Der Arbeitgeber hat dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen (Spesen) zu ersetzen, bei Arbeit an auswärtigen Arbeitsorten auch die für den Unterhalt erforderlichen Aufwendungen.1 Diese Pflicht ist ein Ausfluss der Fürsorgepflicht.2 Durch schriftliche Abrede, Normalarbeitsvertrag oder Gesamtarbeitsvertrag kann als Auslagenersatz eine feste Entschädigung wie namentlich ein Taggeld oder eine pauschale Wochen- oder Monatsvergütung festgesetzt werden, durch die jedoch alle notwendig entstehenden Auslagen gedeckt werden müssen.3 Hingegen ist es unzulässig, die notwendigen Auslagen ganz oder teilweise durch den Arbeitnehmer tragen zu lassen.4 Hat der Arbeitnehmer in Erfüllung der vertraglichen Pflichten regelmässig Auslagen zu machen, so ist ihm ein angemessener Vorschuss in bestimmten Zeitabständen, mindestens aber jeden Monat auszurichten.5 Diese Regelung gilt auch für das Homeoffice; auch hier hat der Arbeitgeber alle anfallenden Kosten zu tragen, etwa für Strom, Internet, Telefon usw.6 Die Auszahlung des Ersatzes der Spesen und Auslagen muss spätestens mit der Lohnzahlung erfolgen.7
Neben den notwendigen beruflichen Auslagen stehen die persönlichen Auslagen, d.h. die Auslagen für den persönlichen Unterhalt. Diese sind vom Arbeitgeber grundsätzlich nicht zu ersetzen. Darunter werden die Auslagen für die (gewöhnliche) Kleidung, Wohnung, Verpflegung, das Einlösen eines Führerausweises verstanden. In der Praxis stellt sich aus diesem Grund in der Regel die Frage, ob Kosten als notwendig zu betrachten sind oder nicht, was danach beurteilt wird, was ein sorgfältiger Arbeitnehmer nach den Verhältnissen des Einzelfalls als erforderlich erachten durfte.8 Nachfolgend soll auf verschiedene Konstellationen im Zusammenhang mit Spesen und Auslagen eingegangen werden.

Im Grundsatz gilt, dass der Arbeitnehmer keinen Anspruch auf Ersatz der Verpflegungskosten hat. Sie sind durch den Arbeitnehmer selbst zu tragen. Es gibt allerdings verschiedene Situationen, in welchen der Arbeitgeber verpflichtet ist, die Kosten der Verpflegung zu übernehmen.

1.1 Überstunden

Als Überstundenarbeit gilt diejenige Arbeit, die über die im Einzelarbeits-, Normal- oder Gesamtarbeitsvertrag vereinbarte, im Betrieb geltende oder in der Branche übliche Stundenzahl hinaus geleistet wird. Sie ist zu leisten, soweit sie sich als notwendig erweist, der Arbeitnehmer sie zu leisten vermag und ihm dieser Zusatzaufwand nach Treu und Glauben zugemutet werden kann. Werden durch die Leistung von Überstunden zusätzliche Mahlzeiten notwendig, sind die entsprechenden Kosten zu ersetzen.

1.2 Auswärtiger Arbeitsort

Der Grundsatz, dass die Verpflegungskosten nicht zu ersetzen sind, gilt nur, wenn die Arbeit am gewöhnlichen Arbeitsort geleistet wird.9 Entstehen die Verpflegungskosten durch einen auswärtigen Arbeitseinsatz, so sind diese zu ersetzen. Das mag widersprüchlich erscheinen: Nur, weil der Arbeitnehmer an einem Tag nicht in Zürich, sondern in Winterthur arbeiten muss, sind die Verpflegungskosten zu ersetzen, obwohl der Arbeitnehmer auch in Zürich hätte essen müssen. Mit anderen Worten: Nur die Tatsache, dass an einem anderen Ort gearbeitet wird, ist im Grunde genommen nicht kausal für das Anfallen der Verpflegungskosten. Diese wären ohnehin entstanden. Dennoch: Das Gesetz sieht die Übernahme der Verpflegungskosten im Falle des auswärtigen Arbeitsortes explizit vor. Dabei spielt es keine Rolle, ob die auswärtigen Arbeitseinsätze ständig oder nur vorübergehend stattfinden.

1.3 Repräsentationsspesen

Eine Ausnahme vom Grundsatz der Nichtübernahme der Verpflegungskosten gilt etwa auch im Falle von Essenskosten, wenn diese im Zusammenhang mit der notwendigen Repräsentation des Arbeitgebers erfolgen. In einem solchen Fall liegen – sofern das Essen geboten erscheint – notwendige Geschäftsauslagen vor, welche vom Arbeitgeber zu ersetzen sind. Besonders in solchen Fällen empfehlen sich präzise Weisungen, will man im Nachhinein nicht über die Notwendigkeit bestimmter Bestandteile der Rechnung (wie etwa die Frage, ob die Auswahl eines Weines in einem bestimmten Weinsegment gerechtfertigt war) diskutieren müssen.

