AI Buchhaltung (künstliche Intelligenz in der Buchhaltung) bezeichnet den Einsatz moderner KI-Technologien, um Buchhaltungsaufgaben zu automatisieren.
Gerade in der Schweiz können Unternehmen durch AI in der Buchhaltung erhebliche Effizienzsteigerungen und Ressourceneinsparungen erzielen. Buchhaltung ist geprägt von vielen sich wiederholenden Prozessen und einem grossen Datenvolumen. Ideale Voraussetzungen für den Einsatz von KI.
Wie funktionier AI-Buchhaltung? Welche konkreten Anwendungsfälle helfen Abläufe zu automatisieren sowie Kosten zu senken.
Warum KI in der Buchhaltung? Vorteile auf einen Blick
- Zeit sparen und Effizienz steigern: KI kann repetitive Routineaufgaben in der Buchhaltung schnell und fehlerfrei erledigen.
- Weniger Fehler: Buchhaltung verlangt hohe Genauigkeit, und KI-Systeme helfen, Fehlerquellen früh zu erkennen oder ganz zu vermeiden. Sie arbeiten präzise und minimieren menschliche Fehler. Dadurch sinkt das Risiko teurer Fehlbuchungen oder Probleme mit der Compliance deutlich.
- Kosten senken: Automatisierung reduziert den manuellen Aufwand in der Buchhaltung erheblich – und damit auch die Kosten. Wenn weniger Arbeitszeit für das Erfassen von Belegen oder Prüfen von Zahlen anfällt, können Ausgaben gesenkt werden.
- Echtzeit-Überblick über Finanzen: KI-Systeme verbuchen Geschäftsvorfälle fortlaufend, so dass Finanzdaten jederzeit aktuell sind. Unternehmer wissen stets, wie es finanziell um die Firma steht, ohne auf den Monatsabschluss warten zu müssen. Entscheidungen können auf Basis von Echtzeit-Zahlen getroffen werden.
- Einhaltung von Vorschriften: In der Schweiz gibt es strenge Buchführungspflichten, sowohl handelsrechtlich als auch steuerrechtlich. KI kann dabei helfen, Gesetze und Regeln automatisch einzuhalten, indem z.B. Mehrwertsteuer korrekt berechnet und Meldungen rechtzeitig vorbereitet werden.
Konkrete Anwendungsfälle: Wie KI die Buchhaltung automatisiert
Für KMU bieten KI-Lösungen in der Buchhaltung vor allem bei alltäglichen Abläufen grosse Vorteile. Hier einige konkrete Anwendungsfälle, wie AI Buchhaltung in der Praxis funktioniert:
Automatische Belegverarbeitung (Rechnungen & Quittungen)
Die Verarbeitung von Eingangsrechnungen, Belegen und Quittungen kostet normalerweise viel Zeit und ist fehleranfällig. KI-gestützte Systeme mit OCR-Technologie (Optical Character Recognition) scannen und lesen Belege automatisch aus.
Wichtige Infos wie Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Fälligkeitsdatum werden erkannt und direkt ins Buchhaltungssystem übernommen. Eine Eingangsrechnung kann so in Echtzeit verbucht werden – ohne manuelles Abtippen. Dadurch entfallen händische Eingaben, Tippfehler werden vermieden und die Bearbeitungszeit pro Beleg sinkt drastisch. Mitarbeitende müssen Belege nur noch kurz prüfen statt sie von Grund auf einzutragen.
Automatisierte Buchhaltung
Moderne KI-Lösungen lernen aus früheren Buchungen und erkennen Muster in den Finanzdaten. Anhand dessen schlägt die KI automatisch vor, auf welches Konto ein neuer Beleg gebucht werden sollte.
Zum Beispiel „erkennt“ die Software bei einer wiederkehrenden Telefonrechnung, dass diese jedes Mal dem Aufwandkonto Telefonkosten zugeordnet wurde. Künftige Telefonrechnungen gleich entsprechend vorschlagen.
Mit jeder Nutzung verbessert sich die Trefferquote der KI, da sie kontinuierlich dazulernt. Routinebuchungen laufen quasi von selbst, und nur Ausnahmen oder Spezialfälle müssen manuell geprüft werden.
Banktransaktionen und Zahlungsabgleich in Echtzeit
KI-gestützte Buchhaltungssysteme lassen sich direkt mit dem Geschäftskonto der Bank verbinden. Eingehende Zahlungen und Überweisungen werden dann automatisch abgeglichen. Offene Rechnungen verknüpft die Software mit den passenden Zahlungseingängen, ohne Zutun des Menschen.
So sieht man sofort, welche Kundenrechnungen bezahlt wurden und welche noch offen sind. Das Kontrollieren von Kontoauszügen und manuelle Zuordnen von Überweisungen entfällt. Auch Zahlendreher oder Zahlungen ohne Referenz werden von der KI leichter erkannt und markiert.
Schnellere Monats- und Jahresabschlüsse
Werden alle Geschäftsvorfälle laufend automatisiert verbucht, ist am Periodenende viel weniger Nacharbeit nötig. Monatsabschlüsse lassen sich schneller erstellen, weil alle Daten schon vorliegen und abgestimmt sind.
Besonders eindrucksvoll zeigt sich das beim Jahresabschluss: Mit KI und digitalen Prozessen verteilt sich die Arbeit gleichmässiger über das Jahr. Die Buchhaltung ist am Jahresende praktisch schon fertig.
Fazit: AI-Buchhaltung – Automatisierung der Buchhaltung
Die AI Buchhaltung bietet KMU die Chance, ihre Buchhaltungsprozesse radikal zu vereinfachen. Routineaufgaben werden vollständig automatisiert. Unternehmen sparen Zeit und können sich stärker auf ihr Kerngeschäft fokussieren.
Wichtig ist dabei zu verstehen, dass KI kein Ersatz für menschliches Fachwissen ist, sondern ein unterstützendes Werkzeug. Sonderfälle oder finale Kontrollblicke durch einen Treuhänder bleiben weiterhin wichtig.
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Yves Maurer
