1.1 Bedeutung und Funktionen des Rechnungswesens

Das Rechnungswesen in der Spitex basiert auf bewährten Standards, wie im „Handbuch zum Rechnungswesen für Spitex-Organisationen“ beschrieben. Es erfüllt drei zentrale Funktionen: Dokumentation, Führung und Information. Eine strukturierte Buchführung schafft Überblick und ermöglicht es, relevante Geschäftsvorfälle zu erfassen und einem bestimmten Geschäftsjahr zuzuordnen.

1.2 Finanzielles Rechnungswesen

Die Finanzbuchhaltung in der Spitex dient nicht nur der externen Rechnungslegung, sondern liefert auch entscheidende Daten für die interne Steuerung. Sie bietet einen Überblick über verfügbare Mittel und ermöglicht es, die Mittel effektiv einzusetzen. Die Bestandteile des finanziellen Rechnungswesens, wie Journale, Bilanz und Erfolgsrechnung, sind essenziell für eine umfassende Darstellung der finanziellen Lage.

1.3 Zeit- und Leistungserfassung

Mit rund 85 Prozent der Kosten im Bereich der Personalkosten spielt die Zeit- und Leistungserfassung eine zentrale Rolle. Eine präzise Erfassung schafft die Grundlage für die genaue Zuordnung von Personalkosten zu Kostenstellen und Kostenträgern.

1.4 Betriebliches Rechnungswesen

Die Betriebsbuchhaltung ermöglicht einen Einblick in die internen Abläufe und Zusammenhänge. Sie ist entscheidend für die finanzielle Steuerung des Betriebs und gibt Aufschluss über die Wirtschaftlichkeit von Leistungen und die Finanzierung.

1.5 Kalkulation und Planung

Die Kalkulation spielt eine Schlüsselrolle bei der Kostenanalyse je Stunde oder je Dienstleistung. Mithilfe von Vergangenheitswerten können standardisierte Kostensätze abgeleitet werden, die wiederum für die Planung genutzt werden.

2.1 Zivilrechtliche Aspekte

Non-Profit Spitex-Organisationen unterliegen zivilrechtlichen Regelungen, insbesondere als Vereine oder Stiftungen. Die Einhaltung von Statuten und die Eintragung ins Handelsregister sind entscheidend für die Rechtspersönlichkeit.

2.2 Steuerrechtliche Anforderungen

Eine Übersicht über direkte Steuern, Verrechnungssteuer, Mehrwertsteuer und Motorfahrzeugsteuern zeigt, dass gemeinnützige Spitex-Organisationen in der Regel steuerbefreit sind. Die genauen Bedingungen können je nach Kanton variieren.

2.3 Grundsätze der Buchführung und Rechnungslegung

Die Pflicht zur Buchführung und Rechnungslegung nach Obligationenrecht betrifft verschiedene Rechtsformen. Die Grundsätze umfassen die vollständige, wahrheitsgetreue und systematische Erfassung von Geschäftsvorfällen sowie die Einhaltung von formellen und materiellen Wahrheitsgrundsätzen.

3.1 Aufgabe und Ziel der Rechnungsprüfung

Die Revisionsstelle spielt eine entscheidende Rolle bei der Überprüfung der Buchführung auf Übereinstimmung mit der Jahresrechnung und der Einhaltung gesetzlicher Bewertungsgrundsätze und Buchführungsvorschriften.

3.2 Vereinsrevision

Die Verpflichtung zur Buchführungsrevision besteht für Vereine, wenn bestimmte Grössen in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren überschritten werden. Die Statuten und die Vereinsversammlung bestimmen, ob eine eingeschränkte oder ordentliche Revision durchgeführt wird.

4.1 Digitale Buchführungssysteme

Die Einführung digitaler Buchführungssysteme ermöglicht eine zeitnahe und effiziente Buchführung. Sie erleichtern nicht nur die Erfassung, sondern auch die Auswertung von Finanzdaten.

4.2 Schulung der Buchhaltungsmitarbeiter

Die kontinuierliche Schulung der Buchhaltungsmitarbeiter ist entscheidend für den sicheren Umgang mit den Buchführungsrichtlinien und digitalen Systemen. Fortbildungen sollten sowohl fachliche als auch rechtliche Aspekte abdecken.

4.3 Externe Unterstützung in Anspruch nehmen

Die Zusammenarbeit mit externen Experten, insbesondere Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern, bietet zusätzliche Sicherheit und Fachkompetenz. Externe Unterstützung ist besonders bei komplexen steuerlichen Fragestellungen und Sonderfällen sinnvoll.

4.4 Regelmässige Überprüfung der Prozesse

Regelmässige Überprüfungen der Buchführungsprozesse helfen, Unstimmigkeiten frühzeitig zu erkennen und zu beheben. Die Optimierung von Arbeitsabläufen trägt zur Effizienzsteigerung bei.

Die Buchführung in der Spitex ist komplex und erfordert ein fundiertes Verständnis der gesetzlichen Anforderungen sowie der internen Abläufe. Eine effiziente und compliance-gerechte Buchhaltung bildet die Grundlage für eine nachhaltige finanzielle Steuerung und den langfristigen Erfolg der Organisation. Durch die Nutzung digitaler Systeme, die kontinuierliche Schulung der Mitarbeiter und die Zusammenarbeit mit externen Experten können Spitex-Organisationen ihre Buchführungsprozesse optimieren und den Anforderungen gerecht werden.