Spesen für Kundenakquisition: geschäftsmässig begründet?
Spesen für die Kundenakquisition sind steuerlich abziehbar, wenn sie geschäftsmässig begründet sind. Den Nachweis dafür erbringen Sie mit einem vollständigen Beleg. Das gilt für Verpflegungs- und Reisespesen ebenso wie für Übernachtungen.
Besonders bei Bewirtungskosten, etwa bei einem Geschäftsessen im Restaurant, muss sich ein Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit nachweisen lassen. Gelingt das, anerkennt das Steueramt den Aufwand; fehlt der Nachweis, behandelt es die Ausgabe als privaten Verbrauch.
Wann Kundeneinladungen geschäftsmässig begründet sind
Im Rahmen der Kundenbetreuung und der Kontaktpflege mit Geschäftspartnern kann es im Interesse des Unternehmens liegen, diese Personen einzuladen. Bei solchen Einladungen ist Zurückhaltung angebracht: Die Kosten müssen durch ein Geschäftsinteresse gedeckt sein. Wählen Sie das Lokal und den Rahmen so, dass sie zur Bedeutung der Geschäftsbeziehung und zu den ortsüblichen Gepflogenheiten passen. Erstattet werden nur die effektiven Kosten.
Eine Einladung ist geschäftsmässig begründet, wenn sie einem konkreten Geschäft dient: der Pflege einer bestehenden Kundenbeziehung, dem Gespräch über einen Auftrag oder der Gewinnung neuer Kunden. Typische Anlässe sind ein Geschäftsessen nach einer Besprechung, ein Apéro für Kunden an einem Firmenanlass oder die Bewirtung von Partnern an einer Messe. Essen Sie dagegen ohne Geschäftspartner auswärts, gelten andere Regeln; was dabei abziehbar ist, erklärt der Beitrag zu den Steuerabzügen für Verpflegungskosten.
Kundeneinladungen durch Mitarbeitende
Laden Ihre Mitarbeitenden Kunden ein, rechnen sie die Kosten über die Spesenabrechnung ab. Die Abrechnung von Kundeneinladungen gegen Originalquittung ist eine der Vorgaben der Wegleitung zum Lohnausweis; zu den weiteren gehört etwa, dass die Vergütung für ein Mittag- oder Abendessen in der Regel höchstens CHF 35 und für das Privatfahrzeug höchstens 75 Rappen pro Kilometer beträgt (Wegleitung zum Lohnausweis, Rz 52). Werden alle diese Vorgaben eingehalten, genügt es, im kleinen Feld zu Ziffer 13.1.1 des Lohnausweises ein Kreuz (X) einzusetzen (Rz 52). Halten Sie in Ihrem Spesenreglement fest, wer Kunden einladen darf und wer die Abrechnung freigibt. Prüfen Sie bei der Freigabe, ob Anlass und Gäste vollständig angegeben sind; so muss niemand Monate später rekonstruieren, wer am Tisch sass und worum es ging. Wie Sie die übrigen Spesen Ihrer Mitarbeitenden regeln, lesen Sie in einem eigenen Beitrag.
Angaben auf dem Bewirtungsbeleg
Gesetzlich verlangt ist für jede Buchung ein Beleg, der den Geschäftsvorfall nachweist (Art. 957a Abs. 2 Ziff. 2 OR). Eine amtliche Liste der Angaben auf einem Bewirtungsbeleg gibt es nicht. Damit die Steuerbehörde den Aufwand anerkennt, gehören in der Praxis folgende Angaben auf den Beleg:
- Namen aller anwesenden Personen
- Name und Ort des Lokals
- Datum der Einladung
- Geschäftszweck der Einladung
Bei einer Steuerprüfung sind die Namen der eingeladenen Personen das wichtigste Element. Fehlen sie auf dem Beleg und lassen sie sich nicht nachträglich belegen, rechnet die Steuerbehörde den Betrag in der Regel dem Gewinn auf. Notieren Sie die Angaben deshalb direkt nach dem Essen auf der Quittung oder in Ihrer Spesen-App.
Die Mehrwertsteuer auf einem Geschäftsessen ziehen Sie als Vorsteuer ab, soweit es Ihrer unternehmerischen Tätigkeit dient (Art. 28 Abs. 1 MWSTG). Bewahren Sie die Bewirtungsbelege wie alle Buchungsbelege während zehn Jahren auf (Art. 958f Abs. 1 OR).
Für die Übersicht empfiehlt es sich, Bewirtungskosten für Kunden und Geschäftspartner auf einem separaten Konto in der Erfolgsrechnung zu verbuchen, getrennt von den übrigen Spesen. So sind sie bei Rückfragen der Steuerbehörde rasch belegt.
Steuerfolgen bei AG, GmbH und Selbständigen
Ob ein Aufwand abziehbar ist, beurteilt die Steuerbehörde je nach Rechtsform nach unterschiedlichen Bestimmungen. Geschäftsmässig nicht begründete Zuwendungen an Dritte rechnet die Steuerbehörde bei der AG und der GmbH zum steuerbaren Reingewinn auf (Art. 58 Abs. 1 lit. b DBG). Selbständigerwerbende ziehen die geschäftsmässig begründeten Kosten ab (Art. 27 Abs. 1 DBG).
Bei Kapitalgesellschaften kommt eine zweite Steuer hinzu, wenn die Bewirtung in Wahrheit den Inhabern zugutekommt. Fliesst eine solche Leistung an Aktionäre oder ihnen nahestehende Personen, gilt sie als steuerbarer Ertrag für die Verrechnungssteuer (Art. 20 Abs. 1 VStV). Die Verrechnungssteuer beträgt 35 % der steuerbaren Leistung (Art. 13 Abs. 1 lit. a VStG). Ein privates Abendessen der Geschäftsführerin mit Familienangehörigen gehört deshalb nicht in die Firmenbuchhaltung, auch wenn die Rechnung auf die Gesellschaft lautet.
Massgebend ist nicht allein der Betrag, sondern der erkennbare Zusammenhang mit dem Geschäft. Ein teures Essen mit einem wichtigen Kunden kann begründet sein, ein günstiges Mittagessen ohne Geschäftspartner dagegen nicht. Bei einer Steuerprüfung zählt deshalb vor allem eine lückenlose Dokumentation, die jede Einladung einem Kunden und einem Anlass zuordnet.
Checkliste für Ihre Bewirtungsbelege
Halten Sie auf jedem Beleg fest, wen Sie eingeladen haben, wann und wo das Essen stattfand und welchem Geschäft es diente. Verbuchen Sie die Kosten auf einem eigenen Konto und legen Sie die Belege digital und lesbar ab. Sauber belegte Spesen erleichtern auch den Jahresabschluss und die Steuererklärung Ihres Unternehmens.
Inhaltsverzeichnis
- Wann Kundeneinladungen geschäftsmässig begründet sind
- Angaben auf dem Bewirtungsbeleg
- Steuerfolgen bei AG, GmbH und Selbständigen
- Checkliste für Ihre Bewirtungsbelege
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