Die gesetzliche Reglung ist zweigeteilt. Benützt der Arbeitnehmer im Einverständnis mit dem Arbeitgeber für seine Arbeit ein von diesem oder ein von ihm selbst gestelltes Motorfahrzeug, so sind ihm die üblichen Aufwendungen für dessen Betrieb und Unterhalt nach Massgabe des Gebrauchs für die Arbeit zu vergüten.10
Stellt der Arbeitnehmer im Einverständnis mit dem Arbeitgeber selbst ein Motorfahrzeug, so sind ihm überdies die öffentlichen Abgaben für das Fahrzeug, die Prämien für die Haftpflichtversicherung und eine angemessene Entschädigung für die Abnützung des Fahrzeugs nach Massgabe des Gebrauchs für die Arbeit zu vergüten.

2.1 Einverständnis des Arbeitgebers notwendig

Notwendige Voraussetzung für die Ansprüche des Arbeitnehmers ist, dass der Arbeitgeber mit der Verwendung des Motorfahrzeugs (ungeachtet, ob das eigene oder nicht) einverstanden ist (eine explizite Weisung ist nicht notwendig), wobei dies auch implizit geschehen kann: Muss nämlich mit dem Einsatz des Fahrzeugs gerechnet werden und wird nichts Gegenteiliges angeordnet, kann vom Einverständnis des Arbeitgebers ausgegangen werden.11
Fehlt das Einverständnis des Arbeitgebers, können nur diejenigen Kosten als Auslagenersatz gefordert werden, welche bei weisungsgemässem Verhalten entstanden wären.12

2.2 Umfang der Vergütung

Gemäss Gesetz sind die üblichen Aufwendungen zu vergüten. Darunter fallen etwa Benzin, Service, Bereifung, Reinigung usw. Auch die Kosten für die Garage fallen darunter, da diese die Lebensdauer des Fahrzeugs erhöhen.13 Bei der Verwendung des eigenen Fahrzeugs des Arbeitnehmers sind zudem die öffentlichen Abgaben für das Fahrzeug, die Prämien für die Haftpflichtversicherung und eine angemessene Entschädigung für die Abnützung des Fahrzeugs nach Massgabe des Gebrauchs für die Arbeit zu vergüten. Diese Kosten sind proportional auf den Arbeitgeber und den Arbeitnehmer aufzuteilen, im Verhältnis des Gebrauchs, d.h. grundsätzlich im Verhältnis der gefahrenen Kilometer.14

2.3 Pauschale Abgeltung

Im Rahmen der «normalen» Auslagen sowie auch im Zusammenhang mit der Vergütung von Aufwendungen von Motorfahrzeugen ist es zulässig, die Entschädigung in der Form von Pauschalen auszurichten.15
So sind etwa Kilometerentschädigungen denkbar und zulässig, wobei diese den effektiven Kosten entsprechen müssen. Auch eine Regelung, wonach der Lohn erhöht wird und die Entschädigung beinhaltet, dürfte zulässig sein. Pauschalen müssen so hoch sein, dass sie alle notwendig entstehenden Auslagen decken.16 Sie müssen auch über eine längere Periode spesendeckend sein.17 Spesenpauschalen entfallen bei fehlender Arbeitsleistung (Krankheit, Ferien, Freistellung), ausser es sei Gegenteiliges vereinbart.18

Es stellt sich oft die Frage, welchen Kostenersatz ein Arbeitnehmer zugute hat, wenn er über ein privates Generalabonnement (GA) verfügt. Gerichtsentscheide liegen hierzu, soweit ersichtlich, nicht vor.19
Da der Arbeitgeber im Grunde genommen nur die durch die Ausführung der Arbeit entstehenden notwendigen Auslagen zu ersetzen hat, könnte man annehmen, dass der Arbeitnehmer keinen Anspruch auf Kostenersatz hat, denn die Anschaffung erfolgte ja privat und ist keine direkte Folge der Arbeit für den Arbeitgeber.
Auf der anderen Seite profitiert der Arbeitgeber aber vom privaten Generalabonnement des Mitarbeiters, da für ihn keine Transportkosten anfallen, sofern mit dem öffentlichen Verkehr gereist wird. Die Situation ist vergleichbar, wenn der Arbeitnehmer sein privates Auto für seine Arbeitstätigkeit verwendet. Hier sieht das Gesetz explizit vor, dass der Arbeitgeber eine angemessene Entschädigung für die Abnützung und den Unterhalt des Fahrzeugs nach Massgabe des Gebrauchs für die Arbeit zu entrichten hat. Die Entschädigung bemisst sich dann im Verhältnis von Privat- und Geschäftsgebrauch. Überträgt man diesen Gedanken, müsste bei einem GA jeweils geprüft werden, in welchem Umfang dieses privat und für die Arbeit verwendet wird, und der Geschäftsanteil wäre dann zu entschädigen.
Die vorstehende Lösung erscheint recht kompliziert. Bei einem Auto kann man jeweils den Kilometerstand ablesen, bei Fahrten mit einem GA müsste jede Fahrt erfasst werden. Zur Vereinfachung der Situation wird daher vorgeschlagen, dass der Arbeitgeber jeweils verpflichtet sein soll, den Halbtaxtarif zu ersetzen.20
Dies erscheint sachgerecht. Es ist aber offen, ob diese Praxis auch vom Bundesgericht geschützt werden wird. Unseres Erachtens sollte aber die Gesamtentschädigung, welche ein Arbeitnehmer für alle Fahrten zusammen erhält, den Betrag des GA nicht übersteigen.
Wird vom Arbeitgeber angeordnet, dass jeder Arbeitnehmer ein GA haben muss, sind die entsprechenden Kosten auch vom Arbeitgeber zu ersetzen.

