Buchhaltung Schweiz: Wer muss wie Buch führen?
Für die Buchhaltung in der Schweiz gilt: Eine GmbH oder AG führt immer Buch und schliesst jedes Geschäftsjahr mit einer Jahresrechnung ab, Einzelunternehmen und Personengesellschaften tun das ab einer festen Umsatzgrenze. Liegt ihr Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr unter 500'000 Franken, genügt die Milchbüchleinrechnung, eine einfache Buchhaltung über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage.
Buchhaltung in der Schweiz: Für wen gilt die Buchführungspflicht?
Der Pflicht zur Buchführung und Rechnungslegung unterstehen nach dem Obligationenrecht (OR) juristische Personen, etwa jede GmbH und AG unabhängig vom Umsatz, sowie Einzelunternehmen und Personengesellschaften ab einem Umsatzerlös von 500'000 Franken im letzten Geschäftsjahr (Art. 957 Abs. 1 OR). In der Praxis ist das die doppelte Buchhaltung: Jeder Geschäftsvorfall erscheint im Soll eines Kontos und im Haben eines anderen; die Konten ordnet ein Kontenplan nach Aktiven, Passiven, Aufwand und Ertrag.
Milchbüchleinrechnung: Wann die einfache Buchhaltung genügt
Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit weniger als 500'000 Franken Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr müssen lediglich über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage Buch führen, ebenso bestimmte Vereine und Stiftungen (Art. 957 Abs. 2 OR). Umgangssprachlich heisst diese einfache Form Milchbüchleinrechnung. Worauf es in Excel ankommt, zeigt der Beitrag Buchhaltung selber machen.
Für beide Formen gelten die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung, für die einfache Form sinngemäss (Art. 957 Abs. 3 und 957a Abs. 2 OR). Dazu gehören die vollständige, wahrheitsgetreue und systematische Erfassung der Geschäftsvorfälle und Sachverhalte, ein Beleg für jede Buchung, Klarheit, Zweckmässigkeit mit Blick auf Art und Grösse des Unternehmens sowie Nachprüfbarkeit.
Rechnungslegung: So sind Jahresrechnung und Aufbewahrung geregelt
Wer der Pflicht zur Rechnungslegung untersteht, erstellt für jedes Geschäftsjahr einen Geschäftsbericht mit der Jahresrechnung aus Bilanz, Erfolgsrechnung und Anhang (Art. 958 Abs. 2 OR). Für Unternehmen mit gesetzlicher ordentlicher Revision gelten die Vorschriften für grössere Unternehmen: Diese machen zusätzliche Angaben im Anhang, erstellen eine Geldflussrechnung als Teil der Jahresrechnung und verfassen einen Lagebericht (Art. 961 OR). Einzelunternehmen und Personengesellschaften dürfen auf den Anhang verzichten, solange diese Vorschriften für sie nicht gelten (Art. 959c Abs. 3 OR).
Erstellen Sie den Geschäftsbericht innerhalb von sechs Monaten nach Ablauf des Geschäftsjahres und legen Sie ihn innert dieser Frist dem zuständigen Organ oder den zuständigen Personen zur Genehmigung vor (Art. 958 Abs. 3 OR). Wie Sie den Abschluss aufbauen, zeigt der Beitrag Jahresabschluss selber machen; als Einzelauftrag erstellen wir ihn ab CHF 950, mit Kostendach vor Beginn.
Geschäftsbücher und Buchungsbelege bewahren Sie zehn Jahre auf, ebenso Geschäfts- und Revisionsbericht; die Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres (Art. 958f Abs. 1 OR). Bücher und Belege dürfen auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden, soweit dadurch die Übereinstimmung mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen und Sachverhalten gewährleistet ist und sie jederzeit wieder lesbar gemacht werden können (Art. 958f Abs. 3 OR).
Mehrwertsteuer: Grenze und Saldosteuersatz
Für die Mehrwertsteuer (MWST) gilt eine eigene Grenze: Von der Steuerpflicht befreit ist, wer innerhalb eines Jahres im In- und Ausland weniger als 100'000 Franken Umsatz aus Leistungen erzielt, die nicht von der Steuer ausgenommen sind; gerechnet wird ohne die Steuer (Art. 10 Abs. 2 lit. a und Abs. 2bis MWSTG).
Ein neues Unternehmen wird nach der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) mit Aufnahme der Tätigkeit steuerpflichtig, wenn anzunehmen ist, dass es die Grenze innerhalb der folgenden zwölf Monate erreicht. Dasselbe gilt, wenn ein bisher befreites Unternehmen seine Tätigkeit durch Geschäftsübernahme oder einen neuen Betriebszweig ausweitet (Art. 14 Abs. 3 MWSTG, Art. 9 MWSTV). Ist das anfangs unklar, beurteilen Sie es spätestens nach drei Monaten neu; ist die Grenze dann absehbar, beginnt die Steuerpflicht wahlweise rückwirkend auf Aufnahme bzw. Ausweitung oder ab der neuen Beurteilung, spätestens mit Beginn des vierten Monats (Art. 9 Abs. 1 und 2 MWSTV). Ein bisher befreites Unternehmen wird sonst nach Ablauf des Geschäftsjahres steuerpflichtig, in dem es die Grenze erreicht; wurde die Tätigkeit nicht während eines ganzen Jahres ausgeübt, wird der Umsatz auf ein volles Jahr umgerechnet (Art. 9 Abs. 3 MWSTV).
