SumUp mit Bexio verbinden

• Andere POS-Software: Zahlreiche Kassensoftware-Lösungen aus dem In- und Ausland lassen sich technisch mit Bexio verknüpfen, auch wenn sie nicht direkt im Marketplace gelistet sind. Wichtig ist, dass entweder eine offene Schnittstelle (API) oder ein Datenexport vorhanden ist. Zum Beispiel nutzen einige Schweizer Händler internationale Kassensysteme wie Lightspeed POS oder Shopify POS. Solche Systeme haben keine native Bexio-Anbindung, können aber über Integrationsdienstleister angebunden werden. Lightspeed bietet z. B. via Omniboost eine Möglichkeit, Buchhaltungsdaten an Bexio zu übertragen. Ähnlich könnte man Shopify-Verkäufe über eine Middleware in Bexio importieren. Bei solchen Lösungen ist meist ein IT-Partner oder etwas technischer Aufwand nötig, um die Verbindung aufzusetzen.
• Zapier und Integrationsplattformen: Für cloudbasierte Tools gibt es Dienste wie Zapier oder Make (Integromat), mit denen man Bexio mit über 1000 Apps koppeln kann – ohne selbst programmieren zu müssen. So existieren z. B. Zapier-„Zaps“ für Bexio und Loyverse POS (Loyverse ist ein kostenloses Kassensystem, das SumUp als Zahlmethode unterstützt). Ein automatisierter Workflow könnte z. B. bei jeder Loyverse-Verkaufstransaktion einen Datensatz in Bexio anlegen. Auch wenn dies nicht so komfortabel ist wie eine dedizierte Marketplace-App, bieten solche Plattformen viel Flexibilität. Zu beachten sind allerdings ggf. zusätzliche Kosten für den Zapier-Dienst sowie ein sorgfältiges Einrichten der Zaps, damit die Buchungen korrekt erfolgen.
• Manueller Import/Export: Als einfachste Variante – falls nur wenige Transaktionen anfallen – kann man SumUp-Abschlussberichte oder CSV-Dateien exportieren und diese in Bexio einlesen. Bexio erlaubt den Import von Kasseneinnahmen über das Kassenbuch oder von Rechnungen über die Import-Schnittstelle. Dieser Weg ist zwar nicht vollautomatisch, aber für gelegentliche Nutzung eine mögliche Lösung, vor allem wenn man keine zusätzliche Software abonnieren will. Allerdings geht dabei der Echtzeit-Vorteil verloren, und man muss diszipliniert regelmäßig die Daten übertragen.
• Andere Zahlungsanbieter integrieren: Zwar steht hier SumUp im Fokus, aber der Vollständigkeit halber sei erwähnt, dass Bexio auch weitere Zahlungslösungen unterstützt. Über den Marketplace und direkte Integrationen können z. B. Worldline/SIX Payment Services (für Kartenzahlungen und TWINT in der Schweiz), Stripe oder PayPal angebunden werden. Diese dienen vor allem dazu, Online-Zahlungen in Bexio abzuwickeln (etwa Zahlungslinks auf Rechnungen oder Onlineshop-Transaktionen). Ein klassisches Kassensystem ersetzen sie nicht, können aber parallel zu SumUp genutzt werden. Beispielsweise könnte ein Unternehmen im Ladengeschäft SumUp verwenden, aber Online-Rechnungen via PayPal/Stripe bezahlen lassen – Bexio kann beide Kanäle verbuchen. Wichtig ist, bei Mischlösungen den Überblick zu behalten und jede Zahlung nur einmal in der Buchhaltung zu erfassen.

Zusammengefasst: Auch ausländische Anbieter oder spezialisierte POS-Apps lassen sich einbinden, sofern sie mit Bexio „sprechen“ können. Für eine nahtlose Integration empfiehlt es sich jedoch, auf bewährte Lösungen (wie die oben genannten PepperShop, Arcavis, BedayaConnect) oder etablierte Integrationsdienste zurückzugreifen, damit Datenfluss und Support gewährleistet sind.