Viele Arbeitnehmer besitzen ein privates Halbtax- Abo. Auf Geschäftsreisen wird dies dann auch eingesetzt, sodass auch der Arbeitgeber hiervon profitiert. Im Arbeitsrecht gilt: Der Arbeitgeber hat dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Das Problem ist hier, dass die Kosten für das Halbtax-Abo auch ohne die Arbeit angefallen sind, der Arbeitgeber aber nachher vom Halbtax-Abo profitiert.
Man könnte argumentieren, die Situation sei (wie bereits beim Generalabonnement) vergleichbar, wenn der Arbeitnehmer sein privates Auto für seine Arbeitstätigkeit verwendet. Überträgt man diesen Gedanken, müsste bei einem Halbtax-Abo jeweils geprüft werden, in welchem Umfang dieses privat und für die Arbeit verwendet wird, und der Geschäftsanteil wäre dann zu entschädigen. Diese Lösung erscheint jedoch nicht praxistauglich und reichlich kompliziert. Es wären auch die privaten Benützungen zu berücksichtigen. In der Praxis wird argumentiert, das Halbtax-Abo gehöre zur privaten Grundausstattung eines Arbeitnehmers und sei deswegen nicht zu entschädigen21 – zu vergleichen mit dem privaten Führerausweis: Auch wenn der Arbeitnehmer bereits vor Stellenantritt einen Führerausweis besitzt oder während der Anstellungsdauer auf völlig privater Basis ohne Weisung des Arbeitgebers den Führerschein erwirbt, käme niemand auf die Idee, vom Arbeitgeber einen Beitrag zum Führerausweis zu verlangen. Etwas anderes wäre es aber natürlich, wenn der Führerausweis notwendig wird und der Arbeitnehmer diesen auf Geheiss des Arbeitgebers erwirbt.
Zum Teil wird aber zusätzlich verlangt, dass ein Arbeitgeber, welcher vom Halbtax-Abo profitiert, die Hälfte des Preises des Halbtax-Abos zu entschädigen habe, aber erst, wenn die Einsparungen für den Arbeitgeber mehr als die Hälfte des Preises des Halbtax-Abos übersteigen.22 Soweit ersichtlich, sind in dieser Frage noch keine Gerichtsentscheide ergangen. Möglich wäre somit, dass sich die (Arbeits-)Gerichte für die wenig praxistaugliche Variante, die in der Praxis unseres Erachtens nicht verwendet wird, analog zu den Fahrzeugen entscheiden. Betrachtet man zudem die Praxis der Gerichte zum eherechtlichen Unterhaltsrecht, so fällt aber auf, dass hier die Frage, ob der Arbeitgeber Kosten des Halbtax-Abos zu übernehmen habe, eigentlich nicht diskutiert wird. Kann eine Person in einem eherechtlichen Verfahren nachweisen, dass sie ein Halbtax-Abo braucht, da sie oft mit dem ÖV unterwegs ist, werden die Kosten den notwendigen Ausgaben zugerechnet, ohne dass nachher eine Beteiligung vom Arbeitgeber diskutiert wird.
Ob damit die Familiengerichte der Ansicht sind, der Arbeitgeber müsse keine Kosten zurückerstatten, oder ob die Problematik gar nicht erkannt wird, kann nicht beurteilt werden.
Wird vom Arbeitgeber angeordnet, dass jeder Arbeitnehmer ein Halbtax-Abo haben muss, sind die entsprechenden Kosten auch vom Arbeitgeber zu ersetzen.

