Es ist für Unternehmen wichtig, die Erstattung von Spesen für ihre Mitarbeiter genau zu verstehen.
Dieser Beitrag bietet Ihnen eine Übersicht der rechtlichen, buchhalterischen und steuerlichen Aspekte im Zusammenhang der Spesen für Mittagessen.
Rechtliche Aspekte bei auswärtiger Verpflegung
In der Schweiz unterliegt die Erstattung von Mitarbeiter-Spesen im Arbeitsrecht den Bestimmungen von Art. 327 ff. OR.
Der Arbeitgeber muss dem Arbeitnehmer sämtliche notwendigen Auslagen, die durch die Ausführung der Arbeit entstehen, erstatten. Dabei handelt es sich vorrangig um Auslagen, die unmittelbar mit der Arbeitsleistung in Verbindung stehen.
Um eventuelle Unklarheiten auszuräumen, empfiehlt sich die Einführung eines Spesenreglements. Die meisten Firmen haben Spesenrichtlinien festgelegt, um Probleme bei Mitarbeiterspesen (z.B. Spesenexzesse) zu vermeiden.
Die Rückerstattung von Spesen erfolgt gemeinsam mit dem Lohn, sofern keine kürzeren Fristen vereinbart oder üblich sind. Falls regelmässig Business-Lunches anfallen, sollten an den Mitarbeiter Vorschüsse gewährt werden.
Persönliche Unterhaltskosten sind nicht vom Arbeitgeber zu erstatten. Dies gilt auch für private Verpflegungskosten, die der Arbeitnehmer grundsätzlich selbst tragen muss. Es gibt jedoch verschiedene Situationen, in denen der Arbeitgeber verpflichtet ist, die Kosten für die Verpflegung zu übernehmen:
Überstunden: In Situationen, in denen Überstunden geleistet werden, können zusätzliche Kosten für Mahlzeiten entstehen. Werden Mahlzeiten durch die Leistung von Überstunden erforderlich, sind diese Kosten sind erstattungsfähig.
Auswärtiger Arbeitsort: Der Grundsatz, dass Verpflegungskosten nicht erstattet werden, gilt nur für Arbeit am gewöhnlichen Arbeitsort / Wohnort. Wenn Verpflegungskosten aufgrund eines auswärtigen Arbeitseinsatzes (auswärts arbeiten) entstehen, sind diese zu erstatten. Dies unabhängig davon, ob die auswärtigen Einsätze dauerhaft oder vorübergehend sind.
Repräsentationsspesen: Dies sind Verpflegungskosten bei Mittagessen im Zusammenhang mit der notwendigen Repräsentation des Arbeitgebers. In solchen Fällen handelt es sich um notwendige Geschäftsauslagen, die der Arbeitgeber zu ersetzen hat.
Abweichende Regelungen: Es besteht die Möglichkeit, zugunsten des Arbeitnehmers von den genannten Regelungen abzuweichen. Regelungen, die den Arbeitnehmer benachteiligen, sind jedoch nichtig. Grosszügigere Leistungen sind zulässig, solange sie mindestens die Kosten der tatsächlichen Auslagen decken. Leistungen über den tatsächlichen Auslagen können jedoch zu einem steuerbaren Einkommen beim Arbeitnehmer führen.
Der Arbeitgeber muss dem Arbeitnehmer sämtliche notwendigen Auslagen, die durch die Ausführung der Arbeit entstehen, erstatten. Dabei handelt es sich vorrangig um Auslagen, die unmittelbar mit der Arbeitsleistung in Verbindung stehen.
Um eventuelle Unklarheiten auszuräumen, empfiehlt sich die Einführung eines Spesenreglements. Die meisten Firmen haben Spesenrichtlinien festgelegt, um Probleme bei Mitarbeiterspesen (z.B. Spesenexzesse) zu vermeiden.
Die Rückerstattung von Spesen erfolgt gemeinsam mit dem Lohn, sofern keine kürzeren Fristen vereinbart oder üblich sind. Falls regelmässig Business-Lunches anfallen, sollten an den Mitarbeiter Vorschüsse gewährt werden.
Persönliche Unterhaltskosten sind nicht vom Arbeitgeber zu erstatten. Dies gilt auch für private Verpflegungskosten, die der Arbeitnehmer grundsätzlich selbst tragen muss. Es gibt jedoch verschiedene Situationen, in denen der Arbeitgeber verpflichtet ist, die Kosten für die Verpflegung zu übernehmen:
Überstunden: In Situationen, in denen Überstunden geleistet werden, können zusätzliche Kosten für Mahlzeiten entstehen. Werden Mahlzeiten durch die Leistung von Überstunden erforderlich, sind diese Kosten sind erstattungsfähig.
Auswärtiger Arbeitsort: Der Grundsatz, dass Verpflegungskosten nicht erstattet werden, gilt nur für Arbeit am gewöhnlichen Arbeitsort / Wohnort. Wenn Verpflegungskosten aufgrund eines auswärtigen Arbeitseinsatzes (auswärts arbeiten) entstehen, sind diese zu erstatten. Dies unabhängig davon, ob die auswärtigen Einsätze dauerhaft oder vorübergehend sind.
Repräsentationsspesen: Dies sind Verpflegungskosten bei Mittagessen im Zusammenhang mit der notwendigen Repräsentation des Arbeitgebers. In solchen Fällen handelt es sich um notwendige Geschäftsauslagen, die der Arbeitgeber zu ersetzen hat.