1. Integration über ein Kassensystem: In diesem Fall nutzen Sie eine Kassensoftware (wie PepperShop POS oder Arcavis), die sowohl das SumUp-Terminal anspricht als auch mit Bexio verknüpft ist. Der Ablauf ist dann wie folgt: Im Verkaufsgespräch erfasst die Kasse den Einkauf (Artikel, Betrag) – wählt der Kunde Kartenzahlung, wird automatisch das SumUp-Kartenterminal aktiviert, wo der Kunde seine Karte oder Smartphone (z. B. via Apple Pay) benutzt. Das Terminal bestätigt die Zahlung und gibt die Information an die Kasse zurück („Zahlung erfolgreich“). Unmittelbar danach sendet die Kassensoftware die Verkaufsdaten per API an Bexio. Je nach Konfiguration entsteht in Bexio entweder direkt eine Rechnung/Quittung pro Verkauf oder ein Tagesumsatz-Beleg im Kassenbuch. Diese Echtzeit-Verbuchen stellt sicher, dass Ihre Finanzbuchhaltung stimmt, ohne am Tagesende Kassenzettel manuell abzuschreiben. Wichtig ist, dass Kassensoftware und Bexio einmalig miteinander authentifiziert werden (z. B. durch Eingabe eines API-Schlüssels aus Bexio in die Kassensoftware). Dieser Einrichtungsschritt dauert meist nur wenige Minuten. SumUp-Terminals werden via Bluetooth oder WLAN mit der Kassensoftware gekoppelt – oft reicht es, in der Kassen-App „SumUp“ als Zahlart auszuwählen und das Terminal zu verbinden. Nach dieser Einrichtung läuft alles automatisch im Hintergrund bei jedem Verkauf. Vorteil: Sie haben eine komplette Kassenlösung, die neben Zahlungen auch Lagerverwaltung, Belegerstellung und weitere Funktionen bietet, mit Bexio als „Backend“ für die Buchhaltung.
2. Direkte Integration ohne Kasse (Daten-Synchronisation): Hier steht SumUp selbst im Zentrum, und ein Dienst wie BedayaConnect oder Zapier sorgt für den Datentransfer zu Bexio. Sie nutzen beispielsweise die SumUp-App auf dem Smartphone oder ein SumUp-Kassensystem (etwa SumUp Solo Terminal mit Belegdrucker) für Verkäufe. SumUp führt die Kartenzahlungen durch und sammelt die Transaktionsdaten in Ihrem SumUp-Konto. Statt nun manuell in Bexio die Einnahmen zu buchen, richtet man den Connector ein: Dieser holt z.B. jeden Abend alle neuen Transaktionen ab und erzeugt in Bexio entsprechende Buchungen. Oft kann man wählen, ob pro Tagesumsatz eine Buchung erfolgen soll (praktisch für ein einfaches Kassenbuch) oder ob jede einzelne Zahlung als Rechnung in Bexio angelegt wird (was eine detaillierte Debitorenbuchhaltung ermöglicht – sinnvoll, wenn man in Bexio auch Offene-Posten verfolgen will). Diese Art der Integration erfordert etwas Vertrauen in den Anbieter und die Richtigkeit der Datenübernahme. Während einer Testphase sollte man daher prüfen, ob alle Beträge korrekt ankommen und etwaige Gebühren oder Mehrwertsteuer richtig berücksichtigt werden. Nach Einrichtung reduziert diese Lösung den Aufwand enorm: Sie benutzen SumUp wie gewohnt, und im Hintergrund hält der Connector Bexio auf dem neuesten Stand. Dies empfiehlt sich insbesondere, wenn Sie kein komplexes Kassensystem brauchen – zum Beispiel, weil Sie nur Dienstleistungen verkaufen oder ein kleines Sortiment haben – aber trotzdem professionell buchhalten möchten.

