Co-Autor Reto Suter

Verpflegungsspesen, Reisespesen und Übernachtungen sind steuerlich vom Ertrag eines Unternehmens abziehbar. Sie müssen geschäftsmässig begründet sein und der Nachweis liegt beim Steuerpflichtigen.

Insbesondere bei Bewirtungskosten, wie zum Beispiel einem Restaurantbesuch, muss ein Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit nachgewiesen werden können. Andernfalls geht das Steueramt von einem Eigenverbrauch aus und akzeptiert die Ausgabe nicht.

Im Rahmen der Kundenbetreuung und der Kontaktpflege zum Unternehmen nahestehenden Dritten kann es im besten Interesse des Unternehmens liegen, diese Personen einzuladen. Bei solchen Einladungen ist grundsätzlich Zurückhaltung geboten. Anfallende Kosten müssen immer durch Geschäftsinteressen gedeckt sein. Zudem muss man bei der Auswahl eines Standorts den kommerziellen Wert des Kunden oder Geschäftspartners sowie die ortsüblichen Gebräuche berücksichtigen. Es können nur die effektiven Kosten erstattet werden.

Auf einem Verpflegungsbeleg müssen zwingend folgende Mindestinformationen notiert sein:

Name aller anwesenden Personen
Name und Ort des Lokals
Datum der Einladung
Geschäftszweck der Einladung

Bei einer Steuerprüfung ist der Nachweis der Namen aller eingeladenen Personen das wichtigste Element. Belege, welche diese Information nicht aufweisen bzw. wo diese nicht nachträglich nachgewiesen werden können, werden bei einer Prüfung nicht akzeptiert, was zur Folge hat, das der entsprechende Betrag dem Gewinn aufgerechnet wird.

Wenn alle Verpflegungsbelege einen Geschäftszweck wie z.B. Kundenakquisition haben, müssen diese Kosten auf einem separaten Konto in der Erfolgsrechnung ausgewiesen werden, wie z.B. der Rubrik 6641 „Kundenakquisition“.

Es lohnt sich daher, die Verpflegungsspesen stets sauber zu dokumentieren.