Im Entscheid BGer 4A_533/2018 vom 23. April 2019 hielt das Bundesgericht fest, dass auch Mietkosten bei der Arbeit im Homeoffice zu entschädigen seien.23 So wurde ein Arbeitgeber verpflichtet, sich an den Mietkosten eines Arbeitnehmers zu beteiligen, dies ohne Berücksichtigung der Frage, ob die für das Homeoffice benützten Zimmer auch ohne das Homeoffice gemietet worden wären. Für den Ersatz gewisser Mietkosten war für das Bundesgericht allerdings von Bedeutung, ob der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer einen dauernden und geeigneten Arbeitsplatz zur Verfügung stellt oder nicht. Steht dem Arbeitnehmer ein Arbeitsplatz zur Verfügung, so ist keine Entschädigung für die Miete geschuldet. Eine Entschädigung für die Miete scheidet in der Regel allerdings in denjenigen Fällen aus, in denen der Wunsch nach Homeoffice vom Arbeitnehmer ausgeht oder dieser nach der pandemiebedingten behördlichen Anordnung des Homeoffice nicht mehr an den Arbeitsplatz zurückkehren will.

Für viele Arbeitnehmer gelten Kleidungsvorschriften. Es stellt sich daher oft die Frage, ob die damit verbundenen Kosten vom Arbeitgeber zu tragen sind bzw. der Arbeitnehmer in Bezug auf die Kosten der Kleidung zu entschädigen ist. Normalerweise gelten Kleider, welche im Zusammenhang mit der Arbeit gekauft wurden, als persönliche Ausgabe und als nicht durch den Arbeitgeber erstattungspflichtig.
Es gibt aber Kleider (Berufskleider), für welche der Arbeitgeber aufkommen muss:

• Darunter fallen einerseits persönliche Schutzausrüstungen. So hält Art. 27 ArGV3 fest: «Können Gesundheitsbeeinträchtigungen durch technische oder organisatorische Massnahmen nicht oder nicht vollständig ausgeschlossen werden, so muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmern zumutbare und wirksame persönliche Schutzausrüstungen zur Verfügung stellen. Er muss dafür sorgen, dass diese jederzeit bestimmungsgemäss verwendet werden können.»24
• Im Weiteren fallen Uniformen unter die entschädigungspflichtigen Berufskleider, genauso wie sogenannte Dienstkleidung. Diese Kleidungsstücke haben Uniformcharakter und dienen der Corporate Identity.25 Ist die Kleidung allerdings auch privat verwendbar, kann sich eine anteilsmässige Kostentragung durch den Arbeitgeber und den Arbeitnehmer aufdrängen.26

«Gewöhnliche» Kleider sind als persönliche Aufwendungen des Arbeitnehmers zu verstehen (wie etwa die Verpflegungskosten am Arbeitsort) und daher sind die diesbezüglich anfallenden Kosten vom Arbeitnehmer selbst zu tragen.27

6.1 Anzug und Krawatte obligatorisch

Doch wie verhält es sich, wenn der Arbeitgeber vorschreibt, alle oder gewisse Mitarbeiter hätten Anzug und Krawatte zu tragen? Muss der Arbeitgeber in einem solchen Fall die Kosten übernehmen?
Das Arbeitsgericht Zürich hatte sich mit einem solchen Fall auseinanderzusetzen.28 Unbestritten war, dass von den Fahrern eines Limousinenservices verlangt wurde, bei der Arbeit weisse Hemden, schwarze Anzüge und polierte Schuhe zu tragen. Es gab aber keine Vorschrift zum Tragen einer Uniform.
Das Arbeitsgericht verneinte die Pflicht des Arbeitgebers zur Entschädigung der Arbeitskleidung und führte das Folgende aus (S. 44 f. des Urteils): «Eine Uniform hat Kennzeichnungscharakter und dient der ‹Corporate Identity›. Uniformen zeichnen sich insbesondere dadurch aus, dass alle Mitarbeiter dieselbe Kleidung tragen. Die Kleidung mit Uniformcharakter ist in Material, Form und Farbe einheitlich gestaltet und wird von allen Mitarbeitenden getragen, um gegen aussen ein einheitliches, kennzeichnendes Bild zu erzeugen (vgl. Roland Müller / Manuel Stengel, AJP 2011, S. 222ff.).
[…] Das von der Beklagten verlangte Erscheinungsbild (Anzug, Hemd, Krawatte, saubere Schuhe) hat jedoch keinen Uniformcharakter, da insbesondere kein kennzeichnendes Bild geschaffen wird. Auch Arbeitnehmer anderer Berufsgruppen, etwa im Bankensektor, tragen zur Arbeit Anzüge in (in der Regel) gedeckten Farben sowie Hemd, Krawatte und saubere Schuhe.
Bei einem Anzug, einem Hemd, einer Krawatte und sauberen Schuhen handelt es sich – anders als bei spezifischen Arbeitskleidern wie Ärztekitteln, Uniformen von Mitarbeitern im Detailhandel oder Schutzbekleidung – um gewöhnliche Kleidungsstücke, die auch in der Freizeit getragen werden können. Die Kosten für diese Kleidungsstücke sind vom Kläger deshalb selbst zu tragen, […].»