Abweichende Regelungen: Es besteht die Möglichkeit, zugunsten des Arbeitnehmers von den genannten Regelungen abzuweichen. Regelungen, die den Arbeitnehmer benachteiligen, sind jedoch nichtig. Grosszügigere Leistungen sind zulässig, solange sie mindestens die Kosten der tatsächlichen Auslagen decken. Leistungen über den tatsächlichen Auslagen können jedoch zu einem steuerbaren Einkommen beim Arbeitnehmer führen.
Buchhalterische und steuerliche Überlegungen
Die korrekte buchhalterische Erfassung von Mitarbeiter-Spesen ist von zentraler Bedeutung. Unternehmen sollten sicherstellen, dass ihre Buchhaltungssysteme in der Lage sind, Spesen ordnungsgemäss zu verbuchen. Für die Erfassung von Spesen für Mittagessen, empfiehlt sich der Einsatz einer Spesen-App. Damit entfällt die lästige «Zettelwirtschaft» und die Verarbeitung der Belege kann bis zu 70% effizienter gestaltet werden.
Effektive Spesen bei auswärtiger Verpflegung
Ein Mitarbeiter im Aussendienst erhält die Kosten für Verpflegung ausserhalb des Unternehmens gegen Vorlage von Belegen erstattet. Falls kein genehmigtes Spesenreglement vorliegt, erfolgt die Rückerstattung maximal in Höhe von CHF 35.-. Solche erstatteten Spesen müssen nicht als steuer- und sozialversicherungspflichtiges Gehalt ausgewiesen werden.
Freiwilliger Beitrag des Arbeitgebers für Mittagessen
Einem Mitarbeiter wird monatlich eine freiwillige Vergütung von CHF 200.- für die Verpflegung am Arbeitsort gewährt. Da diese Vergütung in diesem Fall als Bestandteil der Lebenshaltungskosten betrachtet wird, wird sie als regulär steuer- und sozialversicherungspflichtiges Einkommen behandelt.
Lunch-Checks bis monatlich CHF 180
Einem Angestellten wird Lunch-Checks im Wert von monatlich CHF 180.- abgegeben. Sofern dieser Wert nicht überschritten wird, muss der Betrag auf dem Lohnausweis nicht ausgewiesen werden.
Lunch-Checks über CHF 180
Einem Angestellten werden Lunch-Checks im Wert von monatlich CHF 220.- abgeben. Da dieser Betrag den steuerfreien Betrag (CHF 180.-) übersteigt, muss die Differenz auf dem Lohnausweis als steuer- und sozialversicherungspflichtiger Lohn ausgewiesen werden.
Übersetzte Pauschalspesen für Mittagessen
Spesenentschädigungen meist in Form von pauschalen „Phantasiespesen“ übersteigen den tatsächlich anrechenbaren Auslagenersatz. Es ist somit in steuerlicher Hinsicht zwischen dem anrechenbarem effektivem Auslagenersatz und dem freiwilligen (geschenkten) Teil zu unterscheiden. Letzterer Teil ist regulär als steuer- und sozialversicherungspflichtiges Einkommen auszuweisen.
Effektive Spesen bei auswärtiger Verpflegung
Ein Mitarbeiter im Aussendienst erhält die Kosten für Verpflegung ausserhalb des Unternehmens gegen Vorlage von Belegen erstattet. Falls kein genehmigtes Spesenreglement vorliegt, erfolgt die Rückerstattung maximal in Höhe von CHF 35.-. Solche erstatteten Spesen müssen nicht als steuer- und sozialversicherungspflichtiges Gehalt ausgewiesen werden.
Freiwilliger Beitrag des Arbeitgebers für Mittagessen
Einem Mitarbeiter wird monatlich eine freiwillige Vergütung von CHF 200.- für die Verpflegung am Arbeitsort gewährt. Da diese Vergütung in diesem Fall als Bestandteil der Lebenshaltungskosten betrachtet wird, wird sie als regulär steuer- und sozialversicherungspflichtiges Einkommen behandelt.
Lunch-Checks bis monatlich CHF 180
Einem Angestellten wird Lunch-Checks im Wert von monatlich CHF 180.- abgegeben. Sofern dieser Wert nicht überschritten wird, muss der Betrag auf dem Lohnausweis nicht ausgewiesen werden.
Lunch-Checks über CHF 180
Einem Angestellten werden Lunch-Checks im Wert von monatlich CHF 220.- abgeben. Da dieser Betrag den steuerfreien Betrag (CHF 180.-) übersteigt, muss die Differenz auf dem Lohnausweis als steuer- und sozialversicherungspflichtiger Lohn ausgewiesen werden.
Übersetzte Pauschalspesen für Mittagessen
Spesenentschädigungen meist in Form von pauschalen „Phantasiespesen“ übersteigen den tatsächlich anrechenbaren Auslagenersatz. Es ist somit in steuerlicher Hinsicht zwischen dem anrechenbarem effektivem Auslagenersatz und dem freiwilligen (geschenkten) Teil zu unterscheiden. Letzterer Teil ist regulär als steuer- und sozialversicherungspflichtiges Einkommen auszuweisen.
Entschädigungen von Spesen und Auslagen von Mitarbeitern
Sie möchten mehr über weitere Konstellationen im Zusammenhang mit Auslagen von Arbeitnehmer erfahren? Dieser Beitrag zu Spesen von Mitarbeitern bietet Ihnen eine umfassende Übersicht von Experten zu verschiedenen Beispielen.
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