Tipps – Wie spare ich Kosten beim Treuhänder

Wenn Sie diese 10 Tipps beherzigen, arbeiten Sie effizienter mit Ihrem Treuhänder zusammen. Dadurch sparen Sie Zeit, was zu tieferen Rechnungen für Ihre Treuhanddienstleistungen führt. Die meisten Tipps betreffen die Belege, das Bankkonto und die Abstimmung mit Ihrem Treuhandbüro.

10 Tipps

1. Kommunikation: Eine klare Kommunikation mit dem Treuhänder vermeidet Missverständnisse und unnötige Arbeitsstunden. Sprechen Sie Themen, die Ihnen wichtig sind, frühzeitig an, und bündeln Sie Ihre Fragen, statt sie einzeln zu senden.
2. Belege zeitnah: Stellen Sie dem Treuhänder die geforderten Informationen und Belege zeitnah zu. Die Grundlage dafür ist, dass Sie Ihre eigenen Dokumente vollständig, gut organisiert und digital bei sich ablegen. Wer seine Belege monatlich liefert statt einmal im Jahr, erspart dem Treuhandbüro das Nachfragen und sich selbst das Suchen.
3. Spesenbelege: Spesenbelege sollen lückenlos geliefert werden. Erreicht wird dies mit digitalen Buchhaltungslösungen sowie mit Apps für die Erfassung von Spesenbelegen. Fotografieren Sie die Quittung direkt nach dem Bezahlen, dann geht kein Beleg verloren.
4. Sammelrechnungen: Bitten Sie Ihre Lieferanten um Sammelrechnungen, damit die Anzahl der Belege sinkt. Eine Monatsrechnung statt zwanzig Einzelquittungen bedeutet eine Buchung statt zwanzig.
5. Bankschnittstelle: Verbinden Sie Ihr Bankkonto über eine digitale Schnittstelle mit der Buchhaltungssoftware, damit der Abgleich des Bankkontos automatisch über Nacht erfolgt. Wird die Schnittstelle nicht automatisch synchronisiert, gewähren Sie dem Treuhänder am besten Ansichtsrechte auf das Geschäftskonto. So kann er die Informationen selbst abrufen und die Buchhaltung laufend aktuell halten. Jede Bankbewegung, die nicht von Hand erfasst werden muss, spart Zeit beim Buchen und beim Abstimmen.
6. Firmenkarte: Bezahlen Sie geschäftliche Ausgaben mit einer Firmenkarte, deren Anbieter einen Datenexport der Buchungen ermöglicht. So lassen sich die Kartenbelastungen direkt mit den Spesenbelegen abgleichen. Setzen Sie ausnahmsweise eine private Karte ein, rechnen Sie die Ausgabe über eine Spesenabrechnung mit Beleg ab.
7. Lohnform: Wählen Sie die Lohnform passend zur Stelle. Ein Monatslohn verursacht weniger administrativen Aufwand als ein Stundenlohn mit Stundenerfassung und monatlich neuer Lohnberechnung. Wählen Sie eine Swissdec-zertifizierte Buchhaltungssoftware, um die Lohnmeldungen effizient per digitaler Übermittlung abzuwickeln.
8. Trennung privat/geschäftlich: Trennen Sie private und geschäftliche Ausgaben im Unternehmen. Im Idealfall richten Sie ein Bankkonto für private Angelegenheiten und ein Konto für das Geschäftliche ein.
9. Prozessoptimierung: Der Treuhänder kann Sie dabei unterstützen, die Buchhaltung und den Kontenplan auf Ihre Bedürfnisse auszurichten. Ebenso berät er Sie bei der Wahl der passenden Buchhaltungssoftware. Ein einmal sauber eingerichteter Kontenplan mit klaren Buchungsregeln verkürzt jede spätere Monats- und Jahresarbeit.
10. Selbst machen mit Kontrolle: Wenn Sie über die entsprechenden Kenntnisse verfügen, können Sie viele buchhalterische Arbeiten selbst ausführen. Lassen Sie die Buchhaltung dann in periodischen Abständen vom Treuhänder überprüfen, damit er eine Kontrollfunktion einnimmt und frühzeitig auf Unstimmigkeiten hinweist. Nachträgliche Korrekturen über mehrere Monate kosten deutlich mehr Zeit als eine regelmässige Durchsicht.

Digitale Belege und Aufbewahrung

Viel Zeit beim Treuhänder entsteht durch Papier: Belege werden sortiert, eingescannt und abgetippt. Diesen Schritt können Sie sich sparen. Buchungsbelege dürfen auch in elektronischer Form vorliegen, Sie müssen Ihrem Treuhänder also kein Papier bringen (Art. 957a Abs. 3 OR).

Digital abgelegte Belege genügen der Aufbewahrungspflicht, wenn sie jederzeit wieder lesbar gemacht werden können (Art. 958f Abs. 3 OR). Die Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres (Art. 958f Abs. 1 OR). Legen Sie deshalb eine einheitliche Ablage fest, etwa nach Geschäftsjahr und Belegart, und geben Sie Ihrem Treuhandbüro Zugriff darauf. So findet es jeden Beleg selbst, und Sie beantworten weniger Rückfragen.

Wovon die Treuhandkosten abhängen

Die Kosten beim Treuhänder richten sich vor allem nach dem Umfang der Arbeit. Ins Gewicht fallen die Zahl der Belege und Bankbewegungen, die Zahl der Mitarbeitenden in der Lohnbuchhaltung, die Mehrwertsteuer und die Frage, ob der Jahresabschluss und die Steuererklärung dazugehören. Auch die Qualität der gelieferten Unterlagen zählt: Vollständige, digital und rechtzeitig gelieferte Belege lassen sich deutlich schneller verarbeiten als ein Ordner am Jahresende.

Ein Teil dieser Faktoren liegt in Ihrer Hand. Mit den Tipps oben senken Sie vor allem den Aufwand für das Erfassen, Abstimmen und Nachfragen. Die fachliche Arbeit, etwa die Abschlussbuchungen oder die Beratung zu Steuerfragen, bleibt dagegen beim Treuhänder.

Fazit für Ihre Treuhandkosten

Diese 10 Tipps helfen Ihnen, die Kosten bei Ihrem Treuhänder zu senken. Eine weitere Möglichkeit ist ein Pauschalpreis, mit dem Sie Ihre Kosten im Voraus kennen. Wovon der Betrag abhängt und wie wir ihn berechnen, erklären wir auf der Seite zu den Kosten für einen Treuhänder. Vereinbaren Sie einen Termin mit ALPINUM, damit wir Ihnen eine Offerte mit einer transparenten Kostenberechnung unterbreiten.

Inhaltsverzeichnis

• 10 Tipps
• Digitale Belege und Aufbewahrung
• Wovon die Treuhandkosten abhängen
• Fazit für Ihre Treuhandkosten

Unsere Dienstleistungen umfassen Finanzbuchhaltung, Mehrwertsteuer, Lohnadministration, Payrolling, Jahresabschluss, Finanzanalyse, damit Ihr Unternehmen wachsen kann. Kontaktieren Sie uns noch heute für eine massgeschneiderte Lösung.