Beide Wege führen letztlich zum Ziel, SumUp und Bexio zu verbinden. Die Wahl hängt davon ab, ob Sie zusätzlich zum Zahlungsverkehr auch eine umfassende Kassenlösung benötigen (mit Artikeln, Lager, Filialen etc.), oder ob es hauptsächlich um die Automatisierung der Zahlungsverbuchung geht. Für Ladengeschäfte mit Warenbestand ist meist eine Kassenlösung mit Bexio-Schnittstelle ideal. Für Ein-Personen-Unternehmen, Marktstände oder Dienstleister kann die schlankere Direktintegration ausreichen.

• Bexio Software: Die Bexio-Abos starten ab CHF 35.– pro Monat (Starter-Paket) und reichen bis zu größeren Paketen mit mehr Funktionen/Konten (z. B. CHF 69.– pro Monat für das «Pro»-Paket). Je nach Paket sind verschiedene Features enthalten, aber Integrationsschnittstellen wie zum Kassensystem stehen in allen zahlungspflichtigen Paketen zur Verfügung. Bexio selbst erhebt keine zusätzlichen Gebühren pro Transaktion – Sie zahlen nur die fixe Abo-Gebühr für die Software.
• SumUp Kartenterminal: SumUp bietet verschiedene Kartenleser an. Der gängigste SumUp Air (mobiler Kartenleser, Verbindung per Bluetooth zum Handy/Tablet) kostet einmalig ca. CHF 39.–. Das neuere SumUp Solo mit integriertem Drucker liegt bei etwa CHF 99.– (Preise variieren, es gibt häufig Rabatte). Es gibt auch Bundle-Angebote wie das SumUp Kassensystem Solo LTE mit Tablet-Ständer und Drucker. Wichtig: Monatliche Grundgebühren fallen bei SumUp nicht an, wenn man das Standard-Gebührenmodell wählt.
• Transaktionsgebühren (SumUp): SumUp finanziert sich über eine Gebühr pro Kartenzahlung. In der Schweiz beträgt diese typischerweise 1.5 % vom Umsatz für Debitkarten (z. B. Maestro) und 2.5 % für Kreditkarten (Visa, Mastercard, Amex). Beispiel: Bei einem Verkauf über CHF 100.– über Visa gehen CHF 2.50 an SumUp, Sie erhalten CHF 97.50. Es gibt seit kurzem auch ein Abo-Modell „SumUp One“ für CHF 29.– monatlich: damit sinken die Transaktionsgebühren deutlich (auf 0.99 % für inländische Kartenumsätze). SumUp One lohnt sich allerdings erst ab einem Kartenumsatz von ca. CHF 4’400.– pro Monat – für viele Kleinbetriebe ist das Standardmodell ohne Grundgebühr kostengünstiger. Wichtig: Diese Gebühren fallen an, egal ob man SumUp mit Bexio verbindet oder nicht – es sind die normalen Kosten für Kartenzahlungen.
• Kassensystem-Software: Wenn Sie eine POS-Lösung wie PepperShop oder Arcavis einsetzen, kommen deren Abo-Kosten hinzu. PepperShop POS beginnt wie erwähnt bei 39 CHF/Monat, Arcavis bei rund 69 CHF/Monat (je nach Paket in EUR). Diese Gebühren decken die Nutzung der Kassensoftware, Support und die Integration in Bexio ab. Oft sind Updates und Cloud-Services inklusive. Bei manchen Anbietern gibt es einmalige Einrichtungskosten (z. B. Arcavis verlangt etwa €100 Einrichtungsgebühr). Prüfen Sie auch, ob alle gewünschten Module im Preis enthalten sind – etwa könnten gewisse Funktionen (Gutscheinsystem, Gastronomie-Modul etc.) extra kosten. Für die SumUp-Einbindung selbst verlangen diese Kassenanbieter meist keinen Aufpreis, da SumUp als Zahlungsart einfach integriert wird.
• Integrations-Tools (wenn ohne Kassensoftware): Nutzen Sie den BedayaConnect SumUp-Connector, ist die Installation über Bexio kostenlos, aber der Dienst selbst dürfte in Form eines Abos berechnet werden. Bedaya wirbt mit individuellen Paketen; oft richten sich die Kosten nach dem Transaktionsvolumen oder Funktionsumfang. Konkrete Preise sollte man beim Anbieter erfragen – rechnen Sie mit einer moderaten monatlichen Gebühr (vielleicht im Bereich von CHF 20 – 50), was im Verhältnis zum Nutzen (automatisierte Buchungen) durchaus fair ist. Ähnliches gilt für andere Integrationsplattformen: Zapier etwa hat eine kostenlose Stufe, die jedoch nur wenige Vorgänge pro Monat zulässt. Für einen täglichen Abgleich von Verkäufen benötigt man meist einen Bezahlplan (ab ca. $20 pro Monat und aufwärts, je nach Anzahl Zaps und Transaktionen).
• Hardware und Zubehör: Abhängig von Ihrer Lösung können noch Hardwarekosten anfallen. SumUp-Terminals haben wir erwähnt. Falls Sie ein komplettes Kassenset wollen, planen Sie für Tablet/PC, Bondrucker, Kassenlade, Barcode-Scanner etc. entsprechende Anschaffungskosten ein. Viele Anbieter verkaufen Hardware-Bundles: z. B. ein iPad mit Ständer, Drucker und Scanner kann zusammen schnell CHF 1’000.– kosten. Für den Einstieg genügen aber oft ein Tablet (evtl. schon vorhanden) und der SumUp-Reader. Prüfen Sie bei Cloud-Kassen, ob sie mit normaler Consumer-Hardware laufen (PepperShop z. B. läuft im Browser und ist somit sehr flexibel bei der Gerätewahl).
• Alternative Zahlungsanbieter: Sollten Sie anstelle von SumUp einen anderen Kartenanbieter nutzen wollen, unterscheiden sich die Kostenstruktur etwas. Zettle by PayPal (in der Schweiz weniger verbreitet) hat z.B. ähnliche Transaktionsgebühren ~1.75%, aber teilweise höhere Gerätepreise. SIX/Worldline Terminals werden meist gemietet (monatliche Terminalmiete z. B. CHF 20–30) plus Bankgebühren pro Transaktion (um ~1.3–1.7%). Diese klassischen Lösungen lohnen sich oft erst bei höherem Umsatz, wohingegen SumUp gerade für kleinere Shops günstiger ist. Bexio selbst nimmt, wie gesagt, keine Provision – egal ob SumUp, PayPal oder Twint, die Kosten entstehen auf Seite des Zahlungsanbieters.

