Bei ALPINUM unterscheiden wir zwei Übermittlungskanäle: E-Mail für geschäftlich bezahlte Belege und WhatsApp für privat bezahlte Geschäftsausgaben. Diese Trennung stellt sicher, dass Spesen korrekt erfasst und vom Unternehmen zurückerstattet werden können.
1. Geschäftlich bezahlte Belege per E-Mail
Geschäftlich bezahlte Belege sind Rechnungen, die Ihr Unternehmen betreffen – egal ob sie noch offen sind oder bereits über Ihr E-Banking beglichen wurden.
SO FUNKTIONIERT ES
[meineFirma]@kontera.ch
✓ SO GEHT’S
- Foto vollständig und gut lesbar
- 1 Beleg pro WhatsApp-Nachricht
- MWST-Nummer auf dem Beleg sichtbar
- Verwendungszweck steht in der Nachricht
✗ NICHT MÖGLICH
- Unscharfe oder unvollständige Anhänge
- Mehrere Rechnungsbelege in einer Datei oder auf einem Foto
- Belege, die nur direkt im E-Mail-Text stehen
- E-Mails, die nur einen Link zur Rechnung enthalten
- Folgende Dateiformate: DOC, DOCX, CSV, XLS, PPT
- Fehlende MWST-Nummer auf der Rechnung
⚠ Wichtiger Hinweis zu Rechnungen direkt im E-Mail-Text / Link in der E-Mail
Viele Anbieter senden heute keine klassische PDF-Rechnung mehr im Anhang, sondern zeigen die gesamte Rechnung direkt im E-Mail-Text an oder senden im Body lediglich einen Link zur Rechnung mit. Das betrifft häufig:
- Telecomanbieter
- monatliche Software-Abrechnungen
- Flug- und Reisebestätigungen
- Bestellbestätigungen aus Online-Shops
- digitale Plattformen
- Fahrtenbelege
Wenn die eigentliche Beleginformation nur im E-Mail-Body steht oder nur ein Link mitgesendet wird und kein richtiger Anhang vorhanden ist, kann keine Verarbeitung erfolgen.
Sie müssen in diesen Fällen selbständig ein PDF generieren und an uns weiterleiten.
2. Privat bezahlte geschäftliche Ausgaben per WhatsApp senden
Wenn Sie eine geschäftliche Ausgabe privat bezahlt haben, senden Sie den Beleg per WhatsApp an die Nummer +41 43 883 31 16 von ALPINUM.
⚠ Wichtiger Hinweis:
Nur Mobiltelefonnummern, die von Ihrer Firma bei uns freigeschaltet wurden, können Belege per WhatsApp übermitteln.
Dazu gehören z.B.:
- Kaffee, Mittagessen
- Zugticket, Taxi, Parkticket
- Kleinmaterial
- weitere geschäftliche Auslagen
SO FUNKTIONIERT ES
✓ SO GEHT’S
- Foto vollständig und gut lesbar
- 1 Beleg pro WhatsApp-Nachricht
- MWST-Nummer auf dem Beleg sichtbar
- Verwendungszweck steht in der Nachricht
✗ NICHT MÖGLICH
- Unscharfe oder unvollständige Fotos
- Mehrere Belege auf einem Foto
- Nachrichten ohne Verwendungszweck
- Fehlende MWST-Nummer
Häufige Fragen
Wie sende ich eine bezahlte Lieferantenrechnung an ALPINUM?
Per E-Mail als PDF oder als gut lesbaren Bildanhang (JPEG oder PNG) an Ihre zugewiesene Adresse.
Was soll ich in die WhatsApp-Nachricht schreiben?
Schreiben Sie kurz und konkret, wofür die Ausgabe war:
- Mittagessen oder Kaffee: mit Kunde, Vertreter und Zweck
- Zugticket für Termin bei [Firma]
- Parkticket Kundentermin [Datum]
Was ist mit Rechnungen, die nur als Link kommen?
Solche Belege können nicht direkt verarbeitet werden. Erstellen Sie ein PDF der Rechnung und leiten Sie dieses per E-Mail an ALPINUM weiter.
Warum braucht es die MWST-Nummer auf der Rechnung?
Die MWST-Nummer ist Voraussetzung für den Vorsteuerabzug. Fehlt sie bei einem MWST-pflichtigen Anbieter, ist der Vorsteuerabzug nicht möglich, bis eine vollständige Rechnung vorliegt.
Was passiert, wenn mein Beleg nicht gut lesbar ist?
Ein unleserlicher Beleg kann nicht verarbeitet und nicht korrekt mit der Buchhaltung abgeglichen werden. Bitte reichen Sie einen gut lesbaren Beleg erneut ein.