In der heutigen Geschäftswelt sind Spesen-Apps ein unverzichtbarer Bestandteil des Unternehmensmanagements. Schweizer Unternehmen, die international tätig sind oder Mitarbeiter haben, die regelmässig geschäftlich reisen, müssen sicherstellen, dass ihre Spesenabrechnungsprozesse effizient und genau sind.
Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, besteht darin, auf moderne Spesen-Apps zurückzugreifen. Diese digitalen Anwendungen erleichtern nicht nur die Erfassung von Spesen, sondern ermöglichen es Unternehmen auch, die Ausgaben besser zu überwachen und zu kontrollieren.
Was Sie über Spesen-Apps wissen sollten
Was sind Spesen-Apps?
Spesen-Apps, auch als Expense-Management-Apps oder Ausgaben-Apps bezeichnet, sind Softwareanwendungen, die Unternehmen bei der Verwaltung und Nachverfolgung ihrer Ausgaben unterstützen. Diese Spesen-Apps erleichtern die Erfassung, Organisation und Verfolgung von Kosten und Spesen.
Hier sind einige der grundlegenden Funktionen und Zwecke von Spesen-Apps:
Erfassung von Belegen: Benutzer können mithilfe der Spesen-App Belege für Ausgaben erfassen, indem sie Rechnungen fotografieren oder scannen. Einige Apps extrahieren dann wichtige Informationen wie den Betrag, das Datum und den Anbieter aus dem Beleg
Kategorisierung von Ausgaben: Die Expense-Management-Apps ermöglichen es Benutzern, ihre Ausgaben in verschiedene Kategorien einzuteilen, um eine bessere Übersicht über ihre finanzielle Situation zu erhalten. Typische Kategorien umfassen Reisen, Bewirtung, Büromaterial usw.
Währungsumrechnung: Für Unternehmen, die international tätig sind, bieten einige Spesen-Apps die Möglichkeit, Ausgaben in verschiedenen Währungen automatisch umzurechnen.
Genehmigungsworkflows: In vielen Unternehmen müssen Ausgaben genehmigt werden, bevor sie erstattet werden. Spesen-Apps ermöglichen es, benutzerdefinierte Genehmigungsworkflows einzurichten, sodass Vorgesetzte oder Abteilungen Ausgaben prüfen und genehmigen können.
Integration in Buchhaltungssoftware: Viele Spesen-Apps bieten Integrationen mit Buchhaltungssoftware, um die nahtlose Übertragung von Speseninformationen in die Buchhaltung zu ermöglichen.
Berichterstellung: Benutzer können mithilfe der Apps Spesenberichte generieren, die eine Zusammenfassung ihrer Ausgaben enthalten. Diese Berichte sind oft hilfreich für die Buchhaltung, Steuererklärungen und das allgemeine Finanzmanagement.
Mobiler Zugriff: Die meisten Spesen-Apps sind auf mobilen Geräten verfügbar, sodass Benutzer Ausgaben sofort erfassen können, unabhängig davon, wo sie sich gerade befinden.
Datensicherheit: Da Spesen-Apps sensible finanzielle Informationen enthalten können, legen die meisten Anbieter grossen Wert auf Datenschutz und Sicherheit, um sicherzustellen, dass die Daten der Benutzer geschützt sind.
Hier sind einige der grundlegenden Funktionen und Zwecke von Spesen-Apps:
Erfassung von Belegen: Benutzer können mithilfe der Spesen-App Belege für Ausgaben erfassen, indem sie Rechnungen fotografieren oder scannen. Einige Apps extrahieren dann wichtige Informationen wie den Betrag, das Datum und den Anbieter aus dem Beleg
Kategorisierung von Ausgaben: Die Expense-Management-Apps ermöglichen es Benutzern, ihre Ausgaben in verschiedene Kategorien einzuteilen, um eine bessere Übersicht über ihre finanzielle Situation zu erhalten. Typische Kategorien umfassen Reisen, Bewirtung, Büromaterial usw.
Währungsumrechnung: Für Unternehmen, die international tätig sind, bieten einige Spesen-Apps die Möglichkeit, Ausgaben in verschiedenen Währungen automatisch umzurechnen.
Genehmigungsworkflows: In vielen Unternehmen müssen Ausgaben genehmigt werden, bevor sie erstattet werden. Spesen-Apps ermöglichen es, benutzerdefinierte Genehmigungsworkflows einzurichten, sodass Vorgesetzte oder Abteilungen Ausgaben prüfen und genehmigen können.