Fazit zu den Kosten: Die Integration SumUp-Bexio ist bereits mit relativ geringem Budget machbar. Wenn Sie schon Bexio nutzen (Kostenpunkt ab CHF 35/Monat) und ein SumUp-Terminal besitzen (einmalig ~CHF 40–100), können Sie mit einem passenden Tool die Verbindung herstellen. Für Komplettlösungen wie PepperShop oder Arcavis sollten Sie die monatlichen Gebühren einkalkulieren, erhalten dafür aber auch ein professionelles Kassensystem. Wichtig ist, den Nutzen gegenzustellen: Durch die automatische Übertragung sparen Sie viele manuelle Buchhaltungsstunden ein – was wiederum Kosten oder wertvolle Zeit spart. Zudem vermeiden Sie potenzielle Fehlbuchungen, die entstehen können, wenn man Umsätze händisch in die Buchhaltung tippt. Gerade bei steigenden Verkaufszahlen amortisiert sich eine Integration schnell.

Zum Schluss bleibt festzuhalten: SumUp mit Bexio zu verbinden eröffnet kleinen Unternehmen in der Schweiz die Möglichkeit, Verkauf vor Ort und Buchhaltung digital zu vereinen. Ob über eine Kassenlösung im Bexio-Marktplatz oder über einen Integrationsdienst – es gibt für jede Betriebsgröße und jedes Budget eine passende Option. Dank dieser modernen Tools behalten Sie den Überblick über Ihre Finanzen und können Ihren Kunden kartengestützte Zahlungen anbieten, ohne auf den Komfort einer automatisierten Buchhaltung zu verzichten. So wird Ihr Geschäftsalltag effizienter, und Sie haben mehr Zeit, sich auf Ihr Kerngeschäft und Ihre Kunden zu konzentrieren.