Am häufigsten werden folgende Arten gebildet:

• Steuerrückstellungen
• Garantien und Gewährleistungen
• Abnahme- oder Lieferungsverpflichtung
• Rechtsstreitigkeiten
• Verpflichtungen im Personalbereich
• Restrukturierung
• Grosse Reparaturen
• Forschung und Entwicklung

Ein Online-Shop für Sportwaren gewährt auf jedes verkaufte Produkt eine Garantie von zwei Jahren. Historisch gesehen müssen 5% der verkauften Produkte während der Garantiezeit repariert oder ersetzt werden. Angenommen, das Unternehmen hat im aktuellen Geschäftsjahr Produkte im Wert von CHF 500´000 verkauft.
Um eine Garantierückstellung zu bilden, würde das Unternehmen den entsprechenden Prozentsatz von den Gesamtverkäufen als erwartete Garantiekosten berechnen.

Sind Gerichtsprozesse hängig, können Unternehmen auf den ungünstigsten der wahrscheinlichen Prozessausgänge abstellen. Sie können für die strittige Forderung, Prozesskosten und Anwaltskosten eine Rückstellung bilden. Die blosse Drohungen einer Gegenpartei bezüglich einer Klageerhebung ist jedoch noch nicht ausreichend. Erst eine Klage mit der Wahrscheinlichkeit eines drohendes Verlustes erlaubt die entsprechende Bildung.

Grundsätzlich kann ein Unternehmen beliebige Rücklagen bilden, die geschäftsmässig begründet sind. Eine Unternehmung muss die Grundlage der Berechnung im Anhang der Jahresrechnung offenlegen. Dies erlaubt es der Steuerbehörde die Begründetheit oder Berechtigung gemäss der Art des Geschäftes zu überprüfen.

Folgende Aufwendungen werden in der Regel nicht als Rückstellung anerkannt:

• künftige aktivierungspflichtige Anschaffungen,
• Aufwendungen, die erst in künftigen Rechnungsperioden verursacht werden,
• das allgemeine wirtschaftliche Risiko als Unternehmer

Von dieser Regel gibt es Ausnahmen wie beispielsweise Forschungs- und Entwicklungskosten, oder betriebliche Restrukturierungen.

Für gewisse Rückstellungsarten sind auch Pauschalrückstellungen zulässig, die ohne Begründung anerkannt werden. Je nach Kanton oder Branche können sich die Pauschalsätze unterscheiden. Es müssen daher in diesem Fall die kantonalen Bestimmungen beachtet werden.
Der Kanton Zug lässt z.B. im Baugewerbe für Werkverträge eine Garantierückstellung von 5% des Jahresumsatzes mit Dritten zu. Dienstleistungs- und Beratungsunternehmen können für Haftungsrisiken eine pauschale Rückstellung von 2 % des aktuellen Jahresumsatzes mit Dritten bilden. Wurde eine Versicherung abgeschlossen, kann die Rückstellung für Haftungsfälle höchstens im Umfang des zu tragenden Selbstbehalts gebildet werden.

Im Allgemeinen werden die Rückstellungen in der Buchhaltung wie folgt gebildet:

*Im Beispiel wurde die Garantie für 2 Jahre gewährt, deswegen eine langfristige Rückstellung verwendet wurde (Konten 26XX). Sollte die Garantie nur ein Jahr gelten, sollte ein Konto 23XX genommen werden.

Im zweiten Jahr wurden die garantiepflichtigen Produkte im Wert von CHF 600´000 verkauft. Der neue Wert der Garantierückstellungen ist.

Auf dem Konto 2630 befinden sich bereits CHF 25´000, deswegen muss man nur eine Korrekturbuchung für die Differenz machen.

Im dritten Jahr wurden die garantiepflichtigen Produkte im Wert von CHF 300´000 verkauft. Der neue Wert der Garantierückstellungen ist.

Der Saldo des Kontos 2630 beträgt CHF 30´000 und muss bis auf CHF 15`000 reduziert werden.

Die Garantierückstellungen sind aufzulösen, wenn der Grund für ihre Bildung weggefallen ist. Dies ist insbesondere der Fall, wenn Grund und Höhe der Verpflichtung gewiss sind. Mit Verweis auf unser Beispiel 1 trifft dies zu, wenn die Garantieforderung nicht zustande kommt. Mit Verweis auf Beispiel 2, wenn die Prozessrückstellung nicht vollständig aufgebraucht wird.
In diesem Fall wird die Rückstellung aufgelöst und die exakte Verbindlichkeit ausgewiesen.

Rückstellungen unterscheiden sich von den passiven Rechnungsabgrenzungen, obwohl dieser Unterschied oft gering ist. Umgangssprachlich wird oft von Rückstellungen gesprochen, auch wenn es sich im Wesen um zeitliche oder sachliche Abgrenzungen handelt.
Passive Rechnungsabgrenzungen werden vorgenommen, um den korrekten Periodenerfolg auszuweisen. Auch wenn eine Rechnung noch nicht vorliegt, ist die Höhe der Verpflichtung ohne weiteres abschätzbar und die Verpflichtung ist im Normalfall unbestritten. Beispiele dafür sind die Rechnungen der Revisionsstelle oder Jahresabschlusskosten.
Im Gegensatz dazu sind bei Rückstellungen die Fälligkeit und der Mittelabfluss ungewiss und der Betrag kann nur geschätzt werden.
In der Praxis werde oft kurzfristige Rückstellungen unter den Transitorischen Passiven gebucht. Mehr zu diesen Thema mit Schwerpunkt Kanton Zürich finden sie hier.

Ein Unternehmen erwartet, dass die Kosten für die Jahresabschlusserstellung etwa CHF 3´000 betragen. Die Treuhandfirma stellt in Rechnung effektiv geleistete Stunden, deswegen ist der genaue Betrag auf Basis der Vorjahren geschätzt.
Buchungssatz:

Zusammenfassend ist festzuhalten, dass Rückstellungen einen wesentlichen Bestandteil der finanziellen Planung darstellen, um zukünftige Verpflichtungen abzudecken. Angesichts der Komplexität dieses Themas empfiehlt es sich dringend, einen Treuhänder hinzuzuziehen. Ein erfahrener Fachmann gewährleistet einerseits die korrekte Handhabung von Rückstellungen. Andererseits trägt er auch dazu bei, potenzielle Risiken zu minimieren und die finanzielle Integrität des Unternehmens zu stärken.