Bei ALPINUM unterscheiden wir zwei Übermittlungskanäle: E-Mail für geschäftlich bezahlte Belege und WhatsApp für privat bezahlte Geschäftsausgaben. Diese Trennung stellt sicher, dass Spesen korrekt erfasst und vom Unternehmen zurückerstattet werden können.
1. Geschäftlich bezahlte Belege per E-Mail
Geschäftlich bezahlte Belege sind Rechnungen, die Ihr Unternehmen betreffen – egal ob sie noch offen sind oder bereits über Ihr E-Banking beglichen wurden.
SO FUNKTIONIERT ES
[meineFirma]@alpinum-accounting.ch
✓ SO GEHT’S
- Foto vollständig und gut lesbar
- 1 Beleg pro WhatsApp-Nachricht
- MWST-Nummer auf dem Beleg sichtbar
- Verwendungszweck steht in der Nachricht
✗ NICHT MÖGLICH
- Unscharfe oder unvollständige Anhänge
- Mehrere Rechnungsbelege in einer Datei oder auf einem Foto
- Belege, die nur direkt im E-Mail-Text stehen
- E-Mails, die nur einen Link zur Rechnung enthalten
- Folgende Dateiformate: DOC, DOCX, CSV, XLS, PPT
- Fehlende MWST-Nummer auf der Rechnung
⚠ Wichtiger Hinweis zu Rechnungen direkt im E-Mail-Text / Link in der E-Mail
Viele Anbieter senden heute keine klassische PDF-Rechnung mehr im Anhang, sondern zeigen die gesamte Rechnung direkt im E-Mail-Text an oder senden im Body lediglich einen Link zur Rechnung mit. Das betrifft häufig:
- Telecomanbieter
- monatliche Software-Abrechnungen
- Flug- und Reisebestätigungen
- Bestellbestätigungen aus Online-Shops
- digitale Plattformen
- Fahrtenbelege
Wenn die eigentliche Beleginformation nur im E-Mail-Body steht oder nur ein Link mitgesendet wird und kein richtiger Anhang vorhanden ist, kann keine Verarbeitung erfolgen.
Sie müssen in diesen Fällen selbständig ein PDF generieren und an uns weiterleiten.
2. Privat bezahlte geschäftliche Ausgaben per WhatsApp senden
Wenn Sie eine geschäftliche Ausgabe privat bezahlt haben, senden Sie den Beleg per WhatsApp an die Nummer +41 78 311 72 11 von ALPINUM.
⚠ Wichtiger Hinweis:
Belege können nur von Mobiltelefonnummern per WhatsApp eingereicht werden, die bei ALPINUM für Ihr Unternehmen hinterlegt und freigeschaltet wurden. Die vertragsunterzeichnende Person wird standardmässig als Spesensender erfasst. Sollen weitere spesenberechtigte Personen Belege einreichen können, bitten wir Sie, uns deren Mobiltelefonnummern mitzuteilen, damit wir diese entsprechend freischalten können.
Dazu gehören z.B.:
- Kaffee, Mittagessen
- Zugticket, Taxi, Parkticket
- Kleinmaterial
- weitere geschäftliche Auslagen
SO FUNKTIONIERT ES
✓ SO GEHT’S
- Foto vollständig und gut lesbar
- 1 Beleg pro WhatsApp-Nachricht
- MWST-Nummer auf dem Beleg sichtbar
- Verwendungszweck steht in der Nachricht
✗ NICHT MÖGLICH
- Unscharfe oder unvollständige Fotos
- Mehrere Belege auf einem Foto
- Nachrichten ohne Verwendungszweck
- Fehlende MWST-Nummer
3. Privat bezahlte geschäftliche Ausgaben per Payroll-Interface einreichen
Als verantwortliche Person Ihrer Firma können Sie Spesen und Fahrtspesen für alle Mitarbeitenden zentral über das ALPINUM Payroll-Interface erfassen und einreichen. Das Login erfolgt über den orangen Button «Login» auf unserer Webseite oder direkt unter app.alpinum-accounting.ch.
⚠ Wichtiger Hinweis:
Der Zugang zum Payroll-Interface ist der verantwortlichen Person Ihrer Firma vorbehalten; die Zugangsdaten erhalten Sie von ALPINUM. Reichen Sie die Belege jeweils vor der monatlichen Übermittlung ein – sobald eine Periode übermittelt wurde, ist sie gesperrt und kann nicht mehr bearbeitet werden.
Dazu gehören z.B.:
- Spesenbelege (Kaffee, Mittagessen, Kleinmaterial)
- Fahrtspesen (Auto, öffentlicher Verkehr)
- weitere geschäftliche Auslagen einzelner Mitarbeitender
SO FUNKTIONIERT ES
✓ SO GEHT’S
- Beleg vollständig und gut lesbar hochgeladen
- Korrekter Mitarbeitender und Monat ausgewählt
- MWST-Nummer auf dem Beleg sichtbar
- Verwendungszweck erfasst
✗ NICHT MÖGLICH
- Unscharfe oder unvollständige Belege
- Mehrere Belege in einer Datei
- Fehlende Zuordnung zu Mitarbeitendem oder Monat
- Fehlende MWST-Nummer
Häufige Fragen
Wie sende ich eine bezahlte Lieferantenrechnung an ALPINUM?
Per E-Mail als PDF oder als gut lesbaren Bildanhang (JPEG oder PNG) an Ihre zugewiesene Adresse.
Was soll ich in die WhatsApp-Nachricht schreiben?
Schreiben Sie kurz und konkret, wofür die Ausgabe war:
- Mittagessen oder Kaffee: mit Kunde, Vertreter und Zweck
- Zugticket für Termin bei [Firma]
- Parkticket Kundentermin [Datum]
Was ist mit Rechnungen, die nur als Link kommen?
Solche Belege können nicht direkt verarbeitet werden. Erstellen Sie ein PDF der Rechnung und leiten Sie dieses per E-Mail an ALPINUM weiter.
Warum braucht es die MWST-Nummer auf der Rechnung?
Die MWST-Nummer ist Voraussetzung für den Vorsteuerabzug. Fehlt sie bei einem MWST-pflichtigen Anbieter, ist der Vorsteuerabzug nicht möglich, bis eine vollständige Rechnung vorliegt.
Was passiert, wenn mein Beleg nicht gut lesbar ist?
Ein unleserlicher Beleg kann nicht verarbeitet und nicht korrekt mit der Buchhaltung abgeglichen werden. Bitte reichen Sie einen gut lesbaren Beleg erneut ein.