6.2 Steuerliche Abzugsfähigkeit von Berufskleidern

Soweit Zivilkleider bei der Arbeit getragen werden, können diese als sogenannter Privataufwand nicht von den Steuern abgezogen werden. Spezielle, für den Beruf notwendige Kleidung («Berufskleider»; z.B. Schutzkleidung, Helm usw.) ist steuerlich abzugsfähig, sofern die Kosten hierfür nicht vom Arbeitgeber ersetzt werden. Als Berufskleider in diesem Sinne gelten Kleider, die ausschliesslich dem Beruf und dem Arbeitszweck dienen. Anzug und Krawatte, selbst wenn sie aufgrund der besonderen Stellung oder Funktion des betroffenen Arbeitnehmers getragen werden müssen, sind nicht steuerlich abzugsfähig.

Unter notwendige Auslagen fallen insbesondere Ausbildungskosten, welche im Rahmen einer normalen Einarbeitung für eine konkrete Stelle anfallen. Diese gelten als notwendig. Kosten einer eigentlichen Ausbildung im Sinne einer Weiterbildung, welche freiwillig absolviert wird, werden oft primär vom Arbeitgeber getragen.
Der Arbeitgeber kann diese unter bestimmten Voraussetzungen zurückverlangen, insbesondere wenn eine gültige Vereinbarung vorliegt. Aber auch eine solche Vereinbarung kann ungültig sein, nämlich dann, wenn durch die Rückzahlungspflicht die persönliche Freiheit des Arbeitnehmers übermässig eingeengt wird, etwa wenn die Kündigung verunmöglicht würde. Sodann ist eine Rückforderung unzulässig, wenn die Weiterbildung notwendig oder vom Arbeitgeber angeordnet wurde oder dem Arbeitnehmer keinen Vorteil auf dem Arbeitsmarkt bietet.29
Auf diese verschiedenen Konstellationen soll nachfolgend eingegangen werden.

7.1 Einarbeitung

Eine Einarbeitung erfolgt stets in Bezug auf eine bestimmte Arbeit bei einem bestimmten Arbeitgeber. Sie ist deshalb betriebs- und produkteabhängig.30 Sie dient dazu, den neuen Arbeitnehmer mit den beim Arbeitgeber angewandten Methoden und Materialien vertraut zu machen. Nach der Einarbeitung soll der Arbeitnehmer die Arbeit ausführen können. Typisches Beispiel für eine Einarbeitung ist etwa der vom Arbeitgeber vermittelte Computerkurs, der den Arbeitnehmer mit der im Büro benutzten Software vertraut macht. Ob ein Kurs Teil der Einarbeitung ist oder bereits eine Weiterbildung darstellt, ist im Einzelfall zu beurteilen. Kosten der Einarbeitung sind vom Arbeitgeber zu tragen und können nicht vom Arbeitnehmer zurückverlangt werden.31

7.2 Weiterbildungskosten

Bei Weiterbildungskosten ist zu unterscheiden, ob diese für einen konkreten Beruf notwendig sind. Einerseits sind sie notwendig, wenn sie sogenannte Einarbeitungskosten darstellen, oder aber auch, wenn sie vom Arbeitgeber angeordnet wurden.32 Wünschbarkeit für den Arbeitgeber reicht noch nicht aus. Kosten notwendiger Weiterbildungen sind vom Arbeitgeber zu tragen.33
Bei den übrigen Weiterbildungen handelt es sich um freiwillige Weiterbildungen, deren Kosten grundsätzlich durch den Arbeitnehmer selbst zu tragen sind,34 es sei denn, die Weiterbildung sei ausschliesslich arbeitsplatzspezifisch zu qualifizieren. In diesem Fall muss der Arbeitgeber die Kosten übernehmen, da die Kosten als notwendig im Sinne von Art. 327a Abs. 1 OR gelten.35

7.3 Vereinbarung – Rückzahlungsklauseln

Zuweilen wird vereinbart, dass die durch einen Arbeitgeber übernommenen Kosten von «freiwilligen» Weiterbildungen an Bedingungen geknüpft sein sollen. Fallen die Bedingungen weg, sollen die erstatteten Kosten vom Arbeitgeber an den Arbeitnehmer zurückbezahlt werden. So wird etwa vereinbart, dass bei einer Beendigung des Arbeitsverhältnisses oder bei Nichtbestehen einer Prüfung bzw. der Weiterbildung die Kosten zurückzubezahlen seien.
Solche Rückzahlungsverpflichtungen sind nicht in jedem Fall gültig. Nachfolgend wird aufgezeigt, unter welchen Voraussetzungen solche Rückzahlungsverpflichtungen gültig sind.
Die Rückzahlungspflicht muss klar vereinbart sind, Unklarheiten gehen zulasten des Arbeitgebers.36 Die Schriftlichkeit ist zwar nicht notwendig, aufgrund der Beweisbarkeit aber geboten. Die Vereinbarung muss sodann zwingend vor Beginn der entsprechenden Weiterbildung abgeschlossen worden sein, dies insbesondere, um Missbräuche zu vermeiden.37 Grundsätzlich kann der Arbeitgeber, sofern die Rückzahlungsverpflichtung greift, den Anspruch mit den Lohnansprüchen des Arbeitnehmers auch ohne entsprechende Vereinbarung verrechnen, darf aber nicht in dessen Existenzminimum eingreifen.38

