Bei ALPINUM wird die Buchhaltung monatlich geführt. Sobald die Belege eines Monats vollständig vorliegen, buchen wir sämtliche Transaktionen innerhalb eines Folgemonats nach.
Daher ist es wichtig, dass ALPINUM jeweils zu Beginn eines Monats sämtliche Kontoauszüge und Abrechnungen von Bankkonten, Debitkarten, Kreditkarten und weiteren Zahlungsanbietern vollständig im PDF- und CSV-Format erhält.
Es gibt mehrere Arten von Anbietern, die unterschiedliche Exportlogiken haben:
- Bankkonten, Neobanken und Multi-Währungskonten (z.B. UBS, Zürcher Kantonalbank, neon, Revolut, Wise, amnis)
- Kreditkartenabrechnungen (z.B. Visa, Mastercard, American Express und weitere Kartenanbieter)
- Zahlungsanbieter, Wallets und Payment-Plattformen (z.B. Stripe, PayPal, TWINT, Adyen, SumUp)
ALPINUM benötigt von jedem Ihrer Konten und Unterkonten sämtliche Auszüge eines Monats. Wir benötigen die Auszüge von aktiven und inaktiven Konten, auch wenn in einem Monat keine Transaktionen oder Bewegungen vorhanden sind.
Die Auszüge sind uns innerhalb von 5 Arbeitsagen nach Monatsbeginn zuzustellen, damit wir per Ende eines Folgemonats verbuchen können.
Monatliche Auszüge per E-Mail senden
Die monatlichen Kontoauszüge bzw. Abrechnungen sind immer im Folgemonat einzureichen.
SO FUNKTIONIERT ES
[meineFirma]@kontera.ch
✓ So können Auszüge verarbeitet werden
- Einen vollständigen Export pro Kalendermonat erstellen
- Für alle Konten, Unterkonten und Kartenabrechnungen die Monatsauszüge herunterladen
- PDF-Format und CSV-Format übermitteln
- Auch Konten ohne Bewegungen berücksichtigen
✗ Das kann nicht verarbeitet werden
- Unvollständige Auszüge einzelner Konten, Unterkonten oder Kartenabrechnungen
- Nur PDF-Dateien oder nur CSV-Dateien statt beider Formate
- E-Mails, die nur einen Link zu einem Konto oder zu einer Kreditkartenabrechnung enthalten
- Fotos, Screenshots oder eingescannte Dokumente statt Originalexporten
Dateiformate wie DOC, DOCX, XLS, XLSX oder PPT
⚠ Wichtiger Hinweis: Kein Login durch ALPINUM
Aus Sicherheitsgründen loggt sich ALPINUM nicht in Ihre Systeme ein, um Daten selbständig herunterzuladen. So bleiben Ihre Zugangsdaten, Zwei-Faktor-Freigaben und Berechtigungen vollständig in Ihrer Kontrolle.
Gleichzeitig stellen Sie sicher, dass Sie die vollständigen Monatsauszüge aller Konten, Unterkonten und Karten selbst prüfen und gesammelt übermitteln. Das reduziert Sicherheits- und Ausfallrisiken und schafft klare Verantwortlichkeiten bei der Datenlieferung.
Häufige Fragen
Warum benötigt ALPINUM sowohl PDF- als auch CSV-Dateien?
In der PDF-Datei sind IBAN, Kontobezeichnung, Kartenangaben und der Saldo per Monatsende ersichtlich. Die CSV-Datei enthält zusätzliche Transaktionsdetails und ermöglicht das Filtern und Zuordnen einzelner Buchungen.
Was wird in der CSV-Datei geprüft?
Die CSV-Datei enthält meist zusätzliche Informationen zu Transaktionen, z.B. Beschreibung, Händler, Währung, Land oder Gebühren. Diese Angaben helfen bei der korrekten Verbuchung und bei der steuerlichen Einordnung einzelner Transaktionen.
In welchem Format benötigt ALPINUM die monatlichen Auszüge?
Die Auszüge werden immer im PDF-Format und im CSV-Format benötigt.
Was ist mit einem Auszug pro Kalendermonat gemeint?
Beim Export der Daten soll immer der erste und der letzte Tag eines Monats gewählt werden, z.B. vom 1. bis 28. Februar oder vom 1. bis 31. Dezember.
Muss ich auch Konten ohne Bewegungen einreichen?
Ja. ALPINUM benötigt auch die Auszüge von inaktiven Konten oder Konten ohne Bewegungen, damit die monatliche Vollständigkeit geprüft werden kann.
Wann muss ich die Belege einreichen?
Die Belege müssen Sie innerhalb von 5 Arbeitstagen eines Monats einreichen, damit wir eine Verbuchung bis zum Ende des Monats garantieren können.
Ich habe keine Zeit, die Auszüge monatlich einzureichen. Was passiert dann?
Solange wir die Auszüge nicht erhalten haben, können wir die Lohn- und Finanzbuchhaltung des betreffenden Monats nicht abschliessen. Ebenso kann die quartalsweise MWST nicht rechtzeitig vorbereitet werden.
Was passiert, wenn ich vergesse, die Auszüge einzureichen?
Wir erinnern Sie per E-Mail daran, dass die monatlichen Auszüge noch fehlen. Die rechtzeitige Einreichung bleibt jedoch Voraussetzung dafür, dass Ihre Buchhaltung termingerecht verarbeitet werden kann.