaftliche Gründe eines Arbeitgebers im Vordergrund. Im Gegenzug verpflichtet sich der Mitarbeiter für eine gewisse Dauer im Betrieb zu verbleiben (siehe: Muster Weiterbildungsvertrag).

Rückzahlungsvereinbarungen sind eine gängige Praxis, wenn Arbeitgeber die Kosten für Weiterbildungen übernehmen. Diese gelangen zur Anwendung, wenn bestimmte Bedingungen nicht erfüllt werden. Zum Beispiel bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses oder dem Nichtbestehen einer Prüfung. Eine solche Vereinbarung muss klar formuliert und vor Beginn der Weiterbildung abgeschlossen werden.
Unklarheiten in einem Weiterbildungsvertrag gehen zu Lasten des Arbeitgebers. Obwohl Schriftlichkeit nicht zwingend erforderlich ist, wird sie empfohlen (Beweis im Streitfall).

Rückzahlungsvereinbarungen sind nur zulässig, wenn sie einen Vorteil für den Arbeitnehmer bieten (z.B. die Erlangung eines Titels). Es wird von Gerichten erwartet, dass die entsprechende Weiterbildung dem Arbeitnehmer einen dauerhaften Vorteil auf dem Arbeitsmarkt verschafft. Sie ist unzulässig, wenn sie dem Arbeitnehmer keinen Vorteil auf dem Arbeitsmarkt bietet.

Die Verknüpfung von Rückzahlungspflichten mit der Kündigungsfreiheit stellt eine Herausforderung dar. Hier sind klare Befristungen notwendig, und nicht jede Beendigung des Arbeitsverhältnisses löst automatisch die Rückzahlungspflicht aus. Die Gerichte haben bisher noch keine Maximaldauer festgelegt. Jedoch dürfte eine Rückzahlungsverpflichtung von mehr als drei Jahren in der Regel als zu lang gelten.
Es wird empfohlen, eine Rückzahlungsverpflichtung degressiv zu gestalten, um Missbräuche zu vermeiden. Eine Forderung des gesamten Betrags kurz vor Ablauf der Dauer der Vereinbarung wäre nicht zulässig. Dies, weil der Arbeitnehmer nach der Weiterbildung sein Wissen bereits in die Unternehmung einfliessen lässt. Der Arbeitgeber hat somit bereits vom zusätzlichen Knowhow des Arbeitnehmers profitiert.

In vielen Vereinbarungen wird festgelegt, dass bei Nichtbestehen der Ausbildung die Kosten zu erstatten sind. Solche Klauseln sind grundsätzlich zulässig. Der Arbeitgeber darf aber keinen begründeten Anlass geben, dass der Arbeitnehmer die Prüfung nicht besteht. Ein Verschulden beim Arbeitgeber könnte vorliegen, wenn er ihm eine gründliche Vorbereitung der Prüfung verunmöglicht.
Es ist ratsam, klare Regelungen für den vorzeitigen Abbruch der Ausbildung vorzusehen. Fehlt eine solche Regelung, sollte keine Rückzahlungsverpflichtung des Arbeitnehmers vorliegen. Ein Nichtbestehen einer Ausbildung liegt erst vor, wenn eine Prüfung nicht mehr wiederholt werden darf.

Zeit für Weiter- oder Fortbildung gilt dann als Arbeitszeit, wenn sie auf ausdrückliche Anordnung des Arbeitgebers erfolgt. Ebenso, wenn der Arbeitnehmer sich auf Grund der beruflichen Tätigkeit von Gesetzes wegen weiter- und fortbilden muss (z.B. Berufsfeuerwehr, Medizinisches Personal). Dies ist gemäss Art. 13 Abs. 4 der Verordnung Nr. 1 zum Arbeitsgesetz geregelt.

Der Arbeitgeber verpflichtet dem Arbeitnehmer alle Kosten zu erstatten, die durch die Ausübung der Arbeit entstehen (Art. 327a Abs. 1 OR). Diese Verpflichtung ist ein Bestandteil der allgemeinen Fürsorgepflicht des Arbeitgebers.
Zu den notwendigen Auslagen zählen insbesondere Schulungskosten, die im Rahmen einer üblichen Einarbeitung für eine spezifische Position entstehen. Diese gelten als unverzichtbar.
Als Beispiel ist hier die Einführung einer neuen Software (z.B Office 365, SAP) im Betrieb zu denken. Gleiches gilt für betriebsbedingte Schulungen im Bereich Sicherheit (z.B. Nothelferkurs, Brandschutz). Derartige Kosten sind immer vom Unternehmen zu tragen.

Weiterbildungsvereinbarung Schweiz: Sie können formfrei abgeschlossen werden, jedoch ist Schriftlichkeit empfehlenswert, um im Streitfall klare Beweise zu haben. Vereinbarungen müssen klar formuliert und vor der Weiterbildung abgeschlossen werden. Weiter muss die Weiterbildung dem Arbeitnehmer einen persönlichen Vorteil bieten. Eine kostenlose Weiterbildungsvereinbarung (Muster Weiterbildungsvereinbarung) können Sie hier runterladen und anpassen.
Eine Anpassung der Weiterbildungsvereinbarung auf den spezifischen Vertragskontext ist empfehlenswert. Es ist ratsam, diese Anpassungen von einem Rechtsberater überprüfen zu lassen, um rechtliche Klarheit zu gewährleisten. Die Prüfung durch einen Experten kann dabei helfen, potenzielle Risiken zu vermeiden.
Weiterführende Informationen finden Sie hier.

• Kündigung durch Arbeitgeber in der Schweiz
• Verwarnung Mitarbeiter Vorlage: Massnahme im Arbeitsrecht
• Arbeitsvertrag Aufhebungsvertrag Schweiz: Muster Dokument