7.3.1 Vorteil für den Arbeitnehmer

Die Vereinbarung der Rückzahlung der Weiterbildungskosten ist sodann nur zulässig, soweit die entsprechende Aus- oder Weiterbildung dem Arbeitnehmer einen dauerhaften Vorteil auf dem Arbeitsmarkt bietet. Zum Teil geht die Gerichtspraxis sogar weiter und verlangt, dass ein eigentlicher Titel im Rahmen der Weiterbildung erlangt werden kann.39

7.3.2 Kündigungsfreiheit

Wird die Rückzahlung der Weiterbildungskosten an das Bestehen eines Arbeitsverhältnisses zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer geknüpft, schränkt dies die Kündigungsfreiheit ein. Aus diesem Grund sind die Rückzahlungsverpflichtungen zwingend zu befristen. Sodann löst nicht jede Beendigung des Arbeitsverhältnisses automatisch die Zahlungspflicht aus. Eine maximale Dauer wurde von der Gerichtspraxis nicht festgelegt; eine Dauer von mehr als drei Jahren dürfte sich in der Regel als zu lang erweisen.40 Das heisst, endet das Arbeitsverhältnis mehr als drei Jahre nach Beendigung der Ausbildung, dürfte eine Rückzahlung der Kosten kaum je infrage kommen. Oft sind Rückzahlungsverpflichtungen mit einer Dauer von zwei Jahren anzutreffen. Sodann wird zum Teil von den Gerichten verlangt, dass solche Rückzahlungsverpflichtungen degressiv ausgestaltet sein sollen. Es wäre also nicht zulässig, kurz vor Ablauf der Dauer der Rückzahlungsverpflichtung den ganzen Betrag zu verlangen. Die Grundlage hierzu liegt im Gedanken, dass der Arbeitnehmer nach der Weiterbildung sein gewonnenes Wissen bereits in die Unternehmung einfliessen lässt und der Arbeitgeber so bereits profitiert.
Kommt es zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses während der Dauer der Rückzahlungsverpflichtung, so müssen die Umstände der Beendigung geprüft werden. Die Kündigungsfreiheit des Arbeitnehmers darf nicht übermässig eingeschränkt werden. Handelt es sich um eine Kündigung durch den Arbeitgeber, so greift die Zahlungspflicht nur, sofern ein begründeter Anlass für die Kündigung vorliegt, für den der Arbeitnehmer verantwortlich ist (kündigt der Arbeitgeber etwa das Arbeitsverhältnis aus Gründen, welche nicht in der Person des Arbeitnehmenden liegen, z.B. aus wirtschaftlichen Gründen, wird die Rückzahlung hinfällig). Wird durch den Arbeitnehmer gekündigt, so greift die Rückzahlungspflicht nur, wenn kein vom Arbeitgeber zu vertretender begründeter Anlass für die Kündigung vorliegt. Kündigt der Arbeitnehmer das Arbeitsverhältnis also etwa aus einem wichtigen oder achtenswerten, vom Arbeitgeber zu verantwortenden Grund, so ist der Arbeitnehmer in der Regel ebenfalls von der Pflicht zur Rückzahlung befreit – es wird auf die Regelung zum Konkurrenzverbot, Art. 340c Abs. 2 OR, abgestellt.41

7.3.3 Nichtbestehen der Ausbildung

Oft wird vereinbart, dass bei Nichtbestehen der Ausbildung die Kosten zu ersetzen sind. Sofern die Gründe hierfür nicht durch den Arbeitgeber gesetzt wurden oder er den Misserfolg verursacht, sind solche Vereinbarungen zulässig.42 Verschulden beim Arbeitgeber kann etwa vorliegen, wenn er eine gründliche Vorbereitung verunmöglicht. Es empfiehlt sich auch, Regelungen für den vorzeitigen Abbruch der Ausbildung vorzusehen. Fehlt eine solche, dürfte keine Rückzahlungsverpflichtung des Arbeitnehmers vorliegen. Zu beachten ist auch, dass ein Nichtbestehen einer Ausbildung erst vorliegt, wenn eine Prüfung nicht mehr wiederholt werden darf.