Grundsätzlich wird nach der effektiven Methode abgerechnet (Art. 36 Abs. 1 MWSTG): Von der geschuldeten Steuer ziehen Sie die Vorsteuer ab, etwa die MWST, die Ihnen Lieferanten in Rechnung stellen, soweit Sie die Bezüge für Ihre unternehmerische Tätigkeit verwenden und nicht für von der Steuer ausgenommene Leistungen ohne freiwillige Versteuerung (Art. 28 Abs. 1 und 29 Abs. 1 MWSTG).
Mit der Saldosteuersatzmethode berechnen Sie die Steuer, indem Sie die steuerbaren Entgelte einschliesslich Steuer mit dem bewilligten Saldosteuersatz multiplizieren (Art. 37 Abs. 2 MWSTG). Vorsteuern ermitteln Sie nicht, auf Rechnungen weisen Sie den gesetzlichen Steuersatz aus, und abgerechnet wird in der Regel halbjährlich. Beantragen können Sie die Methode grundsätzlich, wenn Ihr steuerbarer Jahresumsatz einschliesslich Steuer höchstens 5,024 Mio. Franken beträgt und Sie nach Ihrem Saldosteuersatz höchstens 108'000 Franken Steuer pro Jahr schulden (Art. 37 Abs. 1 und 4 MWSTG). Im ersten Jahr der Steuerpflicht und im Jahr vor einem Wechsel von der effektiven Methode gelten je nach Satz tiefere Umsatzgrenzen, etwa 1,59 Mio. Franken beim Satz von 6,8 %.
Neu Eingetragene melden die Wahl innert 60 Tagen nach Zustellung der MWST-Nummer, sonst rechnen sie mindestens drei ganze Steuerperioden (Kalenderjahre) effektiv ab (Art. 78 Abs. 1 und 3 MWSTV). Wer die effektive Methode gewählt hat, kann frühestens nach drei Jahren zur Saldosteuersatzmethode wechseln, und Wechsel sind jeweils auf Beginn einer Steuerperiode möglich (Art. 37 Abs. 4 MWSTG).
Seit 2025 dürfen Unternehmen mit höchstens 5'005'000 Franken Umsatz aus steuerbaren Leistungen pro Jahr, einschliesslich MWST, auf Antrag jährlich abrechnen (Art. 35 Abs. 1bis lit. b MWSTG). Voraussetzung ist, dass Sie in den letzten drei Jahren bzw. seit Beginn der Steuerpflicht alle Abrechnungen fristgerecht eingereicht und die Steuern vollständig und fristgerecht bezahlt haben (Art. 76b Abs. 2 MWSTV); neu Steuerpflichtige beantragen sie innert 60 Tagen nach Zustellung der MWST-Nummer (Art. 76a Abs. 1 MWSTV). Während des Jahres zahlen Sie, ausser bei Kleinstbeträgen, Raten: bei der Saldosteuersatzmethode eine, bei der effektiven Methode drei (Art. 86a MWSTG).
Selber buchen oder auslagern: Was passt zu Ihnen?
Eine Milchbüchleinrechnung führen Sie mit Tabelle und Geschäftskonto selbst. Kommen Löhne und MWST dazu, können Sie die Buchhaltung auslagern: Im Abo ab CHF 300 pro Monat sind laufende Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, MWST-Abrechnungen, Jahresabschluss und Steuererklärung enthalten; der Preis richtet sich nach Ihrem Umfang. Unsere Übersicht zeigt, was ein Treuhänder kostet.
Was heisst das für Ihr KMU?
Klären Sie zuerst Ihre Buchhaltungsform und behalten Sie die MWST-Umsatzgrenze im Blick. Werden Sie steuerpflichtig, melden Sie der ESTV innert 60 Tagen nach Zustellung der MWST-Nummer, ob Sie die Saldosteuersatzmethode wählen; sonst rechnen Sie mindestens drei ganze Steuerperioden effektiv ab (Art. 78 MWSTV). Prüfen Sie jährlich, ob Buchhaltungsform und MWST-Methode noch passen; einen Methodenwechsel melden Sie bis 60 Tage nach Beginn der Steuerperiode, ab der er gilt (Art. 79 und 81 MWSTV). Nach Wahl der effektiven Methode ist die Saldosteuersatzmethode grundsätzlich frühestens nach drei Jahren möglich (Art. 37 Abs. 4 MWSTG).
Auf Wunsch übernehmen wir Ihre laufende Buchführung zum Festpreis, mit Belegen per App, MWST-Abrechnung und Jahresabschluss. Zum Erstgespräch kommen wir zu Ihnen oder empfangen Sie an der Klausstrasse 48 in Zürich.