Integration in Buchhaltungssoftware: Viele Spesen-Apps bieten Integrationen mit Buchhaltungssoftware, um die nahtlose Übertragung von Speseninformationen in die Buchhaltung zu ermöglichen.
Berichterstellung: Benutzer können mithilfe der Apps Spesenberichte generieren, die eine Zusammenfassung ihrer Ausgaben enthalten. Diese Berichte sind oft hilfreich für die Buchhaltung, Steuererklärungen und das allgemeine Finanzmanagement.
Mobiler Zugriff: Die meisten Spesen-Apps sind auf mobilen Geräten verfügbar, sodass Benutzer Ausgaben sofort erfassen können, unabhängig davon, wo sie sich gerade befinden.
Datensicherheit: Da Spesen-Apps sensible finanzielle Informationen enthalten können, legen die meisten Anbieter grossen Wert auf Datenschutz und Sicherheit, um sicherzustellen, dass die Daten der Benutzer geschützt sind.
Die Auswahl der besten Spesen-App
Die Auswahl der besten Spesen-App für Ihr Schweizer Unternehmen von verschiedenen Faktoren abhängt. Zunächst sollten Sie sich über die Bedürfnisse und Anforderungen Ihres Unternehmens im Klaren sein. Auch die Grösse des Unternehmens und die Anzahl der Mitarbeiter spielen eine wichtige. Es empfiehlt sich, die verschiedenen Anbieter zu vergleichen und auf Funktionen wie automatische Erfassung von Belegen, Integration von Kreditkarten und Bankkonten sowie die Möglichkeit der individuellen Anpassung zu achten.
Nach sorgfältiger Prüfung haben wir uns auf drei herausragende Apps konzentriert, die wir Ihnen nachdrücklich empfehlen.
Nach sorgfältiger Prüfung haben wir uns auf drei herausragende Apps konzentriert, die wir Ihnen nachdrücklich empfehlen.
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HINWEIS: Der Einsatz einer professionellen Spesen-App lohnt sich meistens erst ab 10 Nutzern.
1. Klippa
Klippa ist eine hochmoderne Spesen-App, die Unternehmen dabei hilft, ihre Ausgaben auf einfache und effiziente Weise zu verwalten. Was Klippa besonders auszeichnet, ist die Kombination aus kostengünstigen Preisen und leistungsstarken Funktionen. Die App bietet auch intelligentes Spesenmanagement sowie nützliche Analysefunktionen, um Ausgabenmuster zu erkennen. Klippa bietet Funktionen zur Berechnung von Reisekosten, einschliesslich Kilometerpauschalen und anderen Reiseausgaben. Die App ermöglicht die nahtlose Integration mit gängigen Buchhaltungssystemen, um den Datenaustausch und die Buchführung zu erleichtern. Klippa ermöglicht die sichere Speicherung von Belegen und Ausgabeninformationen in der Cloud. Dadurch sind alle relevanten Daten jederzeit von verschiedenen Geräten aus zugänglich und gehen nicht verloren.
Preise
Effective - Euro 4 (CHF 3,92)
Premium – Euro 5 (CHF 4,90)
Custom - Individuelle Preisgestaltung
Berichte
PDF (mit belegen)
Funktionen und Leistungsumfang
• Speicherung in der Cloud • Kategorien, Kostenstellen und Tags verwenden • Kalkulation von Reisekosten • Mehrstufige Berechtigungsflows zur Genehmigung von Spesen • Einrichten von Spesenrichtlinien • Support über Chat, E-Mail und Telefon • Integration mit Standard-Buchhaltungssystem • Automatische Betrugserkennung • Account Manager/in • Automatische Erstattung der Mehrwertsteuer • Automatischer Abgleich mit Kreditkartenabrechnungen • Kundenspezifische Anbindungen & Zugriff auf die Klippa API • Benutzersynchronisation, einmalige Anmeldung und/oder 2FA • Nutzung des Firmenlogo in der App
Geräte
APP/ Website/E-Mail Einreichung
Plattform
Apple / Android
Land
Niederlande
Sprache
Deutsch/ English
Automatisches Ausfüllen der Informationen
Nein
Video Tutorials
Ja
Scanner-Funktion
Ja
Scanning Zeit
Foto
2. Circula
Circula ist eine robuste und benutzerfreundliche Spesen-App, die sowohl kleine Unternehmen als auch grosse Konzerne anspricht. Sie ermöglicht das einfache Hochladen von Belegen, das Erstellen von Spesenberichten und die Integration mit Buchhaltungssoftware. Circula hat die schnellste Scanzeit unter allen analysierten Apps, was für Mitarbeiter von grossem Vorteil ist, die ihre Ausgaben zügig einreichen möchten. Zu den herausragenden Vorzügen zählen ein nutzerfreundliches Interface, vielfältige Berichtsoptionen sowie die Möglichkeit zur Integration von Firmenkreditkarten.
Preise
Starter - Euro 10 pro Monat (CHF 9,84)
Professional - Euro 15 pro Monat (CHF 14,72)
Professional Plus Eur 16 pro Monat (CHF 15,70)
Berichte
CSV, PDF, belegen in ZIP
Funktionen und Leistungsumfang
• Quittungs- und Rechnungskosten • Verpflegungsmehraufwände • Automatische Währungsumrechnung (EZB-Schnittstelle) • PDF-Parsing • Ordner für Ausgaben • Offline-Modus • Kalender-Integration • Assistenzfunktion • 3-Monats-Regel • Automatische Belegzuordnung • Erkennung doppelter Ausgaben
Geräte
APP/ Website
Plattform
Apple / Android
Land
Deutschland
Sprache
Deutsch
Automatisches Ausfüllen der Informationen
Ja
Video Tutorials
Ja
Scanner-Funktion
Ja
Scanning Zeit
4 Sekunden
Besonderheiten
• Physische und virtuelle VISA Kreditkarten • Integrationen
3. Rydoo
Rydoo ist eine umfassende Spesen- und Reisekostenmanagement-Plattform, die sich ideal für Unternehmen eignet, die nicht nur Spesen, sondern auch Reisekosten verwalten müssen. Rydoo ermöglicht nicht nur die Verfolgung und Genehmigung von Ausgaben, sondern auch eine schnelle und unkomplizierte Abrechnung und Verwaltung von Reisekosten zwischen verschiedenen Städten mithilfe von Kilometerpauschalen. Rydoo zeichnet sich zudem durch seine schnelle Verarbeitung von Belegen aus und bietet praktische Integrationen, darunter beispielsweise Verbindungen zu Uber sowie Unterstützung für Unternehmenskreditkarten.
Preise
Essentials - Euro 10 (CHF 9,84)
Pro - Euro 12 (CHF 11,77)
Enterprise - Individuelle Preisgestaltung
Berichte
CSV, PDF
Funktionen und Leistungsumfang
• Tagesgelder • Integration Online Buchhaltung • Abgleich von Banktransaktionen • Einrichten von Richtlinien und Ausgaberegeln • Erweiterte Genehmigungsprozesse • Anpassbare Felder • Benutzerdefinierter Feed für Transaktionen • API-Zugang • SAML-Einzelanmeldung (SSO) • Rydoo Insights • Automatische Meldung von Doppelbelegen
Geräte
APP/ Website
Plattform
Apple / Android
Land
6 Länder
Sprache
Deutsch/ English
Automatisches Ausfüllen der Informationen
Ja
Video Tutorials
Nein
Scanner-Funktion
Ja
Scanning Zeit
10-20 Sekunden
Besonderheiten
• Physische und virtuelle VISA Kreditkarten • Integrationen
Diese Empfehlungen basieren auf gründlicher Recherche und Berücksichtigung der Bedürfnisse von Schweizer Unternehmen. Dennoch empfehlen wir Ihnen, diese Apps genauer zu prüfen und gegebenenfalls eine Testphase zu nutzen, um sicherzustellen, dass sie perfekt zu Ihren spezifischen Anforderungen passen.
Die Experten der Alpinum Accounting stehen Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung.
Yves Maurer, Geschäftsführer
Finanzbuchhaltung
Individuelle auf Sie zugeschnittene, persönliche Dienstleistung im Bereich Buchführung und Rechnungslegung
Lohnbuchhaltung
Führen der Lohnbuchhaltung und erstellen der Lohnabrechnungen & -ausweise
Geschäftsabschluss
Ende Jahr übernehmen wir den kompletten Jahresabschluss mit konkreten Handlungsempfehlungen
Steuer- und Rechtsberatung
Bei komplexen Steuer- und Rechtsthemen unterstützen wir Sie gerne mit unseren Partnerlösungen