7.4 Steuerliche Abzugsfähigkeit von Ersatz für Ausbildungs- und Weiterbildungskosten

Die vom Arbeitgeber getragenen Kosten der berufsorientierten Aus- und Weiterbildung einschliesslich Umschulungskosten gelten – unabhängig von ihrer Höhe – immer als geschäftsmässig begründete Aufwendungen. Sie sind beim Arbeitnehmer nicht als geldwerte Vorteile bzw. Einkünfte aufzurechnen.43 Dies unabhängig davon, ob der Arbeitgeber die Kosten gegenüber dem Bildungsinstitut direkt begleicht oder den Arbeitnehmer hierfür entschädigt.44 Lautet die Rechnung auf den Arbeitnehmer, muss der Arbeitgeber die Entschädigung in Ziff. 1.3 des Lohnausweises bescheinigen.
Beteiligt sich der Arbeitgeber erst nach Abschluss der Bildungsveranstaltung an den zuvor von der steuerpflichtigen Person bereits geltend gemachten berufsorientierten Aus- und Weiterbildungskosten, gilt eine solche Leistung im Zeitpunkt der Kostenrückerstattung als steuerbar.
Muss der Arbeitnehmer die vom Arbeitgeber zunächst übernommenen einschlägigen Kosten zurückbezahlen, kann er dafür den Abzug für berufsorientierte Aus- und Weiterbildungskosten in seiner Steuererklärung geltend machen.45

Der Arbeitnehmer hat die Spesen nach Umfang und Notwendigkeit detailliert nachzuweisen. Der Arbeitnehmer hat die Notwendigkeit wie auch die Höhe der einzelnen Auslagen zu spezifizieren und zu beweisen. Diese Pflicht trifft den Arbeitnehmer deshalb, weil er allein wissen kann, welche Auslagen tatsächlich entstanden sind. Die Abrechnungspflicht umfasst auch die Vorlage von Belegen.46 Bei Vereinbarung einer Spesenpauschale entfällt die Abrechnungspflicht, ausser es sei Gegenteiliges vereinbart.47
Häufig sieht man in der Praxis, dass Auslagen über eine Geschäftskreditkarte (die sogenannte Corporate Card) bezahlt werden müssen. Dann müssen dem Arbeitnehmer keine Kosten vergütet oder Vorschüsse entrichtet werden, sondern es wird, trotz Buchung durch den Arbeitnehmer, erreicht, dass die Rechnungen direkt vom Arbeitgeber bezahlt werden. So kann das Risiko eines Spesenbetrugs durch den Arbeitnehmer weiter reduziert werden.
Auch im Falle des Einsatzes einer Corporate Card gilt – vorbehältlich einer anderweitigen vertraglichen Regelung – die Nachweis- bzw. die Belegpflicht. Bei fehlenden Belegen und Spezifikationen kann der Arbeitgeber verlangen, dass die Beträge entsprechend den Bezügen vom Arbeitnehmer zurückzuerstatten sind.

Hat der Arbeitnehmer regelmässige geschäftsbedingte Auslagen zu machen, so ist ihm in bestimmten Zeitabständen, mindestens jeden Monat, ein angemessener Vorschuss zu leisten.48 Ein Vorschuss ist angemessen, wenn er die zu erwartenden üblichen Spesen bis zur nächsten Abrechnung deckt.49 Entrichtet ein Arbeitgeber keinen Vorschuss, darf der Arbeitnehmer weitere Auslagen sistieren (z.B. eine Geschäftsreise verweigern), ohne seinen Lohnanspruch zu verlieren. Es liegt ein Annahmeverzug gemäss Art. 324 OR vor, da der Arbeitgeber einer arbeitsrechtlichen Vorbereitungshandlung nicht nachkommt.50
Sind die effektiven Spesen geringer als der geleistete Vorschuss, so ist die Differenz vom Arbeitnehmer zurückzuerstatten.51

Gemäss Art. 341 Abs. 2 OR sind die allgemeinen Vorschriften über die Verjährung52 auch auf Forderungen aus dem Arbeitsverhältnis anwendbar. Die Verjährung beginnt für jeden Anspruch mit seiner Fälligkeit zu laufen.53
Gemäss Art. 128 Ziff. 3 OR verjähren Forderungen des Arbeitnehmers aus dem Arbeitsverhältnis bereits nach fünf Jahren. Es ist also grundsätzlich vom Obligationenrecht her eine kürzere Verjährungsfrist für die Arbeitnehmer als für die Arbeitgeber vorgesehen. Entgegen dem Wortlaut gilt diese kürzere Verjährungsfrist von fünf Jahren aber nur für geldwerte Leistungen, d.h. für Forderungen, die im weitesten Sinne die Arbeit entgelten. Nicht ganz klar ist, ob die Forderungen auf Ersatz von Spesen und Auslagen auch als solche Forderungen gelten.
Das Bundesgericht hat im Zusammenhang mit einem Handelsreisenden festgehalten, dass hier die fünfjährige Verjährungsfrist gelten würde.54 Es war allerdings für die vertragliche Grundlage des Anspruchs nicht das OR, sondern das HRAG anwendbar (Bundesgesetz vom 4. Oktober 1930 über die Handelsreisenden). Dieses Gesetz existiert heute nicht mehr. Es ist also nicht klar, ob das Bundesgericht im Zusammenhang mit dem OR gleich entscheiden würde.
Auch das Arbeitsgericht Zürich hatte sich für die fünfjährige Frist entschieden.55 In diesem Jahrtausend sind zwei Entscheide erschienen, die aber unterschiedlich sind. Das Kantonsgericht Waadt hat sich für die zehnjährige Verjährungsfrist entschieden.56 Im neusten Entscheid hat sich das Kantonsgericht Wallis für die fünfjährige Verjährungsfrist entschieden. Dies wurde insbesondere damit begründet, dass die Spesen sowohl eng mit der geleisteten Arbeit wie auch mit dem Lohn in Zusammenhang stünden und somit innert fünf Jahren verjähren würden.
Eine höchstrichterliche Entscheidung zur Frage der Verjährung von Spesen unter dem OR fehlt – es ist nicht ganz klar, ob sich das Bundesgericht weiterhin auf BGE 75 II 370 berufen wird (und somit die fünfjährige Verjährungsfrist anwendet) oder nicht.
Will ein Arbeitnehmer nichts riskieren, erhebt er die Forderungen jeweils innert fünf Jahren. Das Problem dürfte sich vor allem in denjenigen Fällen stellen, in denen der Arbeitnehmer während des laufenden Arbeitsverhältnisses keine Forderungen stellen will und auf das Ende des Arbeitsverhältnisses warten will. Dort riskiert er, dass er die Forderung, wenn er zu lange zuwartet, nicht mehr durchsetzen kann.
So ist einem Arbeitnehmer auf jeden Fall zu empfehlen, innert fünf Jahren seit Entstehen einer Forderung auf Spesen- und Auslagenersatz zumindest verjährungsunterbrechende Massnahmen einzuleiten.

Aus steuerlicher Sicht ist im Einzelfall zwischen Spesenvergütung und Lohn zu unterscheiden. Als Spesenvergütungen gelten vom Arbeitgeber ausgerichtete Entschädigungen für Auslagen, die dem Arbeitnehmer im Rahmen seiner dienstlichen Tätigkeit, z.B. auf Geschäftsreisen, entstanden sind.57 Vergütung für Auslagen, die vor oder nach der Arbeitstätigkeit anfallen (z.B. in der Regel die Reise vom Wohnzum Arbeitsort, Verpflegungskosten) oder die nicht im genügenden Zusammenhang mit der dienstlichen Tätigkeit stehen, stellen steuerlich keine Spesenvergütungen dar und unterliegen als Lohnbestandteil der Einkommenssteuer (sowie den Sozialversicherungsabgaben).58 Das Gleiche gilt für Spesenvergütungen (namentlich bei Pauschalspesen), deren einschlägiger Aufwand nicht nachgewiesen werden kann bzw. für die kein mit den Steuerbehörden vereinbartes Spesenreglement besteht. «Echte» oder mit den Steuerbehörden vereinbarte Spesenvergütungen hingegen sind, soweit und sofern sie beruflich bedingten Auslagenersatz darstellen, im Grundsatz einkommenssteuerfrei.
Eine besondere Stellung nehmen die sogenannten Pauschalspesen ein, also unabhängig von tatsächlichen ersatzfähigen Kosten entrichtete Pauschalen und pauschale Repräsentationsspesen, welche anstelle der tatsächlichen Entschädigung von kleineren Auslagen erfolgen. Pauschalspesen sind aus steuerlicher Sicht in einem mit den zuständigen Steuerbehörden zu verhandelnden Spesenreglement zu regeln. Die Behörden sind mit der Gewährung von Pauschalspesen, welche nicht in einem Spesenreglement verhandelt bzw. genehmigt worden sind, sehr zurückhaltend. An den Nachweis der geltend gemachten Auslagen werden regelmässig hohe Anforderungen gestellt.

Vergütungen, die der Arbeitgeber als Spesenersatz betrachtet und die deshalb nicht Bestandteil des Bruttolohns sind, sind im Lohnausweis anzugeben. Grundsätzlich sind alle effektiven Spesenvergütungen zu deklarieren, wobei bei Einhaltung der einschlägigen Vorgaben die betragsmässige Deklarationspflicht entfällt.59 In diesem Fall genügt es, wenn der Arbeitgeber im entsprechenden Feld im neuen Lohnausweis60 ein Kreuz einsetzt. Ebenfalls keine Deklarationspflicht für effektive Spesenauszahlungen – mit Ausnahme der pauschalen Spesenvergütung – besteht, wenn ein von der zuständigen Steuerbehörde genehmigtes Spesenreglement besteht, dort genügt der einschlägige Vermerk auf dem Lohnausweis.61 Die pauschalen Spesenvergütungen sind immer betragsmässig anzugeben.62 In allen anderen Fällen sind die effektiven Spesenvergütungen zwingend betragsmässig zu